新冠病毒已徹底改變了工作場所。本文將介紹工作政策可能會(huì)如何發(fā)展，以及IT主管如何能夠應(yīng)對這種情況。
2020年春季，隨著新冠疫情在美國蔓延，大多數(shù)公司出于需要而安排部分或全部員工進(jìn)行遠(yuǎn)程辦公。他們當(dāng)時(shí)可能不知道的是，這樣做可能將永遠(yuǎn)改變美國的工作場所。
無論遠(yuǎn)程工作是否是疫情前的長期勞動(dòng)力計(jì)劃的一部分，現(xiàn)在很明確的一件事是：居家辦公的精靈已經(jīng)從魔瓶中出來，沒有人能再將其放回瓶中。
人力資源服務(wù)提供商Engage PEO的首席信息官/首席技術(shù)官拉爾夫?拉巴塔(Ralph Labarta)說：“作為IT部門，我們很謹(jǐn)慎地提供建議，在某些情況下，我們會(huì)考慮到審計(jì)師的擔(dān)憂，即某些崗位不應(yīng)該居家辦公。”“盡管這些擔(dān)憂的意圖是好的，但規(guī)則卻在一夜之間被改寫了。審計(jì)師說這個(gè)崗位難道不應(yīng)該在家工作嗎？很好，但是辦公室已經(jīng)關(guān)門了。”
Gartner的副總裁兼分析師蘇珊?阿德納姆斯(Suzanne Adnams)表示，在新冠疫情之前，大多數(shù)組織機(jī)構(gòu)要么已考慮并拒絕遠(yuǎn)程辦公的計(jì)劃，要么甚至從未考慮過這種方式。“他們認(rèn)為自己永遠(yuǎn)無法解決自己的業(yè)務(wù)流程，或者認(rèn)為自己的企業(yè)文化將受到影響。”
她表示，那些高管現(xiàn)在已經(jīng)意識到這種工作方式。“說得委婉點(diǎn)，他們有點(diǎn)不情愿開始這一工作方式。他們感到驚訝。我們從這些主管那里聽說，他們的員工正在迅速過渡到居家辦公的方式，并且非常高興。如果他們工作沒有變得更高效的話，至少也保持同樣的工作效率。”
其結(jié)果是，現(xiàn)在許多組織機(jī)構(gòu)告訴Gartner公司，他們將遠(yuǎn)程辦公視為一種永久的工作方式。阿德納姆斯說：“就工作環(huán)境而言，通過將遠(yuǎn)程辦公作為一種常態(tài)，實(shí)際上我們所做的事情向前跨越了五到十年。”“但我們的商業(yè)行為還沒有跟上。這就是我們現(xiàn)在的處境。”
這種迅速變化的趨勢正在所有行業(yè)上演，使人們對僅僅九個(gè)月前大家對未來工作的某些想法產(chǎn)生質(zhì)疑。以下將進(jìn)一步探討新冠疫情如何影響首席信息官在為未來員工隊(duì)伍提供支持方面的前景和責(zé)任。
朝九晚五工作方式的終結(jié)
“許多公司正在重新思考所有這些過時(shí)的職場做法，”未來學(xué)者兼《未來領(lǐng)袖(The Future Leader)》一書的作者雅各布·摩根(Jacob Morgan)說。“我們需要休假政策嗎?需要年度績效考核嗎?即使只有5美元，我們是否需要人們在所有東西上都花錢?”
但大多數(shù)公司現(xiàn)在面臨的基本問題是，工作日是由什么構(gòu)成的?
