企業(yè)是以流程為基礎進行運作的,企業(yè)的流程由活動、活動的邏輯關系、活動的承擔者和活動的實現方式四個基本要素組成。任何企業(yè)的流程都呈現出眾多、復雜、交叉的特征,現實中各個企業(yè)的流程差異非常明顯,經營效率也有天壤之別?,F代企業(yè)需要從根本上對企業(yè)流程進行再思考,進行創(chuàng)新性的設計并付諸實踐,才能夠實現企業(yè)績效的顯著提升。
企業(yè)業(yè)務流程優(yōu)化的目標是提升企業(yè)運營效率,提升企業(yè)服務顧客的能力,更好地為顧客提供其想要的產品和服務。但是,企業(yè)流程優(yōu)化是一項大工程,要面對傳統的思維定勢、部門化的職能定位、機械化的工作方式等挑戰(zhàn),企業(yè)應重新考慮過去的工作方式和流程,在企業(yè)管理理念、企業(yè)價值觀等方面進行創(chuàng)新,以求在創(chuàng)新觀念、人本觀念、效益觀念的指導下,綜合應用優(yōu)化策略,進行企業(yè)流程優(yōu)化。
整合策略
企業(yè)應采用信息技術、專家系統等,把分割而成的需多道轉手、時間耗費多、占用人力多、對用戶不方便的流程、工序或工作進行整合,依靠更少的具備綜合知識的職員,借助計算機網絡支持和專業(yè)知識來指導業(yè)務流程優(yōu)化。
團隊策略
企業(yè)應圍繞流程的輸出安排一個人或一個團隊去圓滿地完成任務,以裝配線式的分工協作的方式完成任務,這樣能夠確保項目團隊(小組)負責人與隊員以平等的方式在流程中而非流程末進行交流和合作,從而免除過去程式化、專業(yè)化的分工部門間在各自的流程末的協作,減少交換手續(xù),共享信息,大幅度提高效率。
以團隊策略優(yōu)化流程,必然導致企業(yè)傳統的機械式組織模式逐步轉向信息化,演變?yōu)楝F代組織。傳統的組織高度結構化,包括許多職能部門,但每個職能部門只保存自己的信息。工作模式團隊化,通過建立共享的信息數據庫將分散的個體連接在一起,由來自各個部門的專業(yè)人員組成團隊,共同開發(fā)項目,創(chuàng)造新的市場機遇,促使組織機構改造為靈活、可變的現代組織,為企業(yè)人力資源管理現代化奠定基礎。
同步策略
利用同步工程,將連續(xù)順序式、平行式流程改造成為同步流程或并行流程,流程中各項環(huán)節(jié)的工作人員借助于共享信息庫可以方便地進行交流、互動,提高了流程運行效率與質量。
價值鏈增值策略
企業(yè)流程優(yōu)化的本質是對企業(yè)流程構成要素進行整合,提高流程運作為顧客所創(chuàng)造的價值。幾乎所有的企業(yè)都在產供銷流程中進行種種活動,這些活動可以用一個價值鏈表示,價值鏈上的每一個活動都按照物質形態(tài)劃分為界限分明的活動,包括基本活動和輔助活動?;净顒泳唧w包括進貨后勤、生產作業(yè)、發(fā)貨后勤、經營銷售、服務等,輔助活動具體包括企業(yè)基礎設施、人力資源、技術開發(fā)、采購等。分析價值鏈要著眼于企業(yè)流程對顧客價值的貢獻是多少,任何一個對企業(yè)的輸出(產品或勞務)沒有貢獻的流程是不增值的流程,對流程沒有貢獻的活動都是不增值的活動,分析流程或活動主要看它對企業(yè)或流程的輸出是否有貢獻性。
關鍵性策略
在企業(yè)眾多的流程中,從何處著手進行優(yōu)化,是不是每一個流程都要優(yōu)化?現實當中,企業(yè)之所以需要進行業(yè)務流程優(yōu)化,是因企業(yè)內外環(huán)境變化導致的,而急切需要再造的流程并不是很多,業(yè)務流程優(yōu)化既要有優(yōu)化的需要,還要有優(yōu)化的條件,特別是要有成熟的信息技術,包括軟件與硬件。因此,優(yōu)化是有挑選性的,企業(yè)要選擇優(yōu)化關鍵性流程或瓶頸流程,并依關鍵性程度進行優(yōu)先級排序,實現業(yè)務優(yōu)化的逐步完善。
總結
基于業(yè)務流程優(yōu)化的有效策略,企業(yè)流程優(yōu)化使企業(yè)的組織結構由金字塔式的組織向有機式扁平化組織轉變,功能強大的信息系統為企業(yè)提供了內部數據資源,有力支持了分散的決策制度,使決策的制定更加基層化,將授權給作業(yè)級管理者的這種新型流程取代傳統的高度集中的決策流程,可以適應多變的環(huán)境。企業(yè)與合作商之間、組織部門之間、員工之間建立起同步機制,提高了業(yè)務流程的效率與增值性。由此可見,企業(yè)流程優(yōu)化最大的效果是應用信息技術為產品和服務增加了價值,增強了組織的競爭優(yōu)勢,使企業(yè)流程邁向信息化。