今年由于疫情的影響，市場競爭日趨激烈，國際經(jīng)濟形勢不明朗，致使很多企業(yè)資金緊張。然而面對消費市場變化、企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)化以及企業(yè)精細化管理的不可逆浪潮，企業(yè)還需投入資金來繼續(xù)數(shù)字化、信息化的建設(shè)。后疫情時代，企業(yè)為了“活得更久一點”，開始采取各種開源節(jié)流的方法，于是，IT外包策略又成為業(yè)內(nèi)備受關(guān)注的話題。
越來越多的企業(yè)傾向于將某些應(yīng)用系統(tǒng)、基礎(chǔ)設(shè)施和部分非核心系統(tǒng)運維事務(wù)外包給IT運維服務(wù)商。對企業(yè)的IT信息部門來說，選擇IT外包服務(wù)，經(jīng)濟成本更低，產(chǎn)出更高，比自建IT團隊好處更多。但是，技術(shù)外包行業(yè)由于其專業(yè)性，易于魚目混雜，稍有不慎，就會落入陷阱。
在此之前，CIO發(fā)展中心也發(fā)表過《數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，如何在自建隊伍和外包之間選擇》，詳細分享了業(yè)內(nèi)大咖在外包策略方面的真知灼見。因此，面對經(jīng)濟發(fā)展和IT建設(shè)的雙方面挑戰(zhàn)，企業(yè)不僅要選擇更具有經(jīng)濟效益的方法，更要嚴格考察合作對象，確保對方水平，并且在企業(yè)不同的發(fā)展階段，借鑒不同的外包模式，以提高企業(yè)運轉(zhuǎn)效率，促進企業(yè)發(fā)展。
企業(yè)不同發(fā)展階段，外包模式也不同
企業(yè)成立初期：這些事可以外包
工商注冊：行政手續(xù)可能是公司成立前比較頭疼的問題，現(xiàn)在有很多第三方服務(wù)公司可以幫助創(chuàng)業(yè)者完成工商注冊、商標注冊等工作。前提是要記得先核準好公司資質(zhì)！
部分人事外包：在公司創(chuàng)業(yè)初期沒有專職的HR，但公司內(nèi)的初期團隊已經(jīng)形成，相應(yīng)人事工作還是比較繁雜，這時可以找一些人力資源機構(gòu)幫忙。他們?yōu)槠髽I(yè)代辦員工入職、離職、繳納社保/公積金等服務(wù)。
財務(wù)管理：企業(yè)在初創(chuàng)時期，現(xiàn)金流比較簡單，在稅收上也沒有很大的支出的話，公司的財務(wù)管理可以外包，由財務(wù)外包公司幫助初創(chuàng)企業(yè)處理賬目核算、工資管理、納稅申報等工作；同理，在選擇財務(wù)外包公司時，最好要記得審查其資質(zhì)。
IT建設(shè)外包：初創(chuàng)公司唯一的目的是活下去，尤其是在前期開拓市場的情況下。所以企業(yè)在創(chuàng)立初期，創(chuàng)業(yè)者要把每一分錢都花在刀刃上。而網(wǎng)絡(luò)作為當今辦公不可或缺最為重要的組成部分，企業(yè)可借助IT服務(wù)商的專業(yè)經(jīng)驗，幫助企業(yè)進行初期的IT基礎(chǔ)規(guī)劃、設(shè)備選型與具體實施服務(wù)。部分企業(yè)將前期的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)交給裝修方一并處理，這是不可取的，裝修關(guān)注的用戶需求，但無法考慮用戶需求對設(shè)備性能的要求，往往導致網(wǎng)絡(luò)慢、無線不穩(wěn)定、信息點不到位、辦公協(xié)同差等，嚴重影響今后的辦公效率與用戶體驗。
企業(yè)發(fā)展期：這些事可以外包
法務(wù)外包：發(fā)展擴張期的企業(yè)面臨多種新的需求，勞動政策、股權(quán)激勵、融資機會等，不斷變化的外部環(huán)境和法律規(guī)定使得企業(yè)在未有能力處理這些問題之前，很有必要尋找法務(wù)外包服務(wù)。
IT咨詢與IT外包：這時企業(yè)處于擴張階段，各部門相應(yīng)成立，人員增多，企業(yè)開始注重流程的建設(shè)與內(nèi)部協(xié)同，ERP/OA、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)共享、文檔加密、網(wǎng)絡(luò)安全、云辦公等需求應(yīng)運而生，企業(yè)可引入IT服務(wù)商成熟的經(jīng)驗與案例，降低項目風險與投資。
