拒絕的藝術(shù):首席信息官將不再控制公司的所有技術(shù)支出。以下是如何在不損害IT業(yè)務(wù)關(guān)系的情況下阻止你的同事做出糟糕決策的方法。
一位新聘用的CIO來(lái)到了一家價(jià)值5億美元的消費(fèi)品公司。他對(duì)自己所發(fā)現(xiàn)的東西感到驚訝。“當(dāng)時(shí)竟然沒(méi)有一種標(biāo)準(zhǔn)的方法來(lái)評(píng)估、批準(zhǔn)和管理公司的所有技術(shù)，”與新CIO共事的項(xiàng)目管理作者、演講者和顧問(wèn)Tres Roeder回憶道。
于是,CIO開始按部就班的安排各項(xiàng)工作:評(píng)估各種滿足業(yè)務(wù)部門需求的工具，并在選出其中最好、最健壯、最安全的之后在整個(gè)公司范圍內(nèi)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。問(wèn)題是——業(yè)務(wù)部門拒絕遵守。 Roeder說(shuō):“各個(gè)業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人不想放棄他們?cè)緭碛械目刂茩?quán)”。“他們想自己選擇他們想要的項(xiàng)目管理工具或他們想要的文檔庫(kù)。他們不希望CIO來(lái)告訴他們能做什么，不能做什么。”
這是CIO和其他IT領(lǐng)導(dǎo)者需要面對(duì)的一個(gè)越來(lái)越頻繁的情況。多年前，技術(shù)資金統(tǒng)一由一個(gè)組織的IT部門監(jiān)管。咨詢公司Protiviti的總經(jīng)理Kurt Underwood說(shuō):“通常有一個(gè)高管委員會(huì)”。“有些項(xiàng)目沒(méi)有進(jìn)入榜單前列，因?yàn)樗鼈儾痪哂袘?zhàn)略意義，因此沒(méi)有獲得資金。”雖然管理通常是一個(gè)開放的過(guò)程，但它始終會(huì)有一個(gè)分界線:“這是我們?cè)谖磥?lái)18個(gè)月里要做的事情。”
這是大多數(shù)公司的古老歷史。Underwood指出，如今，業(yè)務(wù)部門需要的大部分東西可能都可以從云中調(diào)配，而無(wú)需IT參與。“高管們正在研究那些相對(duì)緊迫的舉措。他們只想要在本季度就實(shí)現(xiàn)一些東西——但他們對(duì)長(zhǎng)期戰(zhàn)略不感興趣，因?yàn)檫@樣的過(guò)程需要顧問(wèn)來(lái)規(guī)劃一個(gè)項(xiàng)目，然后需要18個(gè)月才能完成。”Underwood說(shuō)。
這種對(duì)傳統(tǒng)IT時(shí)間表、IT標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則的不耐煩導(dǎo)致了過(guò)去被稱為“影子IT”的東西。“但如今，大多數(shù)非IT技術(shù)已不再是遮遮掩掩的了。就像Roeder咨詢過(guò)的那家公司一樣，業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)在有了預(yù)算和購(gòu)買他們選擇的任何技術(shù)工具的能力，而且他們并不打算與其他人分享這些信息。與此同時(shí)，防止數(shù)據(jù)泄露、惡意軟件、黑客攻擊、停機(jī)以及其他安全上的、可用性或合規(guī)性的故障卻仍然是IT部門的責(zé)任，無(wú)論IT部門是否控制著技術(shù)采購(gòu)。
