政務(wù)辦公的高效運(yùn)轉(zhuǎn)深入影響著基層政府各項(xiàng)工作的有效落實(shí)，特別是今年以來，要求各單位要全面推進(jìn)機(jī)關(guān)建設(shè)和管理的科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化。要使機(jī)關(guān)工作更加科學(xué)高效、更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)、更加方便群眾、更加方便機(jī)關(guān)辦事效率的提高。但對于基層政府而言，工作強(qiáng)度大、節(jié)奏快、要求高，如何將機(jī)關(guān)工作的高標(biāo)準(zhǔn)與快節(jié)奏這對看似矛盾的命題進(jìn)行有效銜接則困難重重。
機(jī)關(guān)工作科學(xué)高效、規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)幕A(chǔ)是依靠更加完善的行政規(guī)定，更加詳實(shí)的審批流程，更加標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)規(guī)范等行政手段進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。但規(guī)定的完善，審批流程的詳實(shí)不可避免的存在過程的復(fù)雜，中間環(huán)節(jié)的增多，產(chǎn)生工作人員學(xué)習(xí)時(shí)間增加，掌握難度加大，緊急工作應(yīng)對時(shí)效降低，痕跡存儲成本上升等問題。在日常工作中，部分工作人員因這些伴隨出現(xiàn)的問題對工作的高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求有著或多或少的抱怨，認(rèn)為這造成了工作效率的降低。造成矛盾的非主觀原因我認(rèn)為是工作標(biāo)準(zhǔn)的提高與信息流轉(zhuǎn)速度間出現(xiàn)了失衡（例：工作標(biāo)準(zhǔn)/信息流轉(zhuǎn)速度=平衡），在工作標(biāo)準(zhǔn)提高的同時(shí)，有效提高信息流轉(zhuǎn)速度，才能持續(xù)保持工作標(biāo)準(zhǔn)與效率實(shí)現(xiàn)的動態(tài)平衡。
信息流轉(zhuǎn)速度則可通過信息化手段進(jìn)行提高，特別是利用移動政務(wù)信息化手段輔助實(shí)現(xiàn)政務(wù)辦公的規(guī)范化、便捷化、信息化、移動化、痕跡化，將技術(shù)手段作為高標(biāo)準(zhǔn)與快節(jié)奏之間的紐帶，規(guī)避工作流程中出現(xiàn)的特殊情況，從而更好的實(shí)現(xiàn)基層政府政務(wù)辦公移動化。
在基層政府日常工作中內(nèi)部辦公的經(jīng)常性痛點(diǎn)為信息溝通不暢，信息報(bào)送成本及痕跡留存成本較高，基層政府工作人員，特別是內(nèi)勤人員的大量精力耗費(fèi)在找人、通知、詢問上；為了做好機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公的流程化運(yùn)行，基層政府工作人員使用大量的紙張進(jìn)行打印，造成打印耗材成本逐年上升；同時(shí)隨著當(dāng)前形勢的發(fā)展，基層政府機(jī)關(guān)辦公痕跡化的要求越加嚴(yán)格，2018年9月，人民日報(bào)發(fā)表評論文章，怒批“凡事要求工作留痕也是形式主義”，我認(rèn)為工作留痕是有必要的，問題出現(xiàn)在留痕的主觀動機(jī)及留痕的成本上，對于留痕的成本來說，傳統(tǒng)的紙質(zhì)留存在造成工作量增加的同時(shí)也造成資料存儲的無系統(tǒng)，難整理,占用了基層政府工作人員開展本職工作的大量時(shí)間精力，也容易使工作人員產(chǎn)生疲勞情緒。
政務(wù)辦公移動化手段可作為推進(jìn)信息化與內(nèi)部辦公深度融合的橋梁，用移動化手段打通傳統(tǒng)政務(wù)辦公的痛點(diǎn)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公的“零跑腿”，實(shí)現(xiàn)非紙質(zhì)留痕要求的工作通過信息化手段全面留痕，有效做到工作效率的無感知提升，工作記錄的無感知留痕。