阿德納姆斯說：“我們將擯棄朝九晚五工作方式的想法。”相反，她表示，成功的組織機(jī)構(gòu)正在接受時(shí)間分塊的概念。“我們安排時(shí)間來完成特定的工作，以確保我們可以在效率最高峰時(shí)完成這些工作，同時(shí)我們也有時(shí)間進(jìn)行平衡和融入個(gè)人或社交活動(dòng)。”
而工作本身看起來也不一樣。她說：“因此，您將能夠雇傭到那些擁有您所需技能和專業(yè)知識的人才，無論他們在世界任何地方。”“我們將可能經(jīng)歷臨時(shí)員工或零工人數(shù)的增長，這些被雇傭員工是用于在指定的時(shí)間內(nèi)完成特定工作。我們還將看到工作角色與技能的分離。重點(diǎn)將放在您在特定環(huán)境中具有的技能、經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)知識上，而不是您的頭銜。”
她表示，這將給組織內(nèi)的某些成員帶來重大挑戰(zhàn)。這并非指高層管理人員，因?yàn)樗麄冎械拇蠖鄶?shù)人都對遠(yuǎn)程辦公所帶來的高效率感到高興。根據(jù)Gartner公司的研究，這也并非是指普通員工，因?yàn)槠渲?0%的員工很樂意在家工作。面臨最大問題的是那些負(fù)責(zé)監(jiān)督這些員工的中層管理人員。“過去，他們的作用基本上是管理和監(jiān)督，”阿德納姆斯說。“他們根據(jù)員工是否出現(xiàn)在辦公室來判斷其工作效率。而新的現(xiàn)實(shí)情況是，他們不能只看某人是否坐在辦公室中，然后就在方框中打勾，“哦，他們正在辦公室，正在高效地工作。”
對于許多管理者來說，這是一個(gè)大問題。她說：“擔(dān)任這些職務(wù)的大多數(shù)人從未接受過培訓(xùn)以掌握如何進(jìn)行互動(dòng)對話，如何設(shè)定績效結(jié)果，如何發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)成員表現(xiàn)出壓力或不敬業(yè)的跡象。”有遠(yuǎn)見的組織機(jī)構(gòu)認(rèn)為，有必要為這些中層管理人員提供支持并使他們具備這些技能，從而能夠做好這項(xiàng)工作。在某些情況下，組織機(jī)構(gòu)做出了艱難的決定，即某些人根本沒有為擔(dān)當(dāng)這一職務(wù)做好準(zhǔn)備。”
IT部門可以做些什么呢?一方面，管理人員現(xiàn)在需要更多更好的系統(tǒng)來收集有關(guān)員工績效的數(shù)據(jù)，阿德納姆斯表示。Gartner公司早在新冠疫情之前就已看到這一趨勢，但遠(yuǎn)程辦公的轉(zhuǎn)變加快了這一趨勢，由于管理人員現(xiàn)在需要盡快獲得這些數(shù)據(jù)。她說：“他們必須能夠收集足夠的數(shù)據(jù)，以了解某人是否達(dá)到他們所期望的結(jié)果。”
而IT主管們還有另一種不錯(cuò)的方式可以帶來幫助，即分享自己的知識，由于他們中的許多人在領(lǐng)導(dǎo)遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)方面有豐富經(jīng)驗(yàn)。拉巴塔說：“在新冠疫情之前，IT部門就以遠(yuǎn)程辦公為導(dǎo)向。”“我們能夠輕松地采用這一模式，并能將其應(yīng)用到公司中，因?yàn)槲覀冏约阂恢辈捎眠@一模式。”
重新構(gòu)想未來的辦公室
如果新冠疫情結(jié)束后，很多人至少有一部分時(shí)間將繼續(xù)居家辦公，那么如今不斷擴(kuò)張的辦公樓會(huì)怎樣呢?可能會(huì)更少。拉巴塔說：“我認(rèn)為持久的影響是，員工已經(jīng)意識到了自己的時(shí)間價(jià)值。”“他們已經(jīng)意識到，在辦公室工作所帶來的通勤和不便對自己的個(gè)人生活和工作造成了多大影響。我認(rèn)為每天花兩個(gè)小時(shí)上下班的想法可能會(huì)消亡。”
他表示，這意味著企業(yè)將會(huì)考慮它們在辦公場所上的支出。“他們希望盡可能提高效率。”他補(bǔ)充說，新冠疫情來襲時(shí)，Engage PEO公司正在考慮擴(kuò)大辦公場所空間。而這些計(jì)劃現(xiàn)在被擱置。
現(xiàn)有的辦公室可能很快就會(huì)有新的用途，成為員工互動(dòng)的場所，而不是他們在小隔間里獨(dú)自工作的地方——他們在其他地方也可以輕松地完成工作。“當(dāng)人們部分時(shí)間來辦公室同時(shí)部分時(shí)間在家辦公時(shí)，這種混合工作模式會(huì)是什么樣呢?”低代碼平臺Quick Base的首席信息官德布?吉爾德斯利夫(Deb Gildersleeve)問道。“也許員工會(huì)花全部時(shí)間在辦公室開會(huì)。這是否意味著您必須調(diào)整所使用的技術(shù)或辦公室才能應(yīng)對這種類型的工作方式?對于那些只在這種情況下來的員工，您是否需要建立一種更符合訪客類型的環(huán)境呢?”
