釘釘、企業(yè)微信、云之家等移動辦公平臺如何運(yùn)用到政府管理探索

安靜逃離
政務(wù)辦公移動化手段可作為推進(jìn)信息化與內(nèi)部辦公深度融合的橋梁,用移動化手段打通傳統(tǒng)政務(wù)辦公的痛點(diǎn)環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公的“零跑腿”,實(shí)現(xiàn)非紙質(zhì)留痕要求的工作通過信息化手段全面留痕,有效做到工作效率的無感知提升,工作記錄的無感知留痕。

政務(wù)辦公的高效運(yùn)轉(zhuǎn)深入影響著基層政府各項(xiàng)工作的有效落實(shí),特別是今年以來,要求各單位要全面推進(jìn)機(jī)關(guān)建設(shè)和管理的科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化。要使機(jī)關(guān)工作更加科學(xué)高效、更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)、更加方便群眾、更加方便機(jī)關(guān)辦事效率的提高。但對于基層政府而言,工作強(qiáng)度大、節(jié)奏快、要求高,如何將機(jī)關(guān)工作的高標(biāo)準(zhǔn)與快節(jié)奏這對看似矛盾的命題進(jìn)行有效銜接則困難重重。

機(jī)關(guān)工作科學(xué)高效、規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)幕A(chǔ)是依靠更加完善的行政規(guī)定,更加詳實(shí)的審批流程,更加標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)規(guī)范等行政手段進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。但規(guī)定的完善,審批流程的詳實(shí)不可避免的存在過程的復(fù)雜,中間環(huán)節(jié)的增多,產(chǎn)生工作人員學(xué)習(xí)時(shí)間增加,掌握難度加大,緊急工作應(yīng)對時(shí)效降低,痕跡存儲成本上升等問題。在日常工作中,部分工作人員因這些伴隨出現(xiàn)的問題對工作的高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求有著或多或少的抱怨,認(rèn)為這造成了工作效率的降低。造成矛盾的非主觀原因我認(rèn)為是工作標(biāo)準(zhǔn)的提高與信息流轉(zhuǎn)速度間出現(xiàn)了失衡(例:工作標(biāo)準(zhǔn)/信息流轉(zhuǎn)速度=平衡),在工作標(biāo)準(zhǔn)提高的同時(shí),有效提高信息流轉(zhuǎn)速度,才能持續(xù)保持工作標(biāo)準(zhǔn)與效率實(shí)現(xiàn)的動態(tài)平衡。

信息流轉(zhuǎn)速度則可通過信息化手段進(jìn)行提高,特別是利用移動政務(wù)信息化手段輔助實(shí)現(xiàn)政務(wù)辦公的規(guī)范化、便捷化、信息化、移動化、痕跡化,將技術(shù)手段作為高標(biāo)準(zhǔn)與快節(jié)奏之間的紐帶,規(guī)避工作流程中出現(xiàn)的特殊情況,從而更好的實(shí)現(xiàn)基層政府政務(wù)辦公移動化。

在基層政府日常工作中內(nèi)部辦公的經(jīng)常性痛點(diǎn)為信息溝通不暢,信息報(bào)送成本及痕跡留存成本較高,基層政府工作人員,特別是內(nèi)勤人員的大量精力耗費(fèi)在找人、通知、詢問上;為了做好機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公的流程化運(yùn)行,基層政府工作人員使用大量的紙張進(jìn)行打印,造成打印耗材成本逐年上升;同時(shí)隨著當(dāng)前形勢的發(fā)展,基層政府機(jī)關(guān)辦公痕跡化的要求越加嚴(yán)格,2018年9月,人民日報(bào)發(fā)表評論文章,怒批“凡事要求工作留痕也是形式主義”,我認(rèn)為工作留痕是有必要的,問題出現(xiàn)在留痕的主觀動機(jī)及留痕的成本上,對于留痕的成本來說,傳統(tǒng)的紙質(zhì)留存在造成工作量增加的同時(shí)也造成資料存儲的無系統(tǒng),難整理,占用了基層政府工作人員開展本職工作的大量時(shí)間精力,也容易使工作人員產(chǎn)生疲勞情緒。

政務(wù)辦公移動化手段可作為推進(jìn)信息化與內(nèi)部辦公深度融合的橋梁,用移動化手段打通傳統(tǒng)政務(wù)辦公的痛點(diǎn)環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公的“零跑腿”,實(shí)現(xiàn)非紙質(zhì)留痕要求的工作通過信息化手段全面留痕,有效做到工作效率的無感知提升,工作記錄的無感知留痕。

基層政府機(jī)關(guān)日常工作領(lǐng)域眾多,各項(xiàng)工作存在著審批、通知、留痕等基本屬性,選取工作屬性間互有交叉,具有一定的代表性的接收會議通知、蓋章管理、休假管理等日常工作進(jìn)行綜合分析,探索利用政務(wù)移動辦公后提高工作效率的可能。

