隨著今天的組織變得更加敏捷和數(shù)字化，將同樣的原則應(yīng)用到它們的內(nèi)容是非常必要的。企業(yè)需要內(nèi)容管理和協(xié)作技術(shù)，使它們能夠隨時(shí)隨地向客戶、員工和合作伙伴交付內(nèi)容。將這些解決方案轉(zhuǎn)換為云服務(wù)模型有助于加快創(chuàng)新時(shí)間。
2019年11月，OpenText委托弗雷斯特咨詢公司探索將云用于內(nèi)容存儲(chǔ)、管理和協(xié)作。Forrester對(duì)北美和歐洲、中東和非洲的企業(yè)公司的企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)決策有影響的208名受訪者進(jìn)行了在線調(diào)查，以探討這一主題。我們發(fā)現(xiàn)，對(duì)于那些希望與保持競(jìng)爭(zhēng)力和與客戶相關(guān)的公司來說，更新云內(nèi)容不再是可選的選擇。然而，盡管公司開始理解將內(nèi)容數(shù)據(jù)和操作遷移到云中的固有好處，但他們對(duì)如何繼續(xù)云遷移之旅卻不太確定。
重要發(fā)現(xiàn)：
現(xiàn)代化的內(nèi)容管理方法對(duì)于實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)換目標(biāo)至關(guān)重要
超過四分之三的組織認(rèn)為，改善內(nèi)容管理對(duì)于加速他們的數(shù)字業(yè)務(wù)非常重要。隨著協(xié)作能力需求的增加和內(nèi)容的數(shù)字化，為內(nèi)部和外部利益相關(guān)者提供簡(jiǎn)單、安全、無縫訪問內(nèi)容的能力對(duì)于推動(dòng)業(yè)務(wù)成功至關(guān)重要。
一個(gè)現(xiàn)代的內(nèi)容策略必須包括云
云內(nèi)容服務(wù)簡(jiǎn)化了與客戶和業(yè)務(wù)伙伴的訪問、內(nèi)容創(chuàng)建和處理，簡(jiǎn)化了所有涉眾與內(nèi)容交互的體驗(yàn)。云交付模型可以包括供應(yīng)商管理的服務(wù)、軟件即服務(wù)和公共公共云基礎(chǔ)設(shè)施中的部署。采用云計(jì)算方法的企業(yè)在客戶體驗(yàn)(72%vs 25%)、安全性(70%vs 16%)和可用性(64%vs 16%)方面的收益要比本地企業(yè)大得多。
遷移、成本、復(fù)雜性和安全問題阻礙了云的采用
雖然云開始主導(dǎo)內(nèi)容創(chuàng)建、協(xié)作和管理，但擁有大量本地投資的公司仍在尋求云應(yīng)用能夠滿足其監(jiān)管、治理和數(shù)據(jù)保護(hù)義務(wù)的保證。許多人陷入了遷移癱瘓的狀態(tài)，使他們落后于同行。盡管許多組織對(duì)采用(例如，安全性、成本等)的擔(dān)憂實(shí)際上是云用戶從遷移中看到好處的領(lǐng)域，但事實(shí)并非如此。
組織轉(zhuǎn)向混合方法
公司可以通過采用分階段的遷移方法來訪問云在內(nèi)容管理和協(xié)作方面的好處。遷移負(fù)擔(dān)不再會(huì)導(dǎo)致企業(yè)落后于競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。
敏捷是數(shù)字內(nèi)容的未來
有意義的、值得信賴的、容易找到的內(nèi)容能夠推動(dòng)與客戶的互動(dòng)，這對(duì)良好的員工體驗(yàn)至關(guān)重要。隨著技術(shù)向云計(jì)算和混合架構(gòu)轉(zhuǎn)移，以及企業(yè)投資于現(xiàn)代、靈活的平臺(tái)，內(nèi)容管理市場(chǎng)正處于一個(gè)關(guān)鍵的轉(zhuǎn)型時(shí)期。通過對(duì)208位ECM決策者的調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn):
