你想最大限度地利用組織在轉(zhuǎn)型計(jì)劃上花費(fèi)的時(shí)間嗎？下面來(lái)看看如何廢除浪費(fèi)時(shí)間的方法，如何簡(jiǎn)化完成工作的方式。
無(wú)論你是在變革組織，還是只想改善協(xié)作，廢除浪費(fèi)時(shí)間的遺留實(shí)踐并簡(jiǎn)化管理項(xiàng)目的方式，這些做法往往都是首要考慮因素。那么，你怎么做才能節(jié)省時(shí)間？有哪些古板的做法需要廢除呢？
我們向技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)者征求了這樣的建議——如何尋求效率，廢除浪費(fèi)時(shí)間的方法并克服壞習(xí)慣。他們就如何消除有礙成功的絆腳石提供了具體的技巧，同時(shí)就如何立即獲得成功提供了很多技巧。
他們的建議包括結(jié)合當(dāng)前的協(xié)作技術(shù)以加強(qiáng)溝通、揭露問(wèn)題并快速?gòu)氖〉捻?xiàng)目和服務(wù)中走出來(lái)。
你想要最大限度地利用組織在轉(zhuǎn)型計(jì)劃上花費(fèi)的時(shí)間嗎？請(qǐng)繼續(xù)往下看以獲取專(zhuān)業(yè)的建議。
對(duì)云進(jìn)行整理
Iboss的首席營(yíng)銷(xiāo)官Jim McNeil表示，云顯然是優(yōu)秀的協(xié)作工具，它使同事可以查看進(jìn)度并快速作出變更。但是，當(dāng)云解決方案無(wú)法協(xié)同工作時(shí)，它也可能會(huì)產(chǎn)生新問(wèn)題并浪費(fèi)時(shí)間。
McNeil說(shuō)：“單點(diǎn)解決方案實(shí)在太多了，這導(dǎo)致組織的應(yīng)用程序散亂，無(wú)法在云解決方案之間共享有價(jià)值的信息。我們要對(duì)影子IT保持謹(jǐn)慎，確保我們啟用的服務(wù)是安全的，同時(shí)實(shí)現(xiàn)我們所需的功能。”
清理電子郵件使用
那些與其說(shuō)是節(jié)約了時(shí)間不如說(shuō)是浪費(fèi)了時(shí)間的技術(shù)又怎么樣？邁克菲（McAfee）云解決方案的高級(jí)副總裁Rajiv Gupta發(fā)現(xiàn)，放棄電子郵件而用其它傳遞消息的形式，這很難做到，但他表示，收件箱耗費(fèi)人們的時(shí)間和注意力。
Gupta說(shuō)：“電子郵件給人們帶來(lái)了壓力，因?yàn)槲覔?dān)心，在瀏覽無(wú)關(guān)緊要的電子郵件時(shí)，我會(huì)錯(cuò)過(guò)很重要的電子郵件，而這些郵件急需我關(guān)注。隨著人工智能的進(jìn)步，諸如此類(lèi)的電子郵件問(wèn)題出現(xiàn)的頻率會(huì)越來(lái)越少，我對(duì)此十分樂(lè)觀。”
Cint的首席信息官Oscar Carlsson表示，這個(gè)問(wèn)題不在于電子郵件本身，而在于低效的電子郵件實(shí)踐，這些實(shí)踐浪費(fèi)了你和同事的時(shí)間。
Carlsson說(shuō)：“如果你讓五位同事對(duì)所有的郵件進(jìn)行抄送，他們不得不打開(kāi)你的電子郵件，處理信息，然后對(duì)是否要采取行動(dòng)做出判斷。而這些電子郵件中有80％到90％的郵件本不該發(fā)給這些同事，這就是說(shuō)，你使組織變得十分低效。你將聯(lián)系人添加到對(duì)話時(shí)，請(qǐng)想好了再添加，并總結(jié)必要的信息或行動(dòng)方案，以免他們不得不瀏覽一個(gè)跨度長(zhǎng)達(dá)五周的電子郵件鏈接才知道自己要干什么。”
避免采用瀑布式實(shí)踐
eMoney的技術(shù)主管兼首席技術(shù)官Nick DiLisi建議說(shuō)，你要盡量減少這樣的流程——其中一個(gè)團(tuán)隊(duì)將任務(wù)交給另一個(gè)團(tuán)隊(duì)，而不是采用更新的方法。
