OA系統(tǒng)基本上是國內(nèi)產(chǎn)品的天下，這在IT領(lǐng)域非常少見，大多數(shù)領(lǐng)先的IT產(chǎn)品和IT技術(shù)都源自美國，學(xué)自美國。不知是不是因為沒有美國榜樣，總之中國的OA系統(tǒng)市場巨大，卻沒有霸主，需求廣泛，卻成功罕見。
作為一個企業(yè)的信息化負責(zé)人，想找到一款滿意的OA系統(tǒng)非常困難。不論是百里挑一，還是一見鐘情，選擇了OA之后，總會發(fā)現(xiàn)實施難度比計劃中大很多，使用效果比想象中差很多，難堪大用，游走在用和停用的邊緣。雖說信息系統(tǒng)項目實施本就困難重重，需要一把手支持，需要打破部門墻，但我認為根本原因其實是OA產(chǎn)品自身還不夠好。
OA系統(tǒng)夢想很大，現(xiàn)實骨感。OA系統(tǒng)的問題，也是OA用戶的痛點，其實就是說OA的方向。能解決這些痛點的OA，將是管理系統(tǒng)領(lǐng)域的王者，不論是私有部署的傳統(tǒng)OA還是SaaS版泛OA。
現(xiàn)在市場上的OA系統(tǒng)普遍存在3大問題。
1、用戶體驗差。
OA系統(tǒng)從傳統(tǒng)軟件一路走來，一直是“管理系統(tǒng)”的刻板嘴臉，產(chǎn)品設(shè)計邏輯是“系統(tǒng)怎么做你就該怎么用”，所有的操作都繁瑣，所有的界面都難看，從不為使用者方便著想，自認為只要業(yè)務(wù)邏輯正確就萬事大吉。產(chǎn)品開發(fā)者自己不用，也不接觸實際用戶，自認為功能強大，實際上沒人明白。如果是專業(yè)崗位，可以培訓(xùn)學(xué)習(xí)，可以逐漸熟練，但是作為普通員工，就會想方設(shè)法躲開不用。
令人迷惑的用戶體驗
用戶體驗是個龐大的話題，不可能三言兩語說得明白。按照我的理解大體可以分為四部分：視覺體驗，交互反饋，功能邏輯，滿足感。
視覺體驗即UI，就是系統(tǒng)的每一個頁面和元素都應(yīng)該看上去美觀、舒適、協(xié)調(diào)、輕快。這需要從頁面元素的布局、焦點、大小、顏色、間距等等方面都精心設(shè)計，并且在一個系統(tǒng)里保持一致的視覺風(fēng)格。
交互反饋即UE，就是系統(tǒng)的操作者在使用系統(tǒng)時的交互過程，好的交互應(yīng)該是在該出現(xiàn)的時候交互信息，在沒必要的時候就沒有交互信息。比如表單信息的填寫提示，默認打開表單時填寫提示信息應(yīng)該越少越好，如果填寫正確就不必提示，如果填寫錯誤再給出有針對性的提示，比如“密碼長度不夠”而不是“密碼錯誤”。
功能邏輯是更深一層的用戶體驗問題。比如有些系統(tǒng)的報表查詢將大批字段逐個列出，讓用戶輸入查詢條件，貌似功能強大，但實際上非常難用，如果像搜索引擎一樣在一個通用的文本框中輸入查詢條件，用戶的使用感受和效率就會高很多。
滿足感是用戶在使用系統(tǒng)的過程中獲得的一些額外的精神收獲。比如積分、獎牌、贊、虛擬禮物，等級，或者是直接的類似打游戲的愉悅感。雖然OA本質(zhì)上是勞動工具，似乎每個人都應(yīng)該敬而遠之，但實際上工作是能給人帶來快樂的，OA系統(tǒng)也可以讓人獲得快樂，甚至是類似打游戲的成就感。
總體而言，傳統(tǒng)OA系統(tǒng)的用戶體驗非常不好，這可能是導(dǎo)致系統(tǒng)使用效果不好的最重要原因。在移動互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的今天，各種移動應(yīng)用鋪天蓋地，用戶體驗可以決定一個應(yīng)用的生死。雖然大型的OA系統(tǒng)提升用戶體驗不易，但不進化就是等死。
2、系統(tǒng)集成難。
沒有哪個企業(yè)喜歡信息孤島，優(yōu)秀的OA系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)連接企業(yè)的一切系統(tǒng)，成為企業(yè)的數(shù)據(jù)中心，成為企業(yè)信息系統(tǒng)的核心樞紐。孤立的OA系統(tǒng)生命力脆弱。
信息孤島
為什么OA系統(tǒng)最適合成為企業(yè)信息系統(tǒng)的核心呢？
因為公司的運營信息都是員工產(chǎn)生的，因此員工使用的系統(tǒng)就會成為運營信息的最初入口，而全體員工都用的系統(tǒng)就是OA系統(tǒng)；所以O(shè)A系統(tǒng)往往自然而然的就成為了大多數(shù)企業(yè)運營信息的入口，也就成為了數(shù)據(jù)中心。反過來看，要想讓員工更高效的工作，就應(yīng)該在OA里提供他需要的所有數(shù)據(jù)，也能在OA里直接開展工作，比如下訂單。這樣就需要OA和ERP/CRM緊密集成。
單純的工作流審批意義不大，與各種周邊系統(tǒng)深度集成才有生命力。因為擁有最新鮮最真實最完整的企業(yè)運營數(shù)據(jù)，所以O(shè)A系統(tǒng)應(yīng)該具備各種報表、統(tǒng)計分析功能，成為企業(yè)的BI，成為企業(yè)大數(shù)據(jù)的核心，成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)獲取數(shù)據(jù)了解運營情況的數(shù)據(jù)源。實時獲取的真實數(shù)據(jù)遠比后期加工整理的報表有價值。