收文管理+用車管理(包含審批、通知、留痕等屬性);

傳統(tǒng)流程模式(正常流程完成時(shí)間20分鐘):

1. 收文人員→查看通知→打印通知→送領(lǐng)導(dǎo)閱→主要領(lǐng)導(dǎo)參會;

2. 填寫公車申請審批→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→公車管理人員→告知司機(jī)→送達(dá)會議地點(diǎn)。

痛點(diǎn)情況:

1. 領(lǐng)導(dǎo)外出導(dǎo)致收文人員通知無法送達(dá);

2. 用車部門主管領(lǐng)導(dǎo)外出導(dǎo)致申請表無法簽字;

3. 公車管理人員請假導(dǎo)致收文人員無法送達(dá)申請表;

4. 收文人員重復(fù)多次聯(lián)系最后領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)批。

移動辦公模式(流程完成時(shí)間5分鐘):

1. 收文人員→查看通知→附件上傳移動平臺→發(fā)送領(lǐng)導(dǎo)并自動短信提醒→領(lǐng)導(dǎo)手機(jī)接收信息;

2. 收文人員→移動平臺提交公車使用審批→主管領(lǐng)導(dǎo)手機(jī)或電腦審批→公車管理員手機(jī)接收批準(zhǔn)單→安排司機(jī)→送達(dá)會議地點(diǎn)。

3. 用車審批單電子化存儲。

4. 會議時(shí)間發(fā)送達(dá)領(lǐng)導(dǎo)手機(jī)日程提醒。

蓋章管理:

傳統(tǒng)流程模式:

1. 內(nèi)勤→填寫用章登記表→主管領(lǐng)導(dǎo)簽字→到辦公室蓋章;

2. 用章登記表存儲。

痛點(diǎn)情況:

1. 遇急需蓋章,主管領(lǐng)導(dǎo)外出無法簽字;

2. 用章登記表易缺頁。

3. 領(lǐng)導(dǎo)電話同意蓋章,補(bǔ)簽字。

移動辦公模式:

1. 內(nèi)勤→移動平臺填寫用章申請→主管領(lǐng)導(dǎo)移動審批→抄送辦公室→完成蓋章;

2. 用章審批單、蓋章原件照片自動存儲。

休假管理:休假審批

傳統(tǒng)流程模式:

1. 人事科→根據(jù)人員工作年限制作每人可休假日期單并蓋章→發(fā)達(dá)每位工作人員;

2. 工作人員→填寫休假審批單(附人事科發(fā)的休假單)→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→月度集中報(bào)送人事科;

3. 人事科→匯總休假情況→減扣每人可休假日期。

痛點(diǎn)情況:

1. 人事科計(jì)算每名工作人員的可休假日期,為每名工作人員打印可休假時(shí)間單耗費(fèi)大量精力。且人員休假后計(jì)算可休假時(shí)間扣減極為繁瑣。

2. 休假審批領(lǐng)導(dǎo)外出無法簽字。

移動辦公模式:

1. 人事科→錄入每名工作人員初始工作時(shí)間→設(shè)置休假計(jì)算公式→系統(tǒng)自動計(jì)算可休假日期→每名工作人員自行查看可休假日期。

2. 工作人員→手機(jī)或pc填寫休假申請單→領(lǐng)導(dǎo)審批同意→抄送人事科備案→系統(tǒng)自動扣減可休假日期。

機(jī)關(guān)政務(wù)除日常性工作外,還包括召開會議、審批、專項(xiàng)活動等大量工作內(nèi)容。產(chǎn)生的政務(wù)辦公信息則涉及機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)信息、機(jī)關(guān)工作人員個(gè)人信息、業(yè)務(wù)表單等信息,因此移動政務(wù)辦公系統(tǒng)的選取要從系統(tǒng)安全性、系統(tǒng)靈活性、系統(tǒng)投入節(jié)約性、系統(tǒng)更新性、系統(tǒng)運(yùn)維效率等方面進(jìn)行綜合考量。

如何利用新技術(shù)提高工作效率,選取哪種信息化手段試點(diǎn)先行,要結(jié)合工作實(shí)際,尋找工作痛點(diǎn)并加以綜合分析,以切實(shí)解決問題為第一準(zhǔn)繩,避免出現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)不落地,系統(tǒng)使用不效率,系統(tǒng)投入不實(shí)際,工作開展不便利的情況出現(xiàn)。因此要?jiǎng)?chuàng)新系統(tǒng)建設(shè)新思路,打破傳統(tǒng)固化的系統(tǒng)建設(shè)模式,探索利用社會化產(chǎn)品,優(yōu)質(zhì)化平臺,提高投入產(chǎn)出比,以最少的投入,最快的速度實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)政務(wù)辦公信息化的目標(biāo)。

