西安阿房宮藥業(yè)股份有限公司在人力資源管理方面存在辦事來回跑、人事管理耗費人力、容易錯漏問題，考勤復(fù)雜多變造成統(tǒng)計費時費力，薪酬核算規(guī)則多、核算復(fù)雜，針對這些問題才智云e-HR系統(tǒng)從OA辦公、人事管理、時間管理、薪酬管理等業(yè)務(wù)層面給出了符合企業(yè)需求的解決方案，給企業(yè)切換線上辦公模式，提供便捷化、數(shù)字化的人事管理、人事檔案管理模式，解決復(fù)雜考勤帶來的統(tǒng)計與工資核算問題，制定精確、便捷的薪酬核算方式，幫助企業(yè)實現(xiàn)人力資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高企業(yè)辦公效率、規(guī)范人力資源企業(yè)管理制度，節(jié)省人力成本，提升員工滿意度。
一、實施背景
西安阿房宮藥業(yè)股份有限公司于2003年9月由西安中藥廠改制而成立，公司總體占地1000多畝，是一家主要以中成藥的生產(chǎn)研發(fā)營銷為一體的、有著30多年生產(chǎn)實踐經(jīng)驗的現(xiàn)代化企業(yè)。
公司現(xiàn)擁有腸胃類、心腦血管類、風(fēng)濕骨病類、感冒止咳類等國藥準(zhǔn)字號產(chǎn)品近百個，其中國家四類新藥2個，獨家品種13個，中藥保護品種3個，陜西省名牌產(chǎn)品2個，西安市名牌產(chǎn)品1個。“阿房宮”商標(biāo)被陜西省工商行政管理局認(rèn)定為陜西省著名商標(biāo)。
在企業(yè)發(fā)展過程中沒有使用過人力資源管理系統(tǒng)，一直是傳統(tǒng)辦公模式，各種業(yè)務(wù)都是紙質(zhì)化辦理。
首先是公司制度、工作流程、各項申請等都是等領(lǐng)導(dǎo)、來回跑，耗時、耗力、流程繁瑣、業(yè)務(wù)辦理不及時;其次隨著公司人員數(shù)量不斷增加，平時人員信息管理、檔案管理都是紙質(zhì)化管理，員工檔案查詢工作量大、速度慢，領(lǐng)導(dǎo)需要的報表數(shù)據(jù)不能快速獲取，紙質(zhì)檔案信息傳遞的時效性不夠，到期信息不能及時提醒，造成員工轉(zhuǎn)正、合同簽訂操作不及時或者出現(xiàn)遺漏。
而且由于公司本身屬于生產(chǎn)型企業(yè)，車間工人考勤根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)調(diào)整，隱藏存在班次復(fù)雜、頻繁倒換、人員調(diào)休、換班等問題，而員工工資又與出勤關(guān)聯(lián)，在每月工資核算中考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計及相關(guān)的計時、計件工資核算會耗費大量時間。
因此領(lǐng)導(dǎo)層深刻意識到現(xiàn)有的辦公方式已經(jīng)不能滿足企業(yè)自身業(yè)務(wù)的發(fā)展，及企業(yè)管理規(guī)范化、制度化的需求，需要標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、數(shù)字化的軟件來幫助企業(yè)，最終阿房宮選擇使用才智云eHR人力資源系統(tǒng)平臺來規(guī)范管理制度、實現(xiàn)協(xié)同辦公、提升人力資源管理。
二、實施目標(biāo)
1)通過E-HR系統(tǒng)實施，實現(xiàn)集團內(nèi)部的全員互聯(lián)，實現(xiàn)無紙化辦公，促進工作的便捷性;使管理層實時、全面掌控各個部門的工作辦理狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公，增強領(lǐng)導(dǎo)辦公決策力。
2)實現(xiàn)集團內(nèi)部人員的入轉(zhuǎn)調(diào)離等員工全生命周期信息化管理，實現(xiàn)人事合同與人事檔案電子化管理及人事數(shù)據(jù)報表的統(tǒng)計分析。