IT領(lǐng)導(dǎo)者能做些什么?聰明的首席信息官能夠充分利用自己的軟技能、說(shuō)服力和領(lǐng)導(dǎo)才能，在他們不再能夠行使否決權(quán)時(shí)，將他們的組織從糟糕的或不安全的技術(shù)中拯救出來(lái)。這是一項(xiàng)艱難的工作，但是他們不能不做。以下是一些有幫助的方法。
1.單純的說(shuō)“不”并不是個(gè)好主意
電信公司Tetrivx的首席創(chuàng)新官Dean Pipes解釋道:“IT需要停止認(rèn)為簡(jiǎn)單的否決會(huì)對(duì)他們的商業(yè)伙伴有好處。”相反，IT必須在組織中推動(dòng)創(chuàng)新和敏捷性，他說(shuō)。這一切都始于同理心，幾個(gè)首席信息官都選擇用這個(gè)詞來(lái)描述他們認(rèn)為最成功的方法。Pipes解釋道:“我們不會(huì)說(shuō)，‘你是個(gè)笨蛋’”。“我們會(huì)說(shuō)，‘我們考慮了這個(gè)解決方案，但我們有一些擔(dān)憂。讓我們看看是否有不同的解決方案來(lái)降低這些風(fēng)險(xiǎn)。我們想幫助你找到正確的解決方案，但這看起來(lái)并不是。’”
對(duì)IT領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)，IT管理似乎往往是最重要的優(yōu)先事項(xiàng)。然而，托管服務(wù)提供商Carousel Industries的IT副總裁Scott Moody表示:“雖然我們無(wú)法通過(guò)IT管理來(lái)推動(dòng)我們的業(yè)務(wù)發(fā)展”。“但這是必須的，只是你需要先從業(yè)務(wù)需求開始。”
2.集體決策
Roeder的首席信息官客戶就是這樣解決整個(gè)公司的多種技術(shù)問(wèn)題的。這需要一些耐心。“我們組建了一個(gè)由CIO領(lǐng)導(dǎo)的不同業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的委員會(huì)，”Roeder說(shuō)。商業(yè)領(lǐng)袖們之所以愿意加入委員會(huì)，是因?yàn)樗麄兛梢钥吹綕撛诘暮锰?在對(duì)話中，如果有多個(gè)部門使用相同的技術(shù)，通過(guò)批量定價(jià)共享這些信息就可以節(jié)省成本。
每個(gè)人都在委員會(huì)里面討論他們正在使用的工具和他們想要使用的工具。Roeder說(shuō):“在最初的六個(gè)月里，首席信息官?zèng)]有對(duì)任何事情說(shuō)是或否，但是他把所有的決策都集中在一個(gè)地方，在那里他可以看到，其他人也可以看到。”
最后，CIO不需要強(qiáng)迫任何人做出任何決定。因?yàn)橐坏┧麄兌荚谕粋€(gè)房間里交談，商業(yè)領(lǐng)袖們自己就可以明白，為同一功能使用多種工具是多么的不切實(shí)際。“這是顯而易見(jiàn)的，”Roeder說(shuō)。“他們自己就會(huì)意識(shí)到說(shuō)，‘我們?yōu)槭裁匆@樣做?這沒(méi)有任何意義。'”
3.讓自詡為專家的人加入進(jìn)來(lái)
當(dāng)業(yè)務(wù)用戶聲稱他們了解所有的技術(shù)時(shí)，大多數(shù)IT專業(yè)人員都會(huì)感到自己不受尊重。然而，在這個(gè)技術(shù)已經(jīng)成為大多數(shù)學(xué)校課程的一部分，許多人在個(gè)人生活中就會(huì)使用大量技術(shù)的時(shí)代，商業(yè)用戶比以往任何時(shí)候都更要了解專業(yè)的技術(shù)知識(shí)。