政務(wù)移動信息化問題剖析

政務(wù)信息化現(xiàn)已經(jīng)進(jìn)入移動化階段,依托手機(jī)移動端解決政務(wù)信息流轉(zhuǎn)是最完美的政務(wù)信息化解決方案。目前基層政府各領(lǐng)域已經(jīng)使用多個(gè)平臺開展政務(wù)業(yè)務(wù),包括全響應(yīng)移動終端、河長制app、區(qū)政府OA移動平臺等等,結(jié)合現(xiàn)有已使用的移動端app案例分析,以上平臺均存在系統(tǒng)設(shè)置邏輯不合理、系統(tǒng)使用難上手、系統(tǒng)可擴(kuò)展性不強(qiáng)等諸多問題,剖析原因我認(rèn)為存在以下需要突破的固化思維。

1.政務(wù)網(wǎng)固化思維:目前所有使用的政府APP均依托區(qū)政務(wù)外網(wǎng)建設(shè),導(dǎo)致政府工作人員使用政務(wù)APP必須使用可以連接政務(wù)外網(wǎng)的專有vpn手機(jī),除造成購買專用手機(jī)成本支出外,購買專有vpn手機(jī)也難以涵蓋所有承擔(dān)基層政府工作任務(wù)的工作人員,比如所有社區(qū)的社工、臨時(shí)工等人員,同時(shí)對于出現(xiàn)的人員變動、人員新增等情況,也難以及時(shí)收回及新增vpn手機(jī)。

2.傳統(tǒng)建設(shè)思維:政務(wù)移動信息化系統(tǒng)的建設(shè)基本采取的是單獨(dú)開發(fā)的形式,但隨著多年來的系統(tǒng)開發(fā)及使用實(shí)踐,此種方式存在諸多弊端。

(1)建設(shè)成本高:目前一套成熟的標(biāo)準(zhǔn)工作流產(chǎn)品(OA系統(tǒng))建設(shè)成本普遍在40萬以上,若存在定制業(yè)務(wù)則系統(tǒng)開發(fā)成本更高。

(2)時(shí)間周期長:系統(tǒng)建設(shè)需經(jīng)過系統(tǒng)需求調(diào)研-系統(tǒng)開發(fā)-系統(tǒng)部署-系統(tǒng)測試-系統(tǒng)上線等諸多環(huán)節(jié),往往在系統(tǒng)建設(shè)的需求調(diào)研階段,很難實(shí)現(xiàn)完整的需求梳理,通常會出現(xiàn)邊建設(shè)邊修改的情況,從而拉長系統(tǒng)建設(shè)周期。系統(tǒng)建設(shè)周期普遍在8至10個(gè)月。

(3)運(yùn)維費(fèi)用貴:按照市經(jīng)信委及財(cái)政的要求,系統(tǒng)每年運(yùn)維費(fèi)用不超過系統(tǒng)建設(shè)費(fèi)用10%,以一套系統(tǒng)50萬的建設(shè)費(fèi)用計(jì)算,一年的運(yùn)維費(fèi)用為5萬元,但目前各公司人力資源成本上升,5萬的運(yùn)維費(fèi)一般難易滿足系統(tǒng)完整運(yùn)維的標(biāo)準(zhǔn),造成運(yùn)維效果不理想,運(yùn)維能力降低。

(4)靈活調(diào)整難:系統(tǒng)建設(shè)完成后基本屬于各項(xiàng)功能的固定狀態(tài),按照現(xiàn)有的方式系統(tǒng)很難對新提出的需求或系統(tǒng)的不足進(jìn)行調(diào)整,只能通過未來采取二期建設(shè)的方式進(jìn)行完善。

(5)安全難達(dá)標(biāo):按照市、區(qū)要求,目前建設(shè)信息化系統(tǒng)均需按照信息安全等級保護(hù)的要求進(jìn)行建設(shè),普遍業(yè)務(wù)系統(tǒng)均需滿足二級等級保護(hù)以上的標(biāo)準(zhǔn)等級,僅安全等級達(dá)標(biāo)測評費(fèi)用就需要9萬,但二級的等級保護(hù)水平也僅僅是入門標(biāo)準(zhǔn),難以達(dá)到信息安全的最高保障。

單次投入思維:現(xiàn)有移動政務(wù)平臺建設(shè),注重的是單次投入,很難有專業(yè)隊(duì)伍,持續(xù)的資金對系統(tǒng)進(jìn)行不間斷的功能完善,造成APP的功能優(yōu)化更新緩慢,導(dǎo)致使用者粘手度不足,僅受制于行政命令進(jìn)行被動式使用,造成使用積極性不高。