內(nèi)容變得越來越數(shù)字化，內(nèi)部和外部的協(xié)作性也越來越強(qiáng)
雖然我們的研究發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)類型的內(nèi)容(如電子郵件和網(wǎng)頁)仍然是最常見的內(nèi)容傳遞給客戶的方式，但這種情況正在迅速改變。隨著企業(yè)轉(zhuǎn)向數(shù)字化優(yōu)先的工作方式，內(nèi)容工作也將轉(zhuǎn)向更具協(xié)作性的模式。關(guān)鍵的外部涉眾(例如組織的客戶和業(yè)務(wù)伙伴)已經(jīng)成為內(nèi)容共同創(chuàng)建、審查和批準(zhǔn)過程中更積極的參與者。這一趨勢(shì)在我們的調(diào)查中得到了反映，受訪者預(yù)測(cè)，未來兩年增長(zhǎng)最快的內(nèi)容交付形式將是數(shù)字文檔和聊天機(jī)器人。
改善內(nèi)容管理是數(shù)字化轉(zhuǎn)型和商業(yè)成功的關(guān)鍵要素
隨著客戶和合作伙伴成為內(nèi)容創(chuàng)建者，向這些重要的外部利益相關(guān)者交付敏捷性、協(xié)作和擴(kuò)展的內(nèi)容共享功能，以推動(dòng)數(shù)字創(chuàng)新和實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)變得至關(guān)重要。事實(shí)上，76%的受訪者認(rèn)為，改善他們的內(nèi)容管理和協(xié)作將大大有助于加速他們的數(shù)字業(yè)務(wù)。能夠跨整個(gè)生態(tài)系統(tǒng)(包括與客戶和合作伙伴)提供無縫訪問內(nèi)容的現(xiàn)代組織看到了其業(yè)務(wù)的巨大好處。改進(jìn)內(nèi)容管理和協(xié)作具有跨企業(yè)進(jìn)行廣泛改進(jìn)的潛力。從增加影響力和品牌覆蓋到降低成本和改善法規(guī)遵從性，我們的受訪者揭示了他們從更好的內(nèi)容管理中獲得的無數(shù)好處(見圖1)。
公司希望他們的內(nèi)容工具能夠靈活易用，以滿足他們快速變化的內(nèi)容需求
當(dāng)被問及改善內(nèi)容管理最關(guān)鍵的功能是什么時(shí)，我們的受訪者的回答很明確:他們想要快速、易于使用并使外部協(xié)作更容易的工具(見圖2)。隨著組織變得更加敏捷，他們需要他們的內(nèi)容也變得更加敏捷。他們不想被笨重過時(shí)的內(nèi)容工具拖后腿。有了這些改進(jìn)，ECM決策者期望看到更好的協(xié)作、更多的創(chuàng)新、更高的生產(chǎn)力和改進(jìn)的安全性(參見圖3)。
許多公司的大部分內(nèi)容仍然是本地的
對(duì)于希望推動(dòng)創(chuàng)新的公司來說，采用云平臺(tái)和集成工具是朝著正確方向邁出的一大步。云內(nèi)容平臺(tái)提供了靈活性，支持業(yè)務(wù)敏捷性和更快的可伸縮性，并消除了升級(jí)和基礎(chǔ)設(shè)施投資的負(fù)擔(dān)。然而，我們發(fā)現(xiàn)今天的大部分內(nèi)容(57%)仍然存儲(chǔ)在本地，這限制了組織實(shí)現(xiàn)敏捷性目標(biāo)的能力。那些現(xiàn)在正在使用云的人引用了比那些只使用在線服務(wù)的人更大的好處(見圖4)
云遷移因安全性和復(fù)雜性而受阻
向云內(nèi)容平臺(tái)的遷移受阻主要有兩個(gè)原因:難以移動(dòng)大量?jī)?nèi)容和擔(dān)心失去對(duì)機(jī)密、敏感信息的控制。我們的研究顯示:
