隨著IT外包進(jìn)入第三個十年，IT決策者在成熟度方面取得了長足的進(jìn)步，設(shè)法避免了這種做法的一些常見和代價高昂的陷阱。畢馬威的共享服務(wù)和外包咨詢(Shared Services and Outsourcing Advisory)的董事總經(jīng)理Randy Wiele表示，如今隨著客戶進(jìn)入次世代外包交易，他們把事情都做對了。他們傾向于創(chuàng)建更好的服務(wù)水平，更準(zhǔn)確地反映真實的表現(xiàn)和最終用戶體驗，認(rèn)識到服務(wù)整合和流程一致的重要性，將戰(zhàn)略要素落到實處，并制定更加靈活的合同--這僅僅是個開始。
然而，仍然存在一些常見且代價高昂的陷阱，以及IT領(lǐng)導(dǎo)者在最近的外包交易中犯的一些新的錯誤。注意避免這些外包失誤，這對促進(jìn)實現(xiàn)預(yù)期成果的IT服務(wù)業(yè)務(wù)將大有裨益。
換提供商而不是解決根本原因
IT領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識到數(shù)字時代敏捷性的重要性，他們已經(jīng)制定了更短的外包合同--通常與多個提供商--保持靈活性和杠桿作用。但是，有些外包客戶過于關(guān)注更換供應(yīng)商，忽視了組織在互動中所扮演的角色。畢馬威的Wiele說:他們“花費太多時間試圖更換服務(wù)提供商，而沒有解決核心問題。這對任何提供商都是一個問題”。
IT服務(wù)買家應(yīng)該花時間充分理解他們在成功的采購關(guān)系中所起的作用，而不是不假思索地指責(zé)服務(wù)提供商。
專注于解決方案，而不是問題
外包研究公司和咨詢公司HfS Research的研究主管Ollie O'Donoghue說:“最常見的錯誤是采取技術(shù)焦點，鑒于目前存在大量數(shù)字炒作，這很容易做到。購買最新最閃亮的玩具很難達(dá)成結(jié)果”。IT領(lǐng)導(dǎo)者在簽署任何IT服務(wù)交易之前，需要投入時間來確定他們試圖解決的業(yè)務(wù)問題或他們想要達(dá)到的結(jié)果。這意味著讓商業(yè)伙伴和用戶參與對話。O'Donoghue說:“從業(yè)務(wù)范圍內(nèi)引入各種各樣的利益相關(guān)者將有助于帶來全新的視角，并有助于重新構(gòu)想挑戰(zhàn)，或者將業(yè)務(wù)范圍擴(kuò)大到之前被忽略的領(lǐng)域。”
外包咨詢公司珠峰集團(tuán)(Everest Group)的價格保證(pricing assurance)副總裁Abhishek Sharma說，專注于為預(yù)先定義的解決方案采購最低價格比過去少得多。
這種做法可能表現(xiàn)在頻繁的變更請求，并且需要專門的專家資源來支付額外的費用，這兩方面都會淡化商業(yè)案例并影響外包的信心。
簽約創(chuàng)新
公司正努力在動態(tài)數(shù)字時代展開競爭，因此它們指望IT服務(wù)提供商提供幫助是很自然的。唯一的問題是，寫一個顛覆的RFP幾乎是不可能的。
珠峰集團(tuán)的IT服務(wù)合伙人Jimit Arora:“客戶抱怨說他們沒有從服務(wù)提 供商那里獲得創(chuàng)意和創(chuàng)新。然而，他們同時希望以傳統(tǒng)的RFP方式(規(guī)定嚴(yán)格，沒有靈活性)來管理這個采購流程。我們的經(jīng)驗表明，在大多數(shù)情況下，真正限制創(chuàng)新的不是服務(wù)提供商而是企業(yè)。”
技術(shù)研究和咨詢公司Information Services Group(ISG)的數(shù)字解決方案合作伙伴Steve Hall說，希望有所不同的客戶必須建立一種鼓勵的環(huán)境和文化。Hall說:“開辦創(chuàng)新論壇。吸引你的業(yè)務(wù)利益相關(guān)者。”
讓供應(yīng)商團(tuán)隊參與進(jìn)來并尊重他們的想法。創(chuàng)新來自為創(chuàng)新創(chuàng)造條件的領(lǐng)導(dǎo)層。你可能無法執(zhí)行所有的想法，但是沒有一個想法能夠抑制供應(yīng)商和客戶團(tuán)隊的創(chuàng)造力。
低估人的作用
