永中數(shù)字檔案管理系統(tǒng)以頂層設(shè)計(jì)、開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）參考模型、電子文件全生命周期管理為設(shè)計(jì)思想，以數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南為依據(jù)，以國家、行業(yè)規(guī)范為準(zhǔn)則，以電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求為指導(dǎo)，采用微服務(wù)架構(gòu)模式，具備良好的高可用和擴(kuò)展性，功能覆蓋檔案收集、管理、保存和利用，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)全過程信息化管理，兼容各生態(tài)體系的國產(chǎn)軟硬件環(huán)境，為政府機(jī)關(guān)單位、政法系統(tǒng)單位、企事業(yè)單位、企業(yè)集團(tuán)等客戶提供全新的檔案信息化支撐系統(tǒng)。
永中數(shù)字檔案室系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和研發(fā)總共耗時(shí)兩年，是一套功能需求性強(qiáng)、配置靈活、使用簡便的檔案管理系統(tǒng)。可以為用戶提供方便快捷的文件資料管理服務(wù)，并滿足日益增長的數(shù)據(jù)安全性和存儲(chǔ)海量化的需求。該系統(tǒng)的兼容性強(qiáng)，適用于各種主流的服務(wù)器和客戶端的操作系統(tǒng)和瀏覽器工具。
產(chǎn)品采用互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用成熟的微服務(wù)架構(gòu)，所有服務(wù)獨(dú)立部署，各個(gè)服務(wù)之間互相獨(dú)立，利用平臺(tái)服務(wù)總線進(jìn)行數(shù)據(jù)的交互，具備良好的擴(kuò)展性和封裝性。由于十多年對(duì)檔案事業(yè)的專注，永中數(shù)字檔案室在功能特性上整體沿襲了永中軟件以往所有產(chǎn)品當(dāng)中備受用戶好評(píng)的優(yōu)質(zhì)功能，除此之外，產(chǎn)品還注意與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新研發(fā)，力求使整個(gè)產(chǎn)品達(dá)到業(yè)務(wù)流程完善、功能模塊合理、人機(jī)交互優(yōu)秀等目的。
永中數(shù)字檔案室實(shí)現(xiàn)了包括元數(shù)據(jù)管理與電子文件格式封裝、電子文件生命周期、多點(diǎn)多層的檔案整理流程、檔案訂閱、參考、配對(duì)、關(guān)聯(lián)、協(xié)查等的功能。系統(tǒng)使用分布、集中、混合多種部署方式支持、微服務(wù)架構(gòu)的松耦合性、多協(xié)議文件存儲(chǔ)、細(xì)粒度權(quán)限管理、安全審計(jì)日志、分布式全文檢索、圖形化工作流引擎、統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口、文檔在線閱讀等技術(shù)，基于微服務(wù)架構(gòu)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)整體上全面提升。
從檔案管理發(fā)展歷史來看，大多數(shù)企事業(yè)單位以及國家檔案機(jī)構(gòu)的管理過程都停留在科層等級(jí)控制管理的模式上，即為了達(dá)到組織的共同目標(biāo)，將工作人員職位按等級(jí)制原則依次排列，明文規(guī)定每個(gè)人的崗位權(quán)限與職責(zé)，將權(quán)力依職能和職位進(jìn)行分工和分等，形成一個(gè)金字塔型的組織（或稱功能型的組織）。業(yè)務(wù)單位內(nèi)部業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)，仍主要通過上司的權(quán)威來強(qiáng)行實(shí)施，很少甚至沒有流程的概念，也沒有流程管理的概念。隨著組織規(guī)模的擴(kuò)大，管理開始過度細(xì)化，管理成本急劇增加，信息量和信息流量日見膨脹，已成為組織運(yùn)行和發(fā)展的無形障礙。
永中數(shù)字檔案室所擁有的協(xié)同管理平臺(tái)可以通過計(jì)算機(jī)來協(xié)助檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)這些流程，首先，系統(tǒng)支持定義多種類型的流程，可以滿足業(yè)務(wù)單位各種需求；其次，系統(tǒng)支持協(xié)同申請(qǐng)單的發(fā)起，發(fā)起后的申請(qǐng)單會(huì)根據(jù)用戶定義自由流轉(zhuǎn)，方便快捷；最后，系統(tǒng)支持用戶群體在流程的各個(gè)環(huán)節(jié)中參與審核和監(jiān)督，已實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)模式當(dāng)中的各項(xiàng)必要措施。
永中數(shù)字檔案室系統(tǒng)不但能夠?qū)崿F(xiàn)原始類電子文件的存儲(chǔ)和利用，還能實(shí)現(xiàn)電子文件長期保存。針對(duì)純文本文格式，在轉(zhuǎn)換過程中還保留電子文件的原件、版式文件、音頻文件、視頻文件等各種格式的電子文件，系統(tǒng)都提供了相應(yīng)的電子文件格式轉(zhuǎn)換功能，分別轉(zhuǎn)換成符合國家電子文件長期保存標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，從而保障了文件的長期保存性、真實(shí)性、可靠性、完整性和可閱讀性。該系統(tǒng)不僅僅是一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，它還為其他外部系統(tǒng)提供一些標(biāo)準(zhǔn)的接口，能夠與其他系統(tǒng)進(jìn)行緊密集成?？梢詫?shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、OA、財(cái)務(wù)電算化、指紋采集以及檔案數(shù)字化影像處理系統(tǒng)的接口，在每個(gè)歸檔周期內(nèi)通過接口實(shí)現(xiàn)歸檔信息的自動(dòng)采集，減少錄入工作量。
簡而言之，永中數(shù)字檔案室系統(tǒng)的主要技術(shù)特點(diǎn)有：
●基于面向微服務(wù)的框架結(jié)構(gòu)；
●100%基于國產(chǎn)軟硬件平臺(tái)部署實(shí)施；
●采用三層結(jié)構(gòu)的應(yīng)用模式，將整個(gè)系統(tǒng)分為表現(xiàn)層、服務(wù)層和存儲(chǔ)層；
●支持國際化部署，系統(tǒng)支持的語言包括：中、英、日、韓、法等多種語言；
●高集成性，由于產(chǎn)品采用服務(wù)模塊化部署，因此具備較好的集成性；
●高擴(kuò)展性，產(chǎn)品服務(wù)模塊化同樣帶來了系統(tǒng)擴(kuò)展的便利性；
●基礎(chǔ)服務(wù)完善（統(tǒng)一用戶權(quán)限、業(yè)務(wù)系統(tǒng)支持、報(bào)表服務(wù)、工作流服務(wù)、消息服務(wù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)、安全服務(wù)等）；
●全面的工具支持（界面定義、工作流圖形化定義、庫房圖形化定義、統(tǒng)計(jì)報(bào)表定義、后臺(tái)事物定義、多語言工具等）；
●提供開放的接口，可以方便的與OA系統(tǒng)等各個(gè)系統(tǒng)整合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)導(dǎo)入、歸檔、查詢，使文檔得到充分共享和利用。
●嚴(yán)密的安全管理設(shè)置（不同權(quán)限分級(jí)管理、海量數(shù)據(jù)壓縮加密存儲(chǔ)、用戶鎖閉、日志記載系統(tǒng)操作等）