組織努力將其當(dāng)前系統(tǒng)遷移到云上
擁有一個(gè)敏捷的、云友好的環(huán)境的好處是顯而易見的，但是沒有人會(huì)認(rèn)為將大量?jī)?nèi)容(特別是包含PII的內(nèi)容)遷移到云是一個(gè)簡(jiǎn)單的過程。ECM的決策者認(rèn)為，將現(xiàn)有系統(tǒng)遷移到云的過程是采用基于云的內(nèi)容處理方法的最大障礙。許多組織選擇原地不動(dòng)，而不是面對(duì)將整個(gè)內(nèi)容管理套件遷移到云的前景。如今，近一半(49%)不在云端的受訪者表示，因?yàn)樗麄儾幌嘈潘麄兊慕M織會(huì)100%基于云端，所以對(duì)他們來說，甚至連開始遷移都沒有意義。
他們擔(dān)心安全問題，擔(dān)心從本地系統(tǒng)轉(zhuǎn)移內(nèi)容會(huì)失去控制
組織有一種揮之不去的感覺，即遷移到云將使他們的數(shù)據(jù)易受攻擊，而保留在預(yù)部署環(huán)境中可能是一個(gè)更安全、更熟悉的選擇。在遷移中遇到的挑戰(zhàn)之后，我們的受訪者列出的接下來的三個(gè)最大的遷移障礙是安全性、對(duì)云計(jì)算缺乏信任和對(duì)供應(yīng)商訪問數(shù)據(jù)的擔(dān)憂(見圖5)。但他們擔(dān)心移民帶來的潛在失控。我們很快就會(huì)看到，這些關(guān)于云中安全性的擔(dān)憂在很大程度上是沒有根據(jù)的。
陷入遷移癱瘓的公司正在被甩在后面。近三分之二(64%)的受訪者表示，他們的內(nèi)容管理策略使他們?cè)诟?jìng)爭(zhēng)對(duì)手面前處于劣勢(shì)，51%的受訪者表示，他們正在努力滿足客戶對(duì)信息自助服務(wù)的期望。
混合架構(gòu)為云中的內(nèi)容提供了一種分階段的方法
公司可能堅(jiān)持全部署，因?yàn)樗麄儾焕斫夥蛛A段和靈活遷移策略的可能性?；旌显七x項(xiàng)允許組織按照自己的步伐將內(nèi)容和協(xié)作應(yīng)用程序移動(dòng)到云上，并保持控制，同時(shí)仍然受益于移動(dòng)到云上帶來的敏捷性。例如，新的協(xié)作內(nèi)容應(yīng)用程序可以在云內(nèi)容平臺(tái)中快速部署給用戶，但集成或連接器仍然允許用戶訪問仍然存儲(chǔ)在本地的內(nèi)容。我們發(fā)現(xiàn)，采用混合方法的組織具有更大的靈活性、更快的銷售和服務(wù)周期、更好的協(xié)作和客戶滿意度，而不犧牲安全性、遵從性或可用性(參見圖6)。
事實(shí)上，許多目前只在網(wǎng)上注冊(cè)的組織已經(jīng)開始看到混合云方法的優(yōu)勢(shì)。盡管他們擔(dān)心在云中失去控制，75%的人實(shí)際上期望通過采用混合的內(nèi)容方法來提高他們的安全性(見圖7)。他們還期望看到客戶滿意度、生產(chǎn)力和協(xié)作方面的改進(jìn)——這些好處反映了現(xiàn)在使用混合云的組織所表示的那些好處。
找到一個(gè)供應(yīng)商
找到合適的供應(yīng)商是內(nèi)容管理策略現(xiàn)代化的關(guān)鍵步驟。希望采用混合方法的組織需要具有靈活性的云供應(yīng)商來支持他們的需求。我們的研究發(fā)現(xiàn)，使用混合云內(nèi)容管理引用與當(dāng)前的工具和應(yīng)用程序集成和遷移服務(wù)作為最重要的支持功能，他們預(yù)計(jì)從云供應(yīng)商(見圖8)。公司投資本地企業(yè)應(yīng)用程序需要一個(gè)內(nèi)容平臺(tái)提供者，可以與此混合環(huán)境共存，并幫助他們的流程無縫運(yùn)行，而不管他們將基本系統(tǒng)部署在哪里。除了遷移支持之外，組織還需要一個(gè)能夠跟上其敏捷內(nèi)容需求的供應(yīng)商。那些使用混合云最期望功能易于使用,易于共享和快速訪問內(nèi)容(參見圖9)。至關(guān)重要的是找到一個(gè)供應(yīng)商，可以讓云遷移過程盡可能無縫的同時(shí)仍然提供現(xiàn)代組織的敏捷性和靈活性的需要。