凱捷咨詢公司(Capgemini Invent)負(fù)責(zé)數(shù)字化工作平臺和未來技術(shù)的副總裁薩拉?波普(Sarah Pope)表示，對于未來辦公室是否會(huì)變得更小和/或更少，她聽到各種不同的觀點(diǎn)。她指出，與此同時(shí)，一些知名公司進(jìn)行了大量地投入，關(guān)閉一些大型辦公室，并在更靠近員工居住地開設(shè)了一些小型辦公室。“對我來說，這表明他們正在經(jīng)歷著遠(yuǎn)程辦公的永久性變化，或者可能是您所說的中心輻射型工作模式，即在我們習(xí)慣的大都市區(qū)以外設(shè)立辦公室。”
幾位專家看到的一個(gè)趨勢將推動(dòng)這些變化：越來越需要將氣候變化和環(huán)境問題納入公司計(jì)劃。波普指出，例如，舊金山灣區(qū)大都會(huì)交通委員會(huì)(Metropolitan Transport Commission)最近投票通過了一項(xiàng)措施，要求大型企業(yè)雇主在任何一天都要讓60%的員工遠(yuǎn)程辦公。
即使您當(dāng)?shù)卣魂P(guān)心您公司對環(huán)境的影響，客戶也可能會(huì)關(guān)心。媒體巨頭康泰納仕集團(tuán)(Condé Nast)首席數(shù)據(jù)官卡迪克?巴拉(Karthic Bala)說：“隨著消費(fèi)者越來越意識到自己生活中的碳足跡，如果您是一家關(guān)注消費(fèi)者的公司，那么可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略就不再是一個(gè)可有可無的東西。”“如果您看一下商務(wù)旅行和上下班通勤，這就會(huì)產(chǎn)生一定的碳足跡。然后是基礎(chǔ)架構(gòu)本身，以及維持服務(wù)器和設(shè)備正常運(yùn)行以支持我們整個(gè)公司所需的電力——我認(rèn)為這些都是至關(guān)重要的部分。”
首席信息官的新關(guān)鍵衡量指標(biāo)：
遠(yuǎn)程辦公方式是否成功運(yùn)轉(zhuǎn)
在短期內(nèi)，許多首席信息官現(xiàn)在以一種前所未有的方式對用戶體驗(yàn)負(fù)責(zé)。拉巴塔指出：“居家辦公方式是否成功開展已添加到首席信息官的KPI中。”同時(shí)，蜜月期(即員工僅僅因?yàn)閷?shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公而感謝IT部門的時(shí)期)現(xiàn)在已經(jīng)結(jié)束。
拉巴塔說：“早期許多員工有一種低調(diào)的態(tài)度。”“這與時(shí)代的不確定性有關(guān)，人們對能夠居家辦公表示感激。隨著時(shí)間的推移，他們對自己在新冠病毒這一新經(jīng)濟(jì)中的角色變得更加自信，他們想要升至一個(gè)新的高度?，F(xiàn)在人們期望自己能夠完成過去在辦公室能做的幾乎所有事情。”
“展望未來，將會(huì)出現(xiàn)新的標(biāo)準(zhǔn)，就像消費(fèi)者第一次購買蘋果iPhone手機(jī)一樣，它徹底改變了人們對智能手機(jī)的預(yù)期，”波普說。“員工們會(huì)希望他們所使用的工具和技術(shù)能讓自己輕松地提高工作效率，并能感到自己融入到工作文化和團(tuán)體中，而且坐在家中就像走在辦公樓的大廳里一樣。”
