在日常工作中，眾多的IT項目，難免會出現(xiàn)管理不善的現(xiàn)象，這讓CIO極其的苦惱。 事實上，即使有項目管理軟件，IT項目也往往要比計劃所花費的時間更長，而且成本比預(yù)算要多。盡管沒有兩個項目是完全相同的，但是可能影響并危及項目的失誤往往卻非常相似。在大型而復雜的項目中，好的項目經(jīng)理也可能會在與業(yè)務(wù)同事的爭吵中，或者在需求更改的聲音鋪天蓋地而來時犯錯誤。
最近，多位CIO和IT項目管理的專業(yè)人士，講述了他們所看到的IT項目執(zhí)行的常見錯誤，并提供了避免這些錯誤的建議。
錯誤＃1：不與整個團隊溝通就預(yù)先設(shè)定目標
技術(shù)咨詢公司Nisum的敏捷實踐項目負責人Shami Ahuja表示：“從一開始，CIO就要讓團隊里的所有成員認識到自己的角色、責任和交付成果，因此在項目展開之前，必須召開一次所有相關(guān)人員參加的啟動會議。啟動會議有助于界定和確定相關(guān)的進度預(yù)期，并且最終使團隊更加自力更生并實現(xiàn)自我組織。對于項目來說，也賦予了更高層次的問責制和所有權(quán)。“
錯誤＃2：沒有把大項目合適的分解
“將大型項目分解成一系列的小型項目，把各個小項目安排給合適的團隊負責，以便他們可以成功和自信地去解決每個任務(wù)。”存儲提供商DOCUdavit創(chuàng)始人Sid Soil說。突然接手一個大型項目，容易讓你的團隊感到不知所措。因此，如果條件合適，CIO和整個團隊都必須花點時間了解項目的各個方面，然后將項目分解成一個個小任務(wù)，并將每個任務(wù)分配給團隊，真正做到把項目的每一個環(huán)節(jié)都安排給最適合完成它的成員。
錯誤＃3：沒有明確項目/任務(wù)的優(yōu)先級
數(shù)據(jù)中心服務(wù)提供商Green House Data的首席信息官Cortney Thompson解釋說：“許多IT部門常常在同時向內(nèi)部同事和外部客戶提供多個項目服務(wù)。但是太多次，我看到工作人員都在埋頭處理一個較低優(yōu)先級的項目，而忽略一個應(yīng)該被更重視的項目。”這就是為什么項目經(jīng)理很重要，他能讓團隊成員知道應(yīng)該優(yōu)先考慮哪些任務(wù)以及工作的優(yōu)先級應(yīng)該在什么時候發(fā)生變化。他說：“明確的溝通項目重點可以幫助IT團隊節(jié)省大量麻煩和頭痛。”
錯誤＃4：忘記了項目管理其實也是人事管理
IT獵頭服務(wù)公司Computer Task Group的總經(jīng)理Irfan Kapasi表示：“太多項目經(jīng)理陷入困境，是因為他們重點關(guān)注了與項目相關(guān)的范圍、質(zhì)量、成本和時間表，但忽略了人事上的工作。沒有正確的安排、管理和監(jiān)督團隊成員，可能會導致項目的延誤，影響項目結(jié)果的質(zhì)量并導致成本超支。”為避免這個問題，“CIO必須確保每個人都明白，他們的角色對于項目的成功是至關(guān)重要的，同時安排時間定期的檢查進度也是必須的，”他建議，“這些人事關(guān)系包括贊助商、團隊成員、企業(yè)高管、供應(yīng)商和其他利益相關(guān)者。唯有這樣你才可以確保每個人都對項目擁有相同的期望。
錯誤＃5：沒有定期與團隊成員溝通
Timesheet Mobile公司總裁Bob Drainville說：“雖然沒有人會反駁時常的溝通對項目管理的重要性，但一旦項目在進行中，成員們很容易忘記彼此會面溝通，或向其它利益相關(guān)者們提供項目的更新進度。因此建立定期召開溝通會議的機制，包括誰來參加這些會議，誰需要參與，將有助于保持項目的順利進行。”Drainville還強調(diào)，正確的人數(shù)是非常重要的，因為太多的人會把事情復雜化，大量的時間可能會浪費在一個問題接著一個問題的討論上。
錯誤＃6：沒有把控好項目的范圍蔓延
移動應(yīng)用開發(fā)公司Clearbridge Mobile的產(chǎn)品總監(jiān)Kofi Senaya說：“范圍蔓延在項目管理中是無處不在的，也難以管理，因為這種蔓延是不確定的，也是強加在你身上的。附加的需求和功能可能使資源變得緊張，并影響產(chǎn)品愿景。如果沒有適當?shù)目刂?，他們可以嚴重影響項目的成功。當然，范圍蔓延是可以通過強有力的項目管理和產(chǎn)品所有權(quán)來把控的。”
“當項目需要添加或考慮更改功能時，IT經(jīng)理需要問自己幾個問題，”Senaya說，“新功能的請求是否符合產(chǎn)品愿景？這種更改是否會為最終用戶帶來更多價值？用戶對新的功能是批評還是很高興？ 明確定義產(chǎn)品目標并確定成功因素，有助于確保不符合目標的變更請求和附加功能不會對項目產(chǎn)生威脅。”
錯誤＃7：不使用項目管理工具
廣告優(yōu)化公司MetetizeMore的創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官Kean Graham說：“許多可靠的項目管理工具，能夠通過可視化來幫助展示項目進度。為了幫助保持項目順利進行，使用這些工具來了解項目的進度很重要，以確保其在最后期限內(nèi)完成，也有助于提高效率和發(fā)現(xiàn)問題。”
“另外，項目文件應(yīng)每周更新一次，”項目管理專家和顧問Cerila Gailliard說，“如果有重要的事情出現(xiàn)（例如項目任務(wù)、范圍或期限發(fā)生了變化），項目經(jīng)理應(yīng)該在24小時內(nèi)更新文檔。這將使大家能夠了解到項目的準確信息。
錯誤＃8：項目出現(xiàn)問題時未能善加調(diào)整
每個項目經(jīng)理都知道，有時候盡管你做出了最大的努力，但事情出錯或項目失敗是不可避免的。項目組合管理軟件供應(yīng)商Changepoint首席技術(shù)官Brandon Evans表示：失敗的恐懼有時可能導致項目經(jīng)理徒勞的去嘗試挽救一個注定失敗的項目。
“這就是為什么‘創(chuàng)造透明和真實報告的工具’是必要的，為行政利益相關(guān)者提供項目的實時信息，以便做出及時的決策，”他說，“如果項目具有重要的戰(zhàn)略意義，或者出現(xiàn)問題，業(yè)務(wù)可以通過調(diào)整預(yù)算、資源和交付期望來改變進程，從而保證項目的成功。
