陳勁
云南省第三人民醫(yī)院信息中心副主任
2016年云南省第三人民醫(yī)院的HIS系統(tǒng)升級項(xiàng)目建設(shè)啟動，該項(xiàng)目分成臨床診療，藥品管理，經(jīng)濟(jì)管理，綜合管理與分析，外部接口等五個(gè)部分，覆蓋全院所有的管理、醫(yī)療和后勤保障部門，還涉及到醫(yī)保中心，參保單位，定點(diǎn)結(jié)算等多個(gè)單位。項(xiàng)目歷時(shí)14個(gè)月，于2017年2月通過醫(yī)院的測試驗(yàn)收并上線運(yùn)行。運(yùn)行至今三年余，特分享整體項(xiàng)目管理過程中的經(jīng)驗(yàn)和體會。
01
項(xiàng)目概況
云南省第三人民醫(yī)院屬于信息化起步較早的醫(yī)院，但早期的管理系統(tǒng)在醫(yī)院幾何級的業(yè)務(wù)量增長中暴露出了諸如系統(tǒng)性能不穩(wěn)定，業(yè)務(wù)流程需重整，系統(tǒng)耦合強(qiáng)、集成難，工作效率低下等問題。
為解決上述問題，醫(yī)院本著“以服務(wù)患者為中心，以經(jīng)濟(jì)核算為主線”的管理思路，決定進(jìn)行醫(yī)院信息系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè)。
項(xiàng)目的主要建設(shè)內(nèi)容
一、對醫(yī)院原有的就診流程進(jìn)行改造，門診采用“先看病，后掛號繳費(fèi)”的診療模式，徹底解決患者就診過程中“三長一短”的頑疾；
二、按照國家衛(wèi)計(jì)委關(guān)于《醫(yī)院信息系統(tǒng)功能規(guī)范》的要求進(jìn)行臨床診療、藥品管理，經(jīng)濟(jì)管理，綜合管理與分析，外部接口等五個(gè)部分，包括醫(yī)生工作站（含電子病歷系統(tǒng)EMR），護(hù)士工作站（含護(hù)理文書），手術(shù)麻醉管理，醫(yī)技檢查申請管理，病案統(tǒng)計(jì)，院長查詢與決策，醫(yī)保接口等36個(gè)模塊，共計(jì)1432個(gè)功能點(diǎn)，覆蓋醫(yī)院所有的管理、醫(yī)療和后勤保障部門；
三、在不影響醫(yī)院現(xiàn)有業(yè)務(wù)和秩序的情形下，進(jìn)行部分新舊系統(tǒng)進(jìn)行切換和新系統(tǒng)的上線實(shí)施工作。
02
項(xiàng)目整體管理情況分析
由于項(xiàng)目復(fù)雜，除了醫(yī)院外，還要涉及到醫(yī)保中心，參保單位，定點(diǎn)結(jié)算等多個(gè)單位部門，且本項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員普遍缺乏對醫(yī)院業(yè)務(wù)的認(rèn)識和開發(fā)HIS系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，這無疑增加了項(xiàng)目的難度和風(fēng)險(xiǎn)。于是筆者決定對項(xiàng)目通盤考慮，進(jìn)行有效的項(xiàng)目整體管理，如關(guān)注項(xiàng)目質(zhì)量，成本，進(jìn)度和風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，在需求分析，溝通管理，整體變更等方面下大力氣，避免由于考慮不周而引起的后期頻繁返工，從而造成非一致性成本過大的情況。
項(xiàng)目整體管理實(shí)際上是對項(xiàng)目的通盤考慮，是從全局的整體的觀點(diǎn)出發(fā)并通過有機(jī)協(xié)調(diào)項(xiàng)目的進(jìn)度成本，質(zhì)量和資源等，在相互影響的項(xiàng)目各項(xiàng)具體目標(biāo)和方案中進(jìn)行平衡和選擇，從而達(dá)到最優(yōu)化的過程。
03
項(xiàng)目啟動過程
一、制定項(xiàng)目章程進(jìn)行項(xiàng)目的啟動工作
召集所有項(xiàng)目成員、醫(yī)院的主要領(lǐng)導(dǎo)，各醫(yī)療科室人員等重要干系人座談，初步確定HIS的項(xiàng)目目標(biāo)，范圍，制約因素，業(yè)務(wù)和功能需求，里程碑，最終交付物，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用估算等內(nèi)容。經(jīng)過三輪會議，各方統(tǒng)一意見，將HIS業(yè)務(wù)劃分為臨床診療、藥房管理，經(jīng)濟(jì)管理，綜合管理與分析，外部接口等五大部分。