滿足這些期望可能會(huì)是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。“對于那些為居家辦公人員提供支持的IT部門來說，這要更困難一些。設(shè)備、軟件和服務(wù)如何運(yùn)行，存在很多變數(shù)。您已有自己的家庭網(wǎng)絡(luò)，需要安裝打印機(jī)，家里的其他人也在使用帶寬。這些事情使故障排除工作變得更加困難。”吉爾德斯利夫說。
她說：“從首席信息官的角度來看，我認(rèn)為最大的一件事情就是帶著同理心進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)，因?yàn)檫@對任何人來說都不容易。”“您知道，IT與業(yè)務(wù)部門的關(guān)系不僅僅是讓您的業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)擁有所需的技術(shù)。而是確保我們能看到哪些是可行的，哪些是不可行的，以便我們能主動(dòng)地為最終用戶提供更好的體驗(yàn)。”
當(dāng)雇主們考慮如何更好地為遠(yuǎn)程辦公人員提供支持時(shí)，軟件企業(yè)正在努力開發(fā)新的和更好的產(chǎn)品。巴拉說：“目前很多協(xié)作軟件還沒有出現(xiàn)。”在未來，他設(shè)想會(huì)出現(xiàn)更好的工具，以幫助團(tuán)隊(duì)成員跨地區(qū)和時(shí)區(qū)一起工作，而這僅僅是個(gè)開始。他說：“我認(rèn)為將會(huì)出現(xiàn)一定數(shù)量的增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)或虛擬現(xiàn)實(shí)產(chǎn)品，其能夠復(fù)制辦公室內(nèi)的互動(dòng)場景，”盡管到目前為止，他嘗試的所有解決方案都不夠好。他還預(yù)測，居家辦公人員將會(huì)越來越多地使用人工智能。他說：“人工智能技術(shù)可以用于隱私保護(hù)、合規(guī)性和網(wǎng)絡(luò)安全”。他表示，將來人工智能還將做得更多，例如改善工作流程。
最重要的事
所有這些事情聽起來是否都很有價(jià)值?是的。那些安排大量或大多數(shù)員工居家辦公的公司可能會(huì)受益于更低的現(xiàn)場辦公成本，甚至最終會(huì)減小實(shí)體辦公面積。但這些節(jié)省的資金(如果發(fā)生的話)可能不會(huì)出現(xiàn)在IT部門的預(yù)算中。同時(shí)，首席信息官們會(huì)發(fā)現(xiàn)支持遠(yuǎn)程辦公的成本在增加，這不僅是因?yàn)橘徺I了新設(shè)備，還因?yàn)槿粘＿\(yùn)營工作。
拉巴塔說：“我們的云端成本已經(jīng)增加，存儲和安全性支出也增加了。”他希望通過節(jié)省辦公室的打印成本和帶寬使用來彌補(bǔ)部分支出。他說：“但這將是一個(gè)后續(xù)的成本節(jié)省。”
但專家表示，如果因突然服務(wù)于大量遠(yuǎn)程員工而給IT部門及其預(yù)算帶來壓力，那么這也為IT主管們創(chuàng)造了一個(gè)特殊的機(jī)會(huì)。
“隨著現(xiàn)在越來越多的非IT業(yè)務(wù)部門開始遠(yuǎn)程辦公，人們對IT部門可以為企業(yè)帶來哪些東西越來越感興趣，也越來越贊賞”，阿德納姆斯說。“現(xiàn)在，首席信息官可以利用這種高關(guān)注度來使他們現(xiàn)有的技術(shù)取得重大進(jìn)展——因?yàn)楝F(xiàn)在組織內(nèi)的其他部門已經(jīng)更清楚地認(rèn)識到，他們的工作依賴于這些技術(shù)。”