Roeder說(shuō)，這是一個(gè)惱人的問(wèn)題，但并不是IT獨(dú)有的問(wèn)題。“每個(gè)人都認(rèn)為自己知道營(yíng)銷的正確方法，或者如何改進(jìn)文化，或者如何激勵(lì)員工。”他說(shuō)，隨著IT領(lǐng)導(dǎo)人學(xué)會(huì)更多地采用咨詢式的方式，而不是權(quán)威式的方式，“他們可能會(huì)對(duì)那個(gè)人說(shuō)，“太好了!告訴我你的知識(shí)，告訴我你的想法。你可以一邊交談，一邊確立自己的顧問(wèn)地位。如果有人說(shuō)自己是專家，你可以說(shuō)，‘讓我們組建一個(gè)團(tuán)隊(duì)來(lái)評(píng)估這項(xiàng)技術(shù)吧，你就是其中之一。’”
4.尋找你的天然盟友
當(dāng)你沒(méi)有權(quán)力否決不安全或不切實(shí)際的技術(shù)時(shí)，處理這些技術(shù)的使用無(wú)疑是一個(gè)挑戰(zhàn)。但這并不是你必須獨(dú)自面對(duì)的問(wèn)題。當(dāng)涉及到為整個(gè)組織做出合理的技術(shù)選擇時(shí)，貴公司的其他官員和部門的利益與IT是一致的。例如，如果你的公司有一個(gè)首席信息安全官，當(dāng)涉及到第三方技術(shù)工具的安全性或合規(guī)性問(wèn)題時(shí)，他或她就是一個(gè)天然的盟友。
風(fēng)險(xiǎn)管理是另一門與你興趣一致的學(xué)科。Underwood表示:“如果你想想首席風(fēng)險(xiǎn)官或首席審計(jì)官，他們通常關(guān)注的是如何通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)控制來(lái)保護(hù)企業(yè)”。“這和技術(shù)管理是一樣的。因此，除了能夠與企業(yè)合作并促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展之外，CIO們還需要在企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理方面打下基礎(chǔ)，并確保他們能夠利用這種關(guān)系為企業(yè)制定有效的政策。
采購(gòu)主管也將對(duì)業(yè)務(wù)部門正在購(gòu)買的技術(shù)感興趣。“隨著IT逐漸消費(fèi)化，你會(huì)有更多熟練的技術(shù)人員。他們了解技術(shù)，因?yàn)檫@是他們?nèi)粘Ｉ畹囊徊糠郑?rdquo; 紅帽首席信息官M(fèi)ike Kelly說(shuō)道。“所以它們有一個(gè)更好的教育基礎(chǔ)，但他們不是采購(gòu)或法律協(xié)議方面的專家。”
對(duì)于Moody來(lái)說(shuō)，最近的一次勝利是通過(guò)他與Carousel的持續(xù)改進(jìn)總監(jiān)的良好關(guān)系實(shí)現(xiàn)的。該公司的招聘團(tuán)隊(duì)購(gòu)買了一些基于云的軟件，然后自行實(shí)施。但是他們不能提供有效的用戶支持，例如當(dāng)密碼需要重置時(shí)。他們?cè)趶男萝浖刑崛∮杏脭?shù)據(jù)時(shí)遇到了困難。持續(xù)改進(jìn)總監(jiān)就將這種情況標(biāo)記為改進(jìn)機(jī)會(huì)，并充當(dāng)了IT接管支持的中間人。“這是一次成功的合作，”他表示。“從那以后，他們就經(jīng)常來(lái)找我們尋求其他幫助了。”
5.提前制定標(biāo)準(zhǔn)
一旦商業(yè)用戶選擇了一種技術(shù)工具，下載了它，并且習(xí)慣了使用它，說(shuō)服他們放棄它將是一場(chǎng)艱苦的戰(zhàn)斗。因此，你最好提前制定指導(dǎo)方針，幫助企業(yè)高管提前知道新工具是否會(huì)得到你的批準(zhǔn)。