企業(yè)穩(wěn)定期：這些事可以外包
獵頭服務(wù)：我們經(jīng)常看到很多公司為了尋找行業(yè)大咖而花費很多心思，多方打聽、重金求聘等；這樣比較有難度的招聘工作可以考慮外包給獵頭公司，通過有資源的獵頭公司接觸到更多行業(yè)資深人士，它們也能為企業(yè)客戶挖掘匹配度高的行業(yè)人才。
法務(wù)外包：對于穩(wěn)定期的企業(yè)來說，它涉及的法律問題相對固定，管理層對其可能遇到的法律問題也較為熟悉，日常的法律事務(wù)已逐漸成為一種常規(guī)的工作。對這些企業(yè)來說，外聘法律顧問主要會用于一些訴訟處理場合。
IT運維外包：企業(yè)進入穩(wěn)定期，如何以更具競爭力的成本應(yīng)對市場競爭成為企業(yè)最為關(guān)注的運營目標。這時，IT系統(tǒng)相對成熟，日常的故障、維護需要專人進行管理，企業(yè)通過自身聘請專人不僅費時費力，而且犧牲了企業(yè)靈活用工，增加了企業(yè)的運營成本。企業(yè)通過IT運維外包的方式，不僅降低運營成本，還有望得到更專業(yè)的服務(wù)，讓企業(yè)集中精力發(fā)展自身核心業(yè)務(wù)。
常見的九種IT外包陷阱
1、換提供商而不是解決根本原因
IT領(lǐng)導者認識到數(shù)字時代敏捷性的重要性，他們已經(jīng)制定了更短的外包合同——通常與多個提供商——保持靈活性和杠桿作用。但是，有些外包客戶過于關(guān)注更換供應(yīng)商，忽視了組織在互動中所扮演的角色。IT服務(wù)買家應(yīng)該花時間充分理解他們在成功的采購關(guān)系中所起的作用，而不是不假思索地指責服務(wù)提供商。
2、專注于解決方案，而不是問題
IT領(lǐng)導者在簽署任何IT服務(wù)交易之前，需要投入時間來確定他們試圖解決的業(yè)務(wù)問題或他們想要達到的結(jié)果。這意味著讓商業(yè)伙伴和用戶參與對話。這種做法可能表現(xiàn)在頻繁的變更請求，并且需要專門的專家資源來支付額外的費用，這兩方面都會淡化商業(yè)案例并影響外包的信心。
3、簽約創(chuàng)新
公司正努力在動態(tài)數(shù)字時代展開競爭，它們指望IT服務(wù)提供商提供幫助是很自然的。唯一的問題是，寫一個顛覆的RFP幾乎是不可能的。在大多數(shù)情況下，真正限制創(chuàng)新的不是服務(wù)提供商而是企業(yè)。
讓供應(yīng)商團隊參與進來并尊重他們的想法。創(chuàng)新來自為創(chuàng)新創(chuàng)造條件的領(lǐng)導層。你可能無法執(zhí)行所有的想法，但是沒有一個想法能夠抑制供應(yīng)商和客戶團隊的創(chuàng)造力。
4、低估人的作用
很多IT和業(yè)務(wù)領(lǐng)導者未能規(guī)劃外包環(huán)境所需的重大改變。因此，他們往往在實現(xiàn)預(yù)期的結(jié)果時會遇到嚴重的障礙。很多時候，領(lǐng)導者認為當前的組織可以處理新的服務(wù)交付模式，直到他們突然明白他們不能。
確保關(guān)鍵員工有一個安全的過渡過程，制定再培訓計劃，并根據(jù)需要引進新人才是至關(guān)重要的。
5、對轉(zhuǎn)型不夠重視
從保留的IT組織轉(zhuǎn)移到服務(wù)提供商是外包業(yè)務(wù)中的一個關(guān)鍵點，需要大量的規(guī)劃和監(jiān)督。忽視轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略的公司可能會遲遲得不到利益或遭到利益損失，利益相關(guān)者失去信心和支持導致業(yè)務(wù)中斷。
外包客戶和提供商應(yīng)該在這樣的情況下開始接觸--對基準環(huán)境(包括流程、系統(tǒng)、服務(wù)水平、數(shù)量、合同和例外情況)有明確和一致的理解，并明確計劃知識轉(zhuǎn)移過程。
IT領(lǐng)導者還應(yīng)該提前計劃交付周期較長的項目，比如必須建立的技術(shù)、必須獲得的技術(shù)或需要招募的團隊成員。最重要的是，他們應(yīng)該建立一個強大的過渡團隊或能大事化小的計劃管理辦公室。