建議
內(nèi)容和通信創(chuàng)作工具已經(jīng)很大程度上轉(zhuǎn)向了原生云平臺(tái)。用于構(gòu)建應(yīng)用程序、向員工和值得信任的外部利益相關(guān)者提供這些內(nèi)容的存儲(chǔ)庫和管理工具也正在轉(zhuǎn)向云計(jì)算，其勢(shì)頭逐年增強(qiáng)。處于這種轉(zhuǎn)變?cè)缙陔A段的客戶必須:
評(píng)估本地內(nèi)容應(yīng)用程序的持續(xù)價(jià)值
本地內(nèi)容存儲(chǔ)庫可能保存了數(shù)年的重要數(shù)字記錄。應(yīng)用程序集成和核心業(yè)務(wù)流程可能依賴于這些持久的記錄系統(tǒng)。這些存儲(chǔ)庫的遷移可能具有短期的業(yè)務(wù)價(jià)值，但這并不能證明所涉及的時(shí)間成本是合理的。資源可以更好地分配到更新的、現(xiàn)代的內(nèi)容平臺(tái)上，用于全新的用例。過渡混合模型可能是現(xiàn)代化預(yù)算的最佳使用。
采用一種按需的方法進(jìn)行內(nèi)容遷移
為了讓組織從更新的、現(xiàn)代的內(nèi)容平臺(tái)中獲益，遷移并不需要是一種大爆炸式的提升和轉(zhuǎn)變。評(píng)估為現(xiàn)有的本地應(yīng)用程序提供集成能力的架構(gòu)，并在用戶需求出現(xiàn)時(shí)無縫地找到相關(guān)的當(dāng)前內(nèi)容并將其轉(zhuǎn)移到新的云平臺(tái)。內(nèi)容可以根據(jù)用戶需求移動(dòng)或停留在原始位置?；蛘?，您可以應(yīng)用策略來確保在正確的存儲(chǔ)庫中管理內(nèi)容，并符合法律或法規(guī)遵從性義務(wù)。
在云內(nèi)容平臺(tái)上尋找新的用例
云交付模型允許組織始終處于當(dāng)前的創(chuàng)新平臺(tái)上，并在組織需要擴(kuò)展時(shí)提供更好的靈活性和敏捷性。部署在云內(nèi)容平臺(tái)上的應(yīng)用程序可以更容易地包含由客戶、合作伙伴或供應(yīng)商組成的擴(kuò)展企業(yè)的關(guān)鍵外部涉眾。
在可預(yù)見的未來，準(zhǔn)備好生活在混合動(dòng)力的世界吧
隨著時(shí)間的推移，將自己描述為全部署式內(nèi)容管理的企業(yè)數(shù)量在逐年減少，但采用云計(jì)算的模式卻千變?nèi)f化。雖然本地云SaaS應(yīng)用程序越來越受歡迎，但組織也將其云計(jì)算路徑描述為托管和混合。內(nèi)容是許多領(lǐng)先應(yīng)用程序的關(guān)鍵部分，與本地應(yīng)用程序和云應(yīng)用程序的集成在通往云的道路上將是必不可少的。
平衡員工和客戶體驗(yàn)?zāi)繕?biāo)與滿足治理和法規(guī)遵循的需求
現(xiàn)代云平臺(tái)通常通過移動(dòng)、web和應(yīng)用程序集成功能提供出色的用戶體驗(yàn)。但是組織(特別是那些處于高度監(jiān)管行業(yè)的組織)必須在用戶體驗(yàn)與保護(hù)、保留和保護(hù)內(nèi)容的需求之間取得平衡。在有數(shù)據(jù)保護(hù)和隱私法規(guī)的管轄區(qū)，遷移到云可能不適用于某些機(jī)密內(nèi)容類型。分析您的內(nèi)容并將其映射到適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)庫。