一種方法是使用預(yù)先批準(zhǔn)的技術(shù)和設(shè)備的白名單，但是除非它非常廣泛或非常靈活，否則您很可能會(huì)錯(cuò)過(guò)用戶強(qiáng)烈需要的東西。另一種方法是對(duì)每一項(xiàng)新技術(shù)進(jìn)行安全審計(jì)或?qū)彶?，允許業(yè)務(wù)部門使用通過(guò)審計(jì)的任何東西。
Brian Lillie在成為首席產(chǎn)品官之前，曾在數(shù)據(jù)中心提供商Equinix擔(dān)任過(guò)8年的CIO。在此期間，他使用一個(gè)云訪問(wèn)安全代理(CASB)來(lái)跟蹤哪些云服務(wù)和軟件是員工正在使用的，并對(duì)這些服務(wù)的安全性進(jìn)行詳細(xì)審計(jì)。CASB將給每個(gè)服務(wù)設(shè)定一個(gè)數(shù)字級(jí)別，數(shù)字越低表示安全性越好，數(shù)字越高表示安全風(fēng)險(xiǎn)越高。如果一個(gè)產(chǎn)品在安全審核中得到了1或2分，業(yè)務(wù)部門就可以使用它。如果它是8或9，IT可能就會(huì)阻止該應(yīng)用程序并提供替代方案。
“我們的營(yíng)銷部門告訴我們，他們有一個(gè)想要使用的云應(yīng)用程序，”Lillie回憶到。“我們說(shuō)，沒(méi)問(wèn)題，但你必須通過(guò)我們的安全協(xié)議。從董事會(huì)到執(zhí)行管理團(tuán)隊(duì)的每個(gè)人都支持這一點(diǎn)。我們給它打了8分，然后我們說(shuō)，‘你真的想這樣做嗎?’他們說(shuō)不是的。”
但是隨后Lillie的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了額外的努力，并與軟件制造商取得了聯(lián)系。“我們說(shuō)‘'也許你正在優(yōu)先考慮功能而不是安全性。但如果你提高了你的安全性，回來(lái)和我們談?wù)?rsquo;。他們最后做到了，于是六個(gè)月后我們就成了他們的顧客。”
6.知道什么時(shí)候放棄，什么時(shí)候堅(jiān)持
Kelly說(shuō)，在Red Hat，員工可以使用四到五種不同的聊天服務(wù)進(jìn)行全天候的通信。僅僅使用一個(gè)最優(yōu)選項(xiàng)似乎是合乎邏輯的，但是他選擇讓事情保持原樣。“是的，我們的確可以為所有的紅帽員工提供一個(gè)單一的聊天解決方案，”他說(shuō)。“但是如果我們把人們使用的四五個(gè)系統(tǒng)中的一個(gè)作為標(biāo)準(zhǔn)，我們就會(huì)有很多不滿意的用戶。”
另一方面，有些戰(zhàn)斗是值得進(jìn)行的，例如當(dāng)安全或客戶數(shù)據(jù)處于危險(xiǎn)中時(shí)。“我不會(huì)放棄我作為CIO的責(zé)任，”Lillie說(shuō)。“所以，如果在一天結(jié)束時(shí)，他們說(shuō)，‘我聽到了你的觀點(diǎn)，但我還是要這么做’，我們就會(huì)展開對(duì)話。”
他說(shuō)，歸根結(jié)底，業(yè)務(wù)部門堅(jiān)持在沒(méi)有IT支持的情況下選擇自己的技術(shù)是沒(méi)有多大意義的。“這就像是在說(shuō)，我要雇傭自己的人力資源人員，因?yàn)槲也幌矚g我們的福利待遇。我打算雇用我自己的財(cái)務(wù)人員，因?yàn)槲也幌矚g我預(yù)算中的數(shù)字。從股東價(jià)值或治理角度來(lái)看，這都是沒(méi)有意義的。雖然這種情況很少發(fā)生，但你必須能夠堅(jiān)持自己的立場(chǎng)并告訴他們:‘想讓我們接受不同的觀點(diǎn)，那就來(lái)談?wù)劙伞?rsquo;”我不是一個(gè)喜歡小題大做的人，但是如果我必須這樣做，我會(huì)的。”