6、通過服務(wù)級別協(xié)議(SLA)進行管理
服務(wù)水平協(xié)議詳細說明了供應(yīng)商對服務(wù)類型和質(zhì)量的期望，并在未滿足要求時提供補救措施仍然是任何IT服務(wù)合同的關(guān)鍵組成部分。盡管經(jīng)過深思熟慮的服務(wù)水平協(xié)議是必要的，但它們不足以確保提供商在外包業(yè)務(wù)中的表現(xiàn)。
“選擇和管理正確的服務(wù)水平是一個關(guān)鍵的過程，一個活躍的過程。這不是一撮而就的”。IT服務(wù)買家必須在合同的整個生命周期中評估并尋找改進方法。
7、治理方面投入不足
必須擁有一個強大的治理模型和框架，包括服務(wù)交付管理團隊、業(yè)務(wù)涉眾、管理人員和供應(yīng)商管理團隊。否則將會導致內(nèi)斗，服務(wù)退化，需求得不到滿足以及成本超支。
此外，IT領(lǐng)導者還應(yīng)該注意到，外包關(guān)系早期階段的治理模式和框架需要發(fā)展，以實現(xiàn)穩(wěn)態(tài)管理。
8、依靠外包模板
“IT領(lǐng)導者永遠不應(yīng)該服從另一個組織的方法。相反，他要確保有深思熟慮的組織需求，并認真思考如何規(guī)劃和指定外包交易，以為其獨特情況增值。外包最佳實踐需要確定企業(yè)的正確范圍，財務(wù)框架和風險狀況，及確定其目標、目的和文化。”
9、對條款和條件采取強硬手段
在外包談判期間堅持過分嚴格的條款可能會影響供應(yīng)商的商業(yè)模式，并拖累客戶。例如，某些合同原則對價格有直接影響。所以在簽約時，談判的目標應(yīng)該是確保與組織的要求保持一致，而不是讓供應(yīng)商處于最緊張的狀態(tài)。
企業(yè)選擇IT外包的七點戰(zhàn)略分析
外包能帶來成熟的經(jīng)驗、高效率的方法與成本的降低，但同時，企業(yè)也應(yīng)關(guān)注其風險并審查外包公司的專業(yè)程度。首先是信息安全的風險，任何企業(yè)都有商業(yè)秘密，把IT系統(tǒng)尤其核心信息系統(tǒng)的建設(shè)、運營和維護外包給IT服務(wù)提供商后，如何保證企業(yè)的商業(yè)秘密文件不被泄露出去是一個關(guān)鍵考慮的因素。因此，在外包時CIO既要謹慎又要積極防范風險。
減少核心業(yè)務(wù)外包。根據(jù)調(diào)查，企業(yè)信息泄露的80%來自企業(yè)內(nèi)部，例如來自對公司或領(lǐng)導不滿的員工等。公司在決定IT外包之前，必須確定外包的部分包含的公司數(shù)據(jù)量較少。因此，外包是否會泄露公司信息取決于外包的業(yè)務(wù)內(nèi)容。
明確合同信息。有些外包商為了促成生意，通常很快就讓CIO簽合同，而且許諾以后有需求可隨時聯(lián)系、隨時改動。這時候合同可以簽，但一定要在合同上體現(xiàn)以下幾點：1）明確退出機制、限制機制，例如在合同期內(nèi)，發(fā)包方不準另找軟件開發(fā)商。2）明確驗收與支付標準。3）后期維護內(nèi)容，合同里一定要明確后期可能會產(chǎn)生哪些費用，費用標準是什么等等。4）明確收回的權(quán)力，運維要求高或頻繁的項目外包時，一定要標明項目“回包”機制，就是收回項目自主運營。簽訂合同時就需要掌握四大關(guān)鍵詞：SOW（工作說明書）、KPI、獎罰以及特別條款。合同越細，日后管理也就越輕松。
制定外包工作進行期間的規(guī)范，例如，不得攜帶存儲設(shè)備進入工作場地等。
法規(guī)制約。檢查外包公司是否遵循數(shù)據(jù)隱私法案和特殊行業(yè)法規(guī)，例如薩班斯法案、HIPPA、ISO20007等。
技術(shù)保證。檢查外包供應(yīng)商是否具備保障信息安全的技術(shù)條件。
保密政策。公司在選擇外包供應(yīng)商之初，應(yīng)該首先查看外包供應(yīng)商的保密政策，并在外包合同中明確保密協(xié)議和信息泄露后的責任歸屬。
外包商的選擇。在確定外包商前要做好調(diào)查，包括商家規(guī)模、經(jīng)驗、信譽等。在外包商的選定上，最好篩選出兩三家，營造一個有競爭性的環(huán)境。
參考文章：
1、華為、騰訊都在采用外包服務(wù)，疫情之下中小企業(yè)如何借鑒求發(fā)展？
2、數(shù)字化時代IT外包策略問題