DiLisi說(shuō)：“傳統(tǒng)的瀑布式軟件開(kāi)發(fā)方法已經(jīng)絕跡。技術(shù)團(tuán)隊(duì)要集中精力，盡可能確保流程的開(kāi)發(fā)周期是最短的。技術(shù)變革如此之快，團(tuán)隊(duì)要保持敏捷并適應(yīng)這些變革。”
Sungard AS的首席信息官Chris Fielding也提出了類(lèi)似的觀點(diǎn)。
Fielding說(shuō)：“組織變革（例如轉(zhuǎn)向敏捷方法）是很困難的，因?yàn)檫@需要不懈的努力、時(shí)間，并不斷地得到組織領(lǐng)導(dǎo)的支持。對(duì)于那些逐漸踏上敏捷之路的組織來(lái)說(shuō)，首先要做的事情是把所有瀑布式思維和規(guī)劃工具扔到一邊。”
發(fā)展你的關(guān)系網(wǎng)
DiLisi建議，你可以通過(guò)發(fā)掘同行的經(jīng)驗(yàn)來(lái)發(fā)展專(zhuān)業(yè)的關(guān)系網(wǎng)并將其融入決策中。
DiLisi說(shuō)：“你可以對(duì)想法和問(wèn)題展開(kāi)交流，這非常重要，這樣你就不會(huì)原地踏步。雖然有很多人可能會(huì)認(rèn)為，某些問(wèn)題對(duì)我們自己的組織來(lái)說(shuō)是獨(dú)一無(wú)二的，但與他人交流能即刻提醒我們，所有人都在解決類(lèi)似的問(wèn)題，這甚至有助于你解決問(wèn)題。”
廢除不必要的試點(diǎn)項(xiàng)目
DiLisi認(rèn)為，你可以用這樣的方式來(lái)節(jié)約時(shí)間——避免對(duì)不能直接解決業(yè)務(wù)問(wèn)題的技術(shù)進(jìn)行擴(kuò)建。
DiLisi說(shuō)：“當(dāng)成熟的企業(yè)在云、人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)中使用概念驗(yàn)證（POC）這樣的字眼時(shí)，它們并不是真的需要概念驗(yàn)證。但是，公司仍需了解這些技術(shù)，了解如何將它們應(yīng)用于業(yè)務(wù)需求。技術(shù)正在快速成熟，概念驗(yàn)證之類(lèi)的東西會(huì)產(chǎn)生昂貴的費(fèi)用，而這些費(fèi)用并沒(méi)有提供多少與業(yè)務(wù)息息相關(guān)的價(jià)值。”
快速失敗
Sungard的Fielding表示，致力于采用敏捷或開(kāi)發(fā)運(yùn)維實(shí)踐的公司必須找到一個(gè)可定制的支持工具，以幫助你完成整個(gè)過(guò)程。
她說(shuō)：“因此，了解哪些功能可以為你和領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)提供推動(dòng)變革所需的信息，根據(jù)需要調(diào)整路線以確保發(fā)展不會(huì)停滯，這很重要。確定哪些功能可以增加價(jià)值并快速丟棄那些無(wú)益于增加價(jià)值的功能，這同樣非常重要。沒(méi)有合適的信息，向敏捷過(guò)渡就需要更長(zhǎng)的時(shí)間。”
避免不必要的勞動(dòng)
Neustar的首席信息官Jeff Gill說(shuō)，人們要尋求單一的實(shí)現(xiàn)途徑，從而為企業(yè)和客戶避免重疊的流程。
Gill說(shuō)：“IT團(tuán)隊(duì)對(duì)新想法和戰(zhàn)略目標(biāo)的攝入流程要有明確的定義，這很重要。一旦目標(biāo)確定，明確無(wú)誤地安排優(yōu)先事項(xiàng)并創(chuàng)建明確的IT項(xiàng)目，這使技術(shù)團(tuán)隊(duì)能夠了解自己要完成的工作。團(tuán)隊(duì)可以更加努力地集中精力實(shí)施與預(yù)定的進(jìn)度表、工作范圍和預(yù)算方一致的重大事項(xiàng)。最終，在技術(shù)團(tuán)隊(duì)避免不必要的勞動(dòng)時(shí)，節(jié)省下來(lái)的時(shí)間就會(huì)發(fā)揮作用。”