3)實現(xiàn)靈活多樣的考勤規(guī)則設(shè)置，解決員工多班次、頻繁倒班、換班、加班難以統(tǒng)計的問題，一鍵獲取考勤報表，數(shù)據(jù)精準(zhǔn)同步工資。
4)精準(zhǔn)抓取考勤數(shù)據(jù)、績效考核數(shù)據(jù)，快速核算計時、計件工資、績效工資，實現(xiàn)不同部門、不同人員、不同規(guī)則的工資核算，通過簡單的操作，解決復(fù)雜的工資核算制度，讓薪酬核算效率大幅度提高，讓核算結(jié)果更加準(zhǔn)確。
三、建設(shè)內(nèi)容
本次西安阿房宮藥業(yè)股份有限公司才智云人力資源系統(tǒng)項目建設(shè)，實施的內(nèi)容包括OA辦公和e-HR兩部分。
OA辦公中包含協(xié)作辦公、任務(wù)管理、會議管理、車輛管理、公文管理、審批流轉(zhuǎn)等模塊;e-HR系統(tǒng)包含集團組織管理、人事管理、時間管理、薪酬管理、報表管理等模塊。
(1)集團組織管理:幫助企業(yè)建立組織架構(gòu)、職務(wù)體系、管理員工信息;
組織管理:支持多級公司集團化管控，可以對集團內(nèi)部各分子機構(gòu)進行集中管控，又可以允許各分子機構(gòu)獨立核算;
職務(wù)體系管理:從職務(wù)族、職務(wù)、職層、職等多個維度結(jié)合建立公司的職務(wù)體系，規(guī)范公司薪酬體系和晉升通道，夯實企業(yè)的組織管理;
員工管理:對分子機構(gòu)的人員進行全面的管控，形成公司員工花名冊，讓集團分子機構(gòu)的員工信息一目了然，真正的數(shù)對人頭;
(2)審批流轉(zhuǎn):
在線申請:系統(tǒng)內(nèi)置多種企業(yè)日常所需的申請業(yè)務(wù)表單，員工可以直接線上填寫申請，實時查看審批結(jié)果、審批意見，并能夠發(fā)送催辦督辦提醒。
自定義表單:系統(tǒng)提供簡單易操作的自定義申請表單，用戶可以根據(jù)公司業(yè)務(wù)設(shè)計自己公司適用的各種申請表，將各種審批業(yè)務(wù)從線下轉(zhuǎn)到線上，規(guī)范審批業(yè)務(wù)，提高辦事效率。
手寫簽名:審批過程支持手寫簽名，領(lǐng)導(dǎo)可以直接在線簽名、批復(fù);自定義流程:系統(tǒng)有強大的流程設(shè)計引擎，可以支持多條件、多節(jié)點的流程審批，滿足客戶的各種復(fù)雜的審批需求;
(3)人事管理:提供公司員工全生命周期的管理，從預(yù)入職-任職-合同-轉(zhuǎn)正-評價-日常管理的全流程管理;
預(yù)入職管理:對已經(jīng)面試通過的員工進行預(yù)入職管理，入職后可轉(zhuǎn)入試用期;
試用期管理:管理試用期員工的轉(zhuǎn)正、評審考核、離退休等，提供試用期員工到期提醒功能;
人事檔案管理:對每個員工的職稱、學(xué)歷、資格證書、工作經(jīng)歷、晉升、降級、獎懲記錄等進行管理，可以自動生成每個員工的用工動態(tài)履歷表，并提供檔案查詢和導(dǎo)出功能;
人事合同管理:對合同檔案、合同期限、合同類型、合同期限進行電子化管理，提供合同到期提醒、合同續(xù)簽以及合同查詢等功能;
離退休管理:管理離職、退休、辭退員工，離職員工可以記錄高職說明、可以再次入職，退休員工可以進行返聘，可以查詢離職，退休、辭退員工的歷史檔案;
人事報表:從員工的各項信息維度進行統(tǒng)計分析，生成強大的人事分析統(tǒng)計報表;
(4)時間管理:時間管理包括考勤管理、假期管理、報表管理模塊;
考勤管理:支持靈活的班次設(shè)置、全方位管理考勤班次，支持固定班、做一休三等規(guī)律性排班及自由工時班次，滿足企業(yè)多種考勤需求，并規(guī)范考勤制度;
多渠道考勤:支持定位打卡、WiFi打卡、考勤機打卡等多種打卡方式，對考勤情況進行全面監(jiān)控，提升考勤效率;
假期管理:對假期類別、假期額度進行管理，優(yōu)化企業(yè)假期管理制度，管控休假時長、降低法律風(fēng)險;