基層政府機(jī)關(guān)日常工作領(lǐng)域眾多，各項(xiàng)工作存在著審批、通知、留痕等基本屬性，選取工作屬性間互有交叉，具有一定的代表性的接收會議通知、蓋章管理、休假管理等日常工作進(jìn)行綜合分析，探索利用政務(wù)移動辦公后提高工作效率的可能。
收文管理+用車管理（包含審批、通知、留痕等屬性）；
傳統(tǒng)流程模式（正常流程完成時(shí)間20分鐘）：
1. 收文人員→查看通知→打印通知→送領(lǐng)導(dǎo)閱→主要領(lǐng)導(dǎo)參會；
2. 填寫公車申請審批→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→公車管理人員→告知司機(jī)→送達(dá)會議地點(diǎn)。
痛點(diǎn)情況：
1. 領(lǐng)導(dǎo)外出導(dǎo)致收文人員通知無法送達(dá)；
2. 用車部門主管領(lǐng)導(dǎo)外出導(dǎo)致申請表無法簽字；
3. 公車管理人員請假導(dǎo)致收文人員無法送達(dá)申請表；
4. 收文人員重復(fù)多次聯(lián)系最后領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)批。
移動辦公模式（流程完成時(shí)間5分鐘）：
1. 收文人員→查看通知→附件上傳移動平臺→發(fā)送領(lǐng)導(dǎo)并自動短信提醒→領(lǐng)導(dǎo)手機(jī)接收信息；
2. 收文人員→移動平臺提交公車使用審批→主管領(lǐng)導(dǎo)手機(jī)或電腦審批→公車管理員手機(jī)接收批準(zhǔn)單→安排司機(jī)→送達(dá)會議地點(diǎn)。
3. 用車審批單電子化存儲。
4. 會議時(shí)間發(fā)送達(dá)領(lǐng)導(dǎo)手機(jī)日程提醒。
蓋章管理：
傳統(tǒng)流程模式：
1. 內(nèi)勤→填寫用章登記表→主管領(lǐng)導(dǎo)簽字→到辦公室蓋章；
2. 用章登記表存儲。
痛點(diǎn)情況：
1. 遇急需蓋章，主管領(lǐng)導(dǎo)外出無法簽字；
2. 用章登記表易缺頁。
3. 領(lǐng)導(dǎo)電話同意蓋章，補(bǔ)簽字。
移動辦公模式：
1. 內(nèi)勤→移動平臺填寫用章申請→主管領(lǐng)導(dǎo)移動審批→抄送辦公室→完成蓋章；
2. 用章審批單、蓋章原件照片自動存儲。
休假管理：休假審批
傳統(tǒng)流程模式：
1. 人事科→根據(jù)人員工作年限制作每人可休假日期單并蓋章→發(fā)達(dá)每位工作人員；
2. 工作人員→填寫休假審批單（附人事科發(fā)的休假單）→主管領(lǐng)導(dǎo)審批→月度集中報(bào)送人事科；
3. 人事科→匯總休假情況→減扣每人可休假日期。
痛點(diǎn)情況：
1. 人事科計(jì)算每名工作人員的可休假日期，為每名工作人員打印可休假時(shí)間單耗費(fèi)大量精力。且人員休假后計(jì)算可休假時(shí)間扣減極為繁瑣。
2. 休假審批領(lǐng)導(dǎo)外出無法簽字。
移動辦公模式：
1. 人事科→錄入每名工作人員初始工作時(shí)間→設(shè)置休假計(jì)算公式→系統(tǒng)自動計(jì)算可休假日期→每名工作人員自行查看可休假日期。
2. 工作人員→手機(jī)或pc填寫休假申請單→領(lǐng)導(dǎo)審批同意→抄送人事科備案→系統(tǒng)自動扣減可休假日期。
機(jī)關(guān)政務(wù)除日常性工作外，還包括召開會議、審批、專項(xiàng)活動等大量工作內(nèi)容。產(chǎn)生的政務(wù)辦公信息則涉及機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)信息、機(jī)關(guān)工作人員個(gè)人信息、業(yè)務(wù)表單等信息，因此移動政務(wù)辦公系統(tǒng)的選取要從系統(tǒng)安全性、系統(tǒng)靈活性、系統(tǒng)投入節(jié)約性、系統(tǒng)更新性、系統(tǒng)運(yùn)維效率等方面進(jìn)行綜合考量。