OA系統(tǒng)應(yīng)該和ERP，CRM，PDM，MES等業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，以實現(xiàn)人員、部門、客戶、供應(yīng)商、物料、固定資產(chǎn)、BOM、采購訂單、銷售訂單、費用單據(jù)等等主數(shù)據(jù)的統(tǒng)一一致，并且實現(xiàn)從業(yè)務(wù)需求人發(fā)起申請到業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成處理的完整的端到端的流程，保證各系統(tǒng)的信息隨時一致。也保證OA中能出具給各級管理者看的報表。
OA系統(tǒng)也應(yīng)該和AD、郵件、IM、SVN、JIRA、門禁考勤、動態(tài)密碼等基礎(chǔ)系統(tǒng)集成，以實現(xiàn)員工賬號權(quán)限的一致性，既提高入職員工開通權(quán)限的效率和準(zhǔn)確性，也降低離職員工權(quán)限忘記收回的風(fēng)險。
公司內(nèi)部系統(tǒng)的集成只是第一步，OA系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)承擔(dān)起跨公司的數(shù)據(jù)交換，比如將采購訂單數(shù)據(jù)和銷售訂單數(shù)據(jù)直接發(fā)給上下游合作公司，實現(xiàn)企業(yè)間的無縫協(xié)作。
無論是業(yè)務(wù)系統(tǒng)還是基礎(chǔ)IT系統(tǒng)，其實市場上都有主流廠商，這種集成本來應(yīng)該有完整成熟的實現(xiàn)方案，但不知何故，經(jīng)常是每個客戶在自行開發(fā)。
3、業(yè)務(wù)靈活性。
用戶體驗讓用戶喜歡OA，系統(tǒng)集成讓用戶離不開OA，但是OA還有一個命門，就是業(yè)務(wù)靈活性。
拙劣的業(yè)務(wù)靈活性
在OA系統(tǒng)的5大類功能中，信息門戶、企業(yè)社交、常用組件、員工績效，這4項都可以實現(xiàn)高度的標(biāo)準(zhǔn)化，也就是產(chǎn)品如果做得夠深入細致，都能以工具軟件的形態(tài)出現(xiàn)，在產(chǎn)品級直接滿足絕大多數(shù)用戶的絕大多數(shù)需求，從而規(guī)避個性化定制的陷阱。不過多數(shù)傳統(tǒng)OA產(chǎn)品做的并不夠好，可能是因為產(chǎn)品功能鋪的過寬，也可能是因為覺得有些功能沒什么人用，總之在用戶體驗和功能深度上遠遠不夠。這種情況給很多SaaS廠商留出了巨大的發(fā)展空間。很多SaaS廠商抓住一個或幾個功能點做深做透，在一個很窄的領(lǐng)域給用戶帶來了真正的價值。
“業(yè)務(wù)流程”是OA系統(tǒng)最重要的功能，最能體現(xiàn)系統(tǒng)給用戶帶來的價值。但是“業(yè)務(wù)流程”恰恰是最善變的，通用的流程設(shè)計工具目前還遠遠不能滿足用戶的需要。
一方面是不同企業(yè)或組織之間的“業(yè)務(wù)流程”不同，另一方面是同一個企業(yè)的同一個“業(yè)務(wù)流程”會隨著時間不斷調(diào)整優(yōu)化。這兩類本質(zhì)上都是考驗OA系統(tǒng)對業(yè)務(wù)支撐是否足夠靈活。OA系統(tǒng)不能一旦上線就一成不變，更不能要求所有用戶業(yè)務(wù)處理方式都相同。
一個公司的差旅費報銷制度和另一個公司不一樣，一個部門的請假審批節(jié)點和其他部門不同，一個公司的采購制度發(fā)生變化從集中采購變成分散采購，這些都是再正常不過的事情，流程如何走，表單什么樣，作為通用的產(chǎn)品幾乎完全無法預(yù)知。
業(yè)務(wù)流程的靈活性不可避免，多數(shù)OA產(chǎn)品也可以做二次開發(fā)進行定制，也聲稱沒有實現(xiàn)不了的需求，但問題是：二次開發(fā)成本太高。很多公司沒有二次開發(fā)人員，時間又很緊迫，又不想花錢。何況，實際用戶提出的需求經(jīng)常是不靠譜的，他們經(jīng)?？紤]不周，出爾反爾。
面對這種情況，傳統(tǒng)OA廠商通常試圖通過設(shè)置通用的流程模型來滿足所有用戶的需求。比如柔性流程，規(guī)則引擎，表單引擎，觸發(fā)器等等。這些方式可能并不壞，但是依然需要開發(fā)人員使用，普通用戶很難自行操作。若想本質(zhì)上改變對業(yè)務(wù)靈活性的支持，可以從以下一些思路著手：
建立豐富的流程模型庫，讓用戶不是從零新建流程，而是挑選合適的流程使用。從量體裁衣變?yōu)樘暨x成衣。
建立可視化的所見即所得的流程建模引擎，包括表單引擎（用戶可以像使用excel一樣繪制修改流程表單），流程引擎（用戶可以像使用visio一樣畫圖，并點擊右鍵定義各種流轉(zhuǎn)規(guī)則），最重要的是，用戶可以完全不用代碼就實現(xiàn)符合邏輯的流程調(diào)整。