揭露問(wèn)題，然后讓團(tuán)隊(duì)做決定
Neustar的Gill強(qiáng)調(diào)，工作組之間要進(jìn)行坦率的溝通，闡明高效的項(xiàng)目隊(duì)列（project queue）并維護(hù)儀表盤(pán)，使項(xiàng)目能順利進(jìn)行。
Gill說(shuō)：“對(duì)我而言，與其說(shuō)這和技術(shù)有關(guān)，不如說(shuō)這和工作習(xí)慣有關(guān)。IT專(zhuān)業(yè)人員往往都是受過(guò)良好教育，能解決問(wèn)題的人。我發(fā)現(xiàn)，專(zhuān)注于揭露問(wèn)題并幫助團(tuán)隊(duì)選擇首先要解決的問(wèn)題，而不是僅僅專(zhuān)注于節(jié)省時(shí)間，這種做法更高效。大多數(shù)情況下，技術(shù)團(tuán)隊(duì)會(huì)自行選擇工具和技術(shù)來(lái)解決與時(shí)間有關(guān)的問(wèn)題。”
不要參加站立會(huì)議
EasyVista的首席營(yíng)銷(xiāo)官兼高級(jí)副總裁John Prestridge對(duì)站立會(huì)議并不贊賞，他認(rèn)為，要讓事情變得更簡(jiǎn)單，首先要摒棄站立會(huì)議。
Prestridge說(shuō)：“這些會(huì)議使人們關(guān)注狀態(tài)報(bào)告，而不是實(shí)時(shí)協(xié)作和解決問(wèn)題。開(kāi)會(huì)就是要解決問(wèn)題，開(kāi)會(huì)時(shí)間不能太長(zhǎng)，只要能達(dá)到所需的結(jié)果就可以了。”
采用合適的生產(chǎn)力軟件
Prestridge和這里提到的其他人一樣，他不喜歡用電子郵件來(lái)完成任務(wù)，他發(fā)現(xiàn)，電子郵件的效果往往適得其反，并且使人注意力渙散。相反，他更喜歡專(zhuān)為協(xié)作而設(shè)計(jì)的工具。
Prestridge說(shuō)：“Slack對(duì)于基于關(guān)鍵項(xiàng)目的異步協(xié)作非常有幫助，它還支持更敏捷的工作方法，這個(gè)方法能加快項(xiàng)目進(jìn)度。它可以幫你快速切換到項(xiàng)目并查看對(duì)話框和相關(guān)文檔。Trello則有助于確定項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)和可見(jiàn)性。當(dāng)著你的面確保合適的優(yōu)先級(jí)，這是它的強(qiáng)項(xiàng)。”
拋棄沒(méi)用的東西
我們的專(zhuān)家中有很多人說(shuō)，“我們一貫的做事方式”是一個(gè)危險(xiǎn)信號(hào)，這個(gè)信號(hào)往往掩蓋了效率低下或過(guò)時(shí)的做法。
Synopsys Software Integrity Group的技術(shù)傳播師Tim Mackey說(shuō)：“新技術(shù)必須產(chǎn)生新效率，新效率必然對(duì)舊思維發(fā)難。例如，當(dāng)最佳實(shí)踐應(yīng)用于容器化或無(wú)服務(wù)器的應(yīng)用程序時(shí)，就如何為遺留的應(yīng)用程序打補(bǔ)丁而言，效仿最佳實(shí)踐實(shí)際上是有風(fēng)險(xiǎn)的。”
別抱殘守缺
同樣，iboss的McNeil表示，確認(rèn)偏誤（confirmation bias）可能會(huì)阻止數(shù)字化轉(zhuǎn)型。每當(dāng)有高管被曾經(jīng)做過(guò)的事情難住時(shí)，McNeil常常感到驚訝。
McNeil說(shuō)：“你無(wú)法用舊思維解決新問(wèn)題。你要專(zhuān)注于預(yù)期的結(jié)果，然后從結(jié)果那里追本溯源。你要的答案其實(shí)就在你提出的問(wèn)題里。組織常常壓制打破砂鍋問(wèn)到底的人，其實(shí)它們應(yīng)該鼓勵(lì)才對(duì)。”