如何利用新技術(shù)提高工作效率，選取哪種信息化手段試點(diǎn)先行，要結(jié)合工作實(shí)際，尋找工作痛點(diǎn)并加以綜合分析，以切實(shí)解決問題為第一準(zhǔn)繩，避免出現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)不落地，系統(tǒng)使用不效率，系統(tǒng)投入不實(shí)際，工作開展不便利的情況出現(xiàn)。因此要?jiǎng)?chuàng)新系統(tǒng)建設(shè)新思路，打破傳統(tǒng)固化的系統(tǒng)建設(shè)模式，探索利用社會化產(chǎn)品，優(yōu)質(zhì)化平臺，提高投入產(chǎn)出比，以最少的投入，最快的速度實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)政務(wù)辦公信息化的目標(biāo)。
政務(wù)移動信息化問題剖析
政務(wù)信息化現(xiàn)已經(jīng)進(jìn)入移動化階段，依托手機(jī)移動端解決政務(wù)信息流轉(zhuǎn)是最完美的政務(wù)信息化解決方案。目前基層政府各領(lǐng)域已經(jīng)使用多個(gè)平臺開展政務(wù)業(yè)務(wù)，包括全響應(yīng)移動終端、河長制app、區(qū)政府OA移動平臺等等，結(jié)合現(xiàn)有已使用的移動端app案例分析，以上平臺均存在系統(tǒng)設(shè)置邏輯不合理、系統(tǒng)使用難上手、系統(tǒng)可擴(kuò)展性不強(qiáng)等諸多問題，剖析原因我認(rèn)為存在以下需要突破的固化思維。
1.政務(wù)網(wǎng)固化思維：目前所有使用的政府APP均依托區(qū)政務(wù)外網(wǎng)建設(shè)，導(dǎo)致政府工作人員使用政務(wù)APP必須使用可以連接政務(wù)外網(wǎng)的專有vpn手機(jī)，除造成購買專用手機(jī)成本支出外，購買專有vpn手機(jī)也難以涵蓋所有承擔(dān)基層政府工作任務(wù)的工作人員，比如所有社區(qū)的社工、臨時(shí)工等人員，同時(shí)對于出現(xiàn)的人員變動、人員新增等情況，也難以及時(shí)收回及新增vpn手機(jī)。
2.傳統(tǒng)建設(shè)思維：政務(wù)移動信息化系統(tǒng)的建設(shè)基本采取的是單獨(dú)開發(fā)的形式，但隨著多年來的系統(tǒng)開發(fā)及使用實(shí)踐，此種方式存在諸多弊端。
（1）建設(shè)成本高：目前一套成熟的標(biāo)準(zhǔn)工作流產(chǎn)品（OA系統(tǒng)）建設(shè)成本普遍在40萬以上，若存在定制業(yè)務(wù)則系統(tǒng)開發(fā)成本更高。
（2）時(shí)間周期長：系統(tǒng)建設(shè)需經(jīng)過系統(tǒng)需求調(diào)研-系統(tǒng)開發(fā)-系統(tǒng)部署-系統(tǒng)測試-系統(tǒng)上線等諸多環(huán)節(jié)，往往在系統(tǒng)建設(shè)的需求調(diào)研階段，很難實(shí)現(xiàn)完整的需求梳理，通常會出現(xiàn)邊建設(shè)邊修改的情況，從而拉長系統(tǒng)建設(shè)周期。系統(tǒng)建設(shè)周期普遍在8至10個(gè)月。
（3）運(yùn)維費(fèi)用貴：按照市經(jīng)信委及財(cái)政的要求，系統(tǒng)每年運(yùn)維費(fèi)用不超過系統(tǒng)建設(shè)費(fèi)用10%，以一套系統(tǒng)50萬的建設(shè)費(fèi)用計(jì)算，一年的運(yùn)維費(fèi)用為5萬元，但目前各公司人力資源成本上升，5萬的運(yùn)維費(fèi)一般難易滿足系統(tǒng)完整運(yùn)維的標(biāo)準(zhǔn)，造成運(yùn)維效果不理想，運(yùn)維能力降低。
（4）靈活調(diào)整難：系統(tǒng)建設(shè)完成后基本屬于各項(xiàng)功能的固定狀態(tài)，按照現(xiàn)有的方式系統(tǒng)很難對新提出的需求或系統(tǒng)的不足進(jìn)行調(diào)整，只能通過未來采取二期建設(shè)的方式進(jìn)行完善。
（5）安全難達(dá)標(biāo)：按照市、區(qū)要求，目前建設(shè)信息化系統(tǒng)均需按照信息安全等級保護(hù)的要求進(jìn)行建設(shè)，普遍業(yè)務(wù)系統(tǒng)均需滿足二級等級保護(hù)以上的標(biāo)準(zhǔn)等級，僅安全等級達(dá)標(biāo)測評費(fèi)用就需要9萬，但二級的等級保護(hù)水平也僅僅是入門標(biāo)準(zhǔn)，難以達(dá)到信息安全的最高保障。