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就系統(tǒng)的不同模塊進(jìn)一步展開詳細(xì)的可行性分析，針對醫(yī)護(hù)工作站，藥房藥品系統(tǒng)，手術(shù)麻醉管理，輸血系統(tǒng)，醫(yī)技檢查申請系統(tǒng)，病案統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，院長查詢與決策，醫(yī)保接口等36個(gè)子系統(tǒng)制定詳細(xì)的解決方案，方案經(jīng)醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，正式召開項(xiàng)目啟動會。
關(guān)鍵詞： 各部門充分溝通 制定可行性分析和解決方案 主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)
二、制定項(xiàng)目管理計(jì)劃
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)依據(jù)初步的范圍說明書，借助project 2013著手編制整個(gè)項(xiàng)目的管理計(jì)劃，包括范圍管理計(jì)劃，成本管理計(jì)劃，進(jìn)度管理計(jì)劃，風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃，質(zhì)量管理計(jì)劃，需求管理計(jì)劃，溝通管理計(jì)劃，人員配備管理計(jì)劃等。考慮到團(tuán)隊(duì)成員對醫(yī)院業(yè)務(wù)的不熟悉，過去也沒有類似的開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，我們特別注重項(xiàng)目的需求分析，溝通管理和整體變更計(jì)劃。
項(xiàng)目涉及到五大模塊，36個(gè)子系統(tǒng)的開發(fā)，按照技術(shù)要求相關(guān)性成立5個(gè)子項(xiàng)目組，分別任命5個(gè)子項(xiàng)目經(jīng)理，對子項(xiàng)目進(jìn)行分別管理，子項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)對筆者進(jìn)行匯報(bào)，筆者對子項(xiàng)目實(shí)施間接管理的方式。另外針對醫(yī)保中心，參保單位，定點(diǎn)結(jié)算等其他機(jī)構(gòu)部門，我們建立了有效的溝通機(jī)制和確認(rèn)機(jī)制，在項(xiàng)目進(jìn)展過程中不斷明晰、確認(rèn)需求，設(shè)計(jì)并界定各階段需求要開展的工作，項(xiàng)目交付物的要求和規(guī)定。
關(guān)鍵詞： 分別管理責(zé)任到位 制定有效的溝通機(jī)制和確認(rèn)機(jī)制
三、指導(dǎo)和管理項(xiàng)目執(zhí)行
根據(jù)項(xiàng)目整體管理計(jì)劃對項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)行指導(dǎo)和管理。執(zhí)行過程中，為項(xiàng)目配置人力資源，調(diào)配系統(tǒng)資源，協(xié)調(diào)、溝通相關(guān)項(xiàng)目干系人，確保項(xiàng)目正常順利完成。
項(xiàng)目實(shí)施工作進(jìn)一步劃分為一系列的具體實(shí)施階段，系統(tǒng)需求分析，系統(tǒng)設(shè)計(jì)，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)測試，軟件系統(tǒng)安裝調(diào)試，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備及加載，系統(tǒng)運(yùn)行。對每個(gè)階段完成后要有里程碑式的交付物，要求各項(xiàng)目小組的項(xiàng)目經(jīng)理要組織相關(guān)干系人進(jìn)行評審，通過后由客戶評審、簽字確認(rèn)。不能通過評審的下達(dá)整改通知書，要求按時(shí)保質(zhì)保量完成，直到通過醫(yī)院評審簽字為止。