與法律工作者搞好關(guān)系
最后，Mackey說(shuō)，你會(huì)遇到這樣的情況，即你需要公司的法律代表來(lái)提建議。為了加快進(jìn)度，請(qǐng)與他們搞好關(guān)系，以備不時(shí)之需。
Mackey說(shuō)：“從統(tǒng)計(jì)的角度來(lái)說(shuō)，事情（例如IT治理問(wèn)題）免不了在某些時(shí)候出錯(cuò)，如果你一開(kāi)始就有法律團(tuán)隊(duì)助陣，這有助于你更順利地解決問(wèn)題，同時(shí)避免沖突。順便說(shuō)一句，這與了解風(fēng)險(xiǎn)如何在組織內(nèi)蔓延密切相關(guān)。”
注意功能蠕變
Mackey說(shuō)，延誤是因此造成的——看似節(jié)省時(shí)間實(shí)則不適用于貴組織的技術(shù)，這樣的技術(shù)使支出得不到控制，還浪費(fèi)時(shí)間。
他爭(zhēng)辯說(shuō)：“衡量成功并讓團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目和項(xiàng)目范圍負(fù)責(zé)。我們都發(fā)現(xiàn)了，預(yù)算龐大的IT項(xiàng)目在范圍和預(yù)算上不斷蠕變，因此不能如期啟動(dòng)。而成功的項(xiàng)目往往從小處著手，然后證明自身的實(shí)力，同時(shí)了解行業(yè)最佳實(shí)踐如何在組織的治理規(guī)則中運(yùn)作。換句話說(shuō)，解決問(wèn)題的方法不止一種，有時(shí)，與組織的一貫作風(fēng)作斗爭(zhēng)不見(jiàn)得有成效。”
熬過(guò)第一代技術(shù)
Sungard的Fielding表示，對(duì)存在隱患且造成效率下降的第一版技術(shù)持謹(jǐn)慎態(tài)度，以及在技術(shù)被一家全新的公司收購(gòu)后與該公司打交道，這不失為明智之舉。
她說(shuō)：“支持組織變革的新技術(shù)是否值得冒風(fēng)險(xiǎn)一試？何時(shí)等待下一代技術(shù)更好？對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行評(píng)估是很重要的。支持組織變革的新技術(shù)并非沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)。我見(jiàn)過(guò)一些新的規(guī)劃工具和存儲(chǔ)解決方案，這些技術(shù)可以簡(jiǎn)化總體擁有成本，但后來(lái)它們要么被收購(gòu)，要么被其它技術(shù)取代。”
控制多任務(wù)處理
Prestridge說(shuō)，當(dāng)員工擁有管理時(shí)間和輕松確定項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)所需的工具時(shí)，他們的工作效率會(huì)更高。他還建議，人們要找到使團(tuán)隊(duì)能完成任務(wù)的方法。
Prestridge說(shuō)：“Slack和Microsoft Teams等協(xié)作軟件的好處就在于，你可以隨時(shí)向團(tuán)隊(duì)通報(bào)最新情況，或者向團(tuán)隊(duì)尋求幫助以解決你遇到的問(wèn)題，并且可以為你節(jié)省苦苦尋找合適人選的時(shí)間。但協(xié)作軟件也有不利的一面，這也是打斷工作并迫使你無(wú)法進(jìn)行對(duì)更復(fù)雜的任務(wù)來(lái)說(shuō)必不可少的深度思考。對(duì)IT程序員來(lái)說(shuō)，這可能是毀滅性的，因?yàn)槟阋芯Σ?chuàng)建解決復(fù)雜問(wèn)題的流程，并且你由于工作被打斷而只能干低層次的活兒。我認(rèn)為這和行為準(zhǔn)則有關(guān)——如何在詢問(wèn)端和接收端同時(shí)使用這些工具，使其發(fā)揮最大成效。畢竟，你希望減少多任務(wù)處理，以加強(qiáng)深度思考并提高工作質(zhì)量。”