單次投入思維：現(xiàn)有移動政務(wù)平臺建設(shè)，注重的是單次投入，很難有專業(yè)隊(duì)伍，持續(xù)的資金對系統(tǒng)進(jìn)行不間斷的功能完善，造成APP的功能優(yōu)化更新緩慢，導(dǎo)致使用者粘手度不足，僅受制于行政命令進(jìn)行被動式使用，造成使用積極性不高。
探索新模式分析
在大眾創(chuàng)業(yè)，萬眾創(chuàng)新的新形勢新要求下，我認(rèn)為政府在信息化系統(tǒng)建設(shè)上也可以探索創(chuàng)新建設(shè)形式，打破固有思維，充分利用社會化資源平臺，探索依托互聯(lián)網(wǎng)的機(jī)關(guān)政務(wù)辦公信息化系統(tǒng)建設(shè)工作。
目前市場上主流的協(xié)同平臺均提供成熟的OA辦公模塊化搭建能力，無需系統(tǒng)開發(fā)費(fèi)用，無需開發(fā)商搭建，機(jī)關(guān)工作人員通過簡單的自學(xué)即可自行搭建，成熟的產(chǎn)品包括阿里巴巴-釘釘平臺，騰訊-企業(yè)微信，金蝶集團(tuán)-云之家等。幾種產(chǎn)品大同小異，但經(jīng)過細(xì)節(jié)分析，我認(rèn)為阿里巴巴的釘釘產(chǎn)品更能滿足機(jī)關(guān)信息化移動辦公的使用需要，更加靈活的定制機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)。下面以阿里巴巴公司產(chǎn)品為藍(lán)本進(jìn)行分析。
（1） 移動辦公能力
機(jī)關(guān)政務(wù)辦公移動化的核心為通知，審批，匯報(bào)，考勤等涵蓋了機(jī)關(guān)日常辦公所能用到的大部分功能類型。目前釘釘平臺提供以上基礎(chǔ)功能的免費(fèi)試用。
（2） 提醒告知能力
移動政務(wù)辦公的另一項(xiàng)重點(diǎn)需求是通過有效手段告知對方及時(shí)查看信息，進(jìn)行遠(yuǎn)程的信息獲取及信息反饋。釘釘平臺按照用戶使用活躍度自動匹配短信提醒、電話提醒條數(shù)，對于政府單位認(rèn)證后即為最高級別的VIP用戶。
（3） 信息安全能力
利用移動端開展政務(wù)辦公，對政務(wù)信息的安全存儲要求尤為嚴(yán)格，釘釘平臺是國內(nèi)首家通過SOC2隱私性原則審計(jì)，安全性，保密性和隱私性三項(xiàng)原則審計(jì)的平臺；ISO27001:2013，27018:2014，安全認(rèn)證體系的企業(yè)級應(yīng)用產(chǎn)品；通過由公安部監(jiān)制，由屬地公安機(jī)關(guān)認(rèn)可并頒發(fā)的國家級信息系統(tǒng)等級認(rèn)證。
（4） 定制化能力
釘釘免費(fèi)提供的功能多為單體性功能，若實(shí)現(xiàn)單體審批與其他功能的對接，實(shí)現(xiàn)全過程的信息化流轉(zhuǎn)則需要進(jìn)行定制化開發(fā)。釘釘推薦了優(yōu)秀的部署服務(wù)商，對于定制化開發(fā)收取的為靈活定制部署費(fèi)用，省去了傳統(tǒng)系統(tǒng)開發(fā)的平臺成本，開發(fā)費(fèi)用大大降低。
（5） 持續(xù)更新能力
移動平臺的更新能力尤為重要，就像手機(jī)的操作系統(tǒng)經(jīng)常性更新一樣，移動平臺所帶來的新功能、新技術(shù)也需要保持平臺的持續(xù)行更新，阿里巴巴每年投入數(shù)以億記的資金對平臺進(jìn)行更新，足以確保平臺能更為用戶帶來更好的系統(tǒng)體驗(yàn)。
移動辦公帶來的挑戰(zhàn)
政務(wù)辦公移動化在帶來便捷、高效的信息流轉(zhuǎn)速度的同時(shí)，也必然帶來工作的標(biāo)準(zhǔn)化，不可修改化，靈活性降低等特點(diǎn)，例如：審批單無法后補(bǔ)，時(shí)間不能修改等。這對于機(jī)關(guān)工作人員的辦公標(biāo)準(zhǔn)化意識帶來一定挑戰(zhàn)。
因目前移動端平臺的電子簽章技術(shù)不成熟，審批單的法律效率是否能被認(rèn)可，對于上級單位的檢查對于導(dǎo)出的審批情況匯總表是否具有效力存在不確定性。因此如果開展政務(wù)辦公移動化工作的推進(jìn)，涉及資金的業(yè)務(wù)暫不利用政務(wù)移動辦公的手段進(jìn)行優(yōu)化。
最新技術(shù)的政務(wù)辦公移動平臺均可實(shí)現(xiàn)自行搭建，對于機(jī)關(guān)工作人員的技術(shù)搭建能力帶來挑戰(zhàn)，整體的搭建過程至少需要2人共同開展，從而為平臺功能搭建，后臺系統(tǒng)的維護(hù)做好延續(xù)性準(zhǔn)備。