探索新模式分析

在大眾創(chuàng)業(yè),萬眾創(chuàng)新的新形勢新要求下,我認(rèn)為政府在信息化系統(tǒng)建設(shè)上也可以探索創(chuàng)新建設(shè)形式,打破固有思維,充分利用社會化資源平臺,探索依托互聯(lián)網(wǎng)的機(jī)關(guān)政務(wù)辦公信息化系統(tǒng)建設(shè)工作。

目前市場上主流的協(xié)同平臺均提供成熟的OA辦公模塊化搭建能力,無需系統(tǒng)開發(fā)費(fèi)用,無需開發(fā)商搭建,機(jī)關(guān)工作人員通過簡單的自學(xué)即可自行搭建,成熟的產(chǎn)品包括阿里巴巴-釘釘平臺,騰訊-企業(yè)微信,金蝶集團(tuán)-云之家等。幾種產(chǎn)品大同小異,但經(jīng)過細(xì)節(jié)分析,我認(rèn)為阿里巴巴的釘釘產(chǎn)品更能滿足機(jī)關(guān)信息化移動辦公的使用需要,更加靈活的定制機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)。下面以阿里巴巴公司產(chǎn)品為藍(lán)本進(jìn)行分析。

(1) 移動辦公能力

機(jī)關(guān)政務(wù)辦公移動化的核心為通知,審批,匯報(bào),考勤等涵蓋了機(jī)關(guān)日常辦公所能用到的大部分功能類型。目前釘釘平臺提供以上基礎(chǔ)功能的免費(fèi)試用。

(2) 提醒告知能力

移動政務(wù)辦公的另一項(xiàng)重點(diǎn)需求是通過有效手段告知對方及時(shí)查看信息,進(jìn)行遠(yuǎn)程的信息獲取及信息反饋。釘釘平臺按照用戶使用活躍度自動匹配短信提醒、電話提醒條數(shù),對于政府單位認(rèn)證后即為最高級別的VIP用戶。

(3) 信息安全能力

利用移動端開展政務(wù)辦公,對政務(wù)信息的安全存儲要求尤為嚴(yán)格,釘釘平臺是國內(nèi)首家通過SOC2隱私性原則審計(jì),安全性,保密性和隱私性三項(xiàng)原則審計(jì)的平臺;ISO27001:2013,27018:2014,安全認(rèn)證體系的企業(yè)級應(yīng)用產(chǎn)品;通過由公安部監(jiān)制,由屬地公安機(jī)關(guān)認(rèn)可并頒發(fā)的國家級信息系統(tǒng)等級認(rèn)證。

(4) 定制化能力

釘釘免費(fèi)提供的功能多為單體性功能,若實(shí)現(xiàn)單體審批與其他功能的對接,實(shí)現(xiàn)全過程的信息化流轉(zhuǎn)則需要進(jìn)行定制化開發(fā)。釘釘推薦了優(yōu)秀的部署服務(wù)商,對于定制化開發(fā)收取的為靈活定制部署費(fèi)用,省去了傳統(tǒng)系統(tǒng)開發(fā)的平臺成本,開發(fā)費(fèi)用大大降低。

(5) 持續(xù)更新能力

移動平臺的更新能力尤為重要,就像手機(jī)的操作系統(tǒng)經(jīng)常性更新一樣,移動平臺所帶來的新功能、新技術(shù)也需要保持平臺的持續(xù)行更新,阿里巴巴每年投入數(shù)以億記的資金對平臺進(jìn)行更新,足以確保平臺能更為用戶帶來更好的系統(tǒng)體驗(yàn)。

移動辦公帶來的挑戰(zhàn)

政務(wù)辦公移動化在帶來便捷、高效的信息流轉(zhuǎn)速度的同時(shí),也必然帶來工作的標(biāo)準(zhǔn)化,不可修改化,靈活性降低等特點(diǎn),例如:審批單無法后補(bǔ),時(shí)間不能修改等。這對于機(jī)關(guān)工作人員的辦公標(biāo)準(zhǔn)化意識帶來一定挑戰(zhàn)。

因目前移動端平臺的電子簽章技術(shù)不成熟,審批單的法律效率是否能被認(rèn)可,對于上級單位的檢查對于導(dǎo)出的審批情況匯總表是否具有效力存在不確定性。因此如果開展政務(wù)辦公移動化工作的推進(jìn),涉及資金的業(yè)務(wù)暫不利用政務(wù)移動辦公的手段進(jìn)行優(yōu)化。

最新技術(shù)的政務(wù)辦公移動平臺均可實(shí)現(xiàn)自行搭建,對于機(jī)關(guān)工作人員的技術(shù)搭建能力帶來挑戰(zhàn),整體的搭建過程至少需要2人共同開展,從而為平臺功能搭建,后臺系統(tǒng)的維護(hù)做好延續(xù)性準(zhǔn)備。

THEEND

最新評論(評論僅代表用戶觀點(diǎn))

更多
暫無評論