很多IT和業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者未能規(guī)劃外包環(huán)境所需的重大改變。因此，他們往往在實現(xiàn)預(yù)期的結(jié)果時會遇到嚴(yán)重的障礙。很多時候，領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為當(dāng)前的組織可以處理新的服務(wù)交付模式，直到他們突然明白他們不能。
ISG的Hall:“不要以為你的員工是管理這些服務(wù)的合適團(tuán)隊。與第三方合作需要重要的關(guān)系技巧--有些人可以學(xué)習(xí)，有些人從來不會這樣做。一個難以取悅的團(tuán)隊成員可能會破壞很多有思想的人的工作。”
畢馬威的共享服務(wù)和外包咨詢(KPMG Shared Services & Outsourcing Advisory)的董事總經(jīng)理Ashul Varma說:IT領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該“積極誠實地溝通，解決特定利益相關(guān)者群體的關(guān)注和需求”。
確保關(guān)鍵員工有一個安全的過渡過程，制定再培訓(xùn)計劃，并根據(jù)需要引進(jìn)新人才是至關(guān)重要的。
對轉(zhuǎn)型不夠重視
從保留的IT組織轉(zhuǎn)移到服務(wù)提供商是外包業(yè)務(wù)中的一個關(guān)鍵點，需要大量的規(guī)劃和監(jiān)督。 Varma表示，忽視轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略的公司可能會遲遲得不到利益或遭到利益損失，利益相關(guān)者失去信心和支持以及業(yè)務(wù)中斷。
外包客戶和提供商應(yīng)該在這樣的情況下開始接觸--對基準(zhǔn)環(huán)境(包括流程、系統(tǒng)、服務(wù)水平、數(shù)量、合同和例外情況)有明確和一致的理解，并明確計劃知識轉(zhuǎn)移過程。Varma認(rèn)為，他們應(yīng)該制定應(yīng)急方案，并減少對重要工作活動的影響，例如公司季度財務(wù)結(jié)算，一開始就有重疊的人員配置。
IT領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)該提前計劃交付周期較長的項目，比如必須建立的技術(shù)，必須獲得的技術(shù)或需要招募的團(tuán)隊成員。最重要的是，他們應(yīng)該建立一個強大的過渡團(tuán)隊或能大事化小的計劃管理辦公室。關(guān)鍵是要“有創(chuàng)意”，Varma說道，“不要因為限制而輕易陷入困境。”
IT領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)該提前計劃交付周期較長的項目，比如必須建立的技術(shù)，必須獲得的技術(shù)或需要招募的團(tuán)隊成員。
通過服務(wù)級別協(xié)議(SLA)進(jìn)行管理
服務(wù)水平協(xié)議詳細(xì)說明了供應(yīng)商對服務(wù)類型和質(zhì)量的期望，并在未滿足要求時提供補救措施仍然是任何IT服務(wù)合同的關(guān)鍵組成部分。盡管經(jīng)過深思熟慮的服務(wù)水平協(xié)議是必要的，但它們不足以確保提供商在外包業(yè)務(wù)中的表現(xiàn)。
ISG的Hall:“這可能是最清醒的，即使在這個話題上他是半開玩笑的--并且親切地同意我以這種方式再次引用--這表明與那些IT行業(yè)外的人談話沒有參考價值，并且他們往往理解起來更加困難。他表示，關(guān)于我們重大的、棘手的技術(shù)債務(wù)問題，我正通知我們的領(lǐng)導(dǎo)層。如果我正在尋找另一份工作，我明天會讓你知道。”
選擇和管理正確的服務(wù)水平是一個關(guān)鍵的過程，一個活躍的過程。這不是一撮而就的”。IT服務(wù)買家必須在合同的整個生命周期中評估并尋找改進(jìn)方法。
Hall說:“雖然可靠的服務(wù)水平是好事，但在敏捷的世界中，提供商和客戶正在轉(zhuǎn)向基于結(jié)果的合同，使用匯總的服務(wù)水平指標(biāo)，以實現(xiàn)更好的外包效果。這需要一個強有力的治理關(guān)系才能運作良好。”