執(zhí)行過程中我們要求加強(qiáng)與項(xiàng)目相關(guān)干系人的溝通，我們通過權(quán)力利益方格圖對不同的干系人進(jìn)行區(qū)分，之后采取相應(yīng)的溝通管理方式防止因溝通不到位而增加的風(fēng)險(xiǎn)。
關(guān)鍵詞： 制定評審機(jī)制，客戶評審簽字確認(rèn) 限期整改
四、 監(jiān)督和控制項(xiàng)目工作
在項(xiàng)目執(zhí)行過程中總會碰到這樣那樣的問題，那我們要怎樣才可以預(yù)防和控制問題的發(fā)生？
成本和進(jìn)度管理方面，筆者采用成熟可靠的增值分析管理和預(yù)測技術(shù)，每半個(gè)月對成本和進(jìn)度作對比，根據(jù)CV,SV,CPI,SPI的值，進(jìn)行項(xiàng)目成本和執(zhí)行情況分析，對出現(xiàn)偏差的，立馬查找出原因并執(zhí)行相應(yīng)的糾正措施。
在建設(shè)過程中，根據(jù)實(shí)際進(jìn)度情況及時(shí)進(jìn)行人員，成本和進(jìn)度的調(diào)整，項(xiàng)目始終處于可控的狀態(tài)。
關(guān)鍵詞： 制定增值分析管理和預(yù)測技術(shù) 項(xiàng)目始終處于可控狀態(tài)
五、 整體變更工作
項(xiàng)目開發(fā)的過程中，客戶的需求經(jīng)常發(fā)生改變，為防止范圍頻繁變更對項(xiàng)目的成本和進(jìn)度帶來的不利影響，項(xiàng)目初期我們就成立了由醫(yī)院方，開發(fā)方，監(jiān)理方組成的項(xiàng)目控制委員會CCB，項(xiàng)目外部提出的需求和內(nèi)部提出的需求都要經(jīng)過嚴(yán)格的變更控制流程，保證只有經(jīng)過批準(zhǔn)的變更才可以得到執(zhí)行。
關(guān)鍵詞： 項(xiàng)目控制委員會CCB
六、項(xiàng)目收尾
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對照項(xiàng)目定義和決策階段提出的項(xiàng)目目標(biāo)，以及項(xiàng)目的計(jì)劃與設(shè)計(jì)階段提出各種項(xiàng)目計(jì)劃和要求，分三個(gè)階段對醫(yī)院交付成果。
系統(tǒng)開發(fā)完成后，我們又對系統(tǒng)進(jìn)行了靜態(tài)測試和動態(tài)驗(yàn)證，然后又交由醫(yī)院人員進(jìn)行試用，在試用三個(gè)月后，進(jìn)行系統(tǒng)的正式驗(yàn)收和移交工作。
系統(tǒng)交付后，筆者組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人員進(jìn)行組織過程資產(chǎn)的更新，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行項(xiàng)目歸檔，最后進(jìn)行資源遣散。
關(guān)鍵詞： 三個(gè)階段驗(yàn)證
04
結(jié)語
經(jīng)過近14個(gè)月的項(xiàng)目開發(fā)，醫(yī)院的HIS順利上線，運(yùn)行至今各科室用戶反饋良好，該HIS項(xiàng)目由于業(yè)務(wù)復(fù)雜，技術(shù)實(shí)現(xiàn)難度較高，建設(shè)周期長等原因，建設(shè)過程困難重重，但由于筆者及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)十分重視項(xiàng)目的項(xiàng)目整體管理，對系統(tǒng)的研發(fā)和實(shí)施劃分了合理的項(xiàng)目階段。
在項(xiàng)目建設(shè)過程中充分重視項(xiàng)目管理計(jì)劃的制定，采取“滾動式規(guī)劃”的方法，在項(xiàng)目的漸進(jìn)明細(xì)過程中，不斷調(diào)整和修正。
另外在整個(gè)建設(shè)過程中進(jìn)行了良好的溝通和配置管理，使該項(xiàng)目順利完成既定目標(biāo)。