考勤統(tǒng)計報表:從不同維護提供多種類型的考勤統(tǒng)計報表，包括簽到明細(xì)表，日考勤統(tǒng)計報表，夜考勤統(tǒng)計報表、請假，加班統(tǒng)計報表等，滿足考勤人員不同的考勤統(tǒng)計需求，實現(xiàn)考勤一表統(tǒng)計、一鍵導(dǎo)出，并為薪酬核算提供數(shù)據(jù)來源和依據(jù);
(5)薪酬管理:薪酬管理包含員工停薪、發(fā)薪、薪酬規(guī)則設(shè)置、薪酬核算與發(fā)放及報表管理模塊;
薪酬設(shè)計藍圖:提供科學(xué)的薪酬設(shè)計藍圖，指導(dǎo)企業(yè)科學(xué)建立薪酬核算體系;
薪酬規(guī)則管理:支持多種薪酬核算規(guī)則的設(shè)置，滿足不同崗位員工不同的薪酬核算方式
薪酬數(shù)據(jù)管理:薪酬數(shù)據(jù)管理通過系統(tǒng)獲取員工的計時、計件、崗位工資、考勤、績效等數(shù)據(jù)參與工資核算，數(shù)據(jù)獲取更加準(zhǔn)確、高效;
薪酬核算與發(fā)放:提供靈活、簡單的薪酬核算操作步驟，系統(tǒng)自動核算個稅、社保繳納、離職即時結(jié)算等，防止數(shù)據(jù)遺漏、核算更加準(zhǔn)確快捷。核算完成審核通過即可發(fā)放工資，系統(tǒng)即時生成薪酬發(fā)放匯總表和員工工資條，領(lǐng)導(dǎo)可以實時了解各部門薪酬發(fā)放情況，員工可以隨時查看自己的工資條明細(xì):
統(tǒng)計報表:系統(tǒng)根據(jù)薪酬發(fā)放結(jié)果自動生成薪酬發(fā)放差異匯總表、明細(xì)表、員工/部門薪酬統(tǒng)計表，支持按照組織、員工、時間等維度查詢薪酬發(fā)放情況，便于統(tǒng)計分析費用變動情況，優(yōu)化公司管理。
(6)員工自助
員工人事自助:提供員工轉(zhuǎn)正、離職、加班、請假自助服務(wù)，員工可以在系統(tǒng)中提交自己的各項申請，審批通過后系統(tǒng)自動匯總數(shù)據(jù)。
員工信息自助:提供員工個人檔案維護功能，員工可以在移動端自助維護個人檔案，有人事審核通過后即可進入公司員工檔案庫。員工可以在系統(tǒng)實時查看個人考勤情況，考勤結(jié)果透明化，提升員工滿意度。
四、實施效果
在系統(tǒng)正式上線以后，西安阿房宮開始啟用無紙化辦公模式，所有審批業(yè)務(wù)均轉(zhuǎn)為線上開展，將以前復(fù)雜的業(yè)務(wù)簡潔化、以前需要等待領(lǐng)導(dǎo)在的時候才能處理的問題，現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)遠程就可以簽字、給出批復(fù)意見，辦公效率有了很大的提升;
公司的行政管理制度通過系統(tǒng)的實施都規(guī)范了起來，業(yè)務(wù)都按照系統(tǒng)制定的流程執(zhí)行，員工不遵守制度、辦事靠人情等不規(guī)范情況得到極大改善:
人員信息、人事檔案、人事合同都實現(xiàn)了電子化管理，員工在公司的入轉(zhuǎn)調(diào)離、晉升、獎懲、檔案信息均可一鍵查詢，各種人事報表自動生成，領(lǐng)導(dǎo)可以快速了解想要查看的數(shù)據(jù);
復(fù)雜的考勤排班通過系統(tǒng)靈活的排班規(guī)則變得更加規(guī)范、清晰，同時摒棄了之前通過考勤機導(dǎo)出打卡記錄，人工統(tǒng)計考勤的方式，考勤統(tǒng)計報表通過系統(tǒng)一鍵導(dǎo)出，出勤、請假、遲到、早退，加班數(shù)據(jù)一目了然，使考勤統(tǒng)計更加高效、準(zhǔn)確;
依托清晰、準(zhǔn)確的考勤數(shù)據(jù)，提升了員工計時、計件工資核算的速度和準(zhǔn)確性，多薪酬核算規(guī)則、多薪酬核算項目滿足了員工工資核算的各種情況，現(xiàn)在的工資核算更加標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)確和快速，員工可以在線查看自己的各項工資數(shù)據(jù)、出勤數(shù)據(jù)，也使工資信息更加透明化。