亞特蘭大住房管理局首席信息官Brian Benn在一篇文章中寫道，一年多以來，IT領(lǐng)導(dǎo)者必須更加靈活地進(jìn)行變更管理，他帶領(lǐng)的團(tuán)隊通過深思熟慮的四步流程來推動變革。
如今，發(fā)生變化并不是什么新鮮事。IT領(lǐng)導(dǎo)者已經(jīng)學(xué)會了接受冠狀病毒疫情帶來的變化，這在過去14個月中變得尤為重要。企業(yè)需要在工作的每個方面都必須保持敏捷和靈活，變更管理也不例外。
在推進(jìn)戰(zhàn)略之前，首席信息官領(lǐng)導(dǎo)變革管理需要堅實的基礎(chǔ)，而這些最近的挑戰(zhàn)凸顯了首席信息官更需要專注于變革的需求。這意味著在員工日程安排方面要更加靈活，了解他們在遠(yuǎn)程工作或個人生活中可能遇到的挑戰(zhàn)，并慎重與他們聯(lián)系以確保他們快樂舒適地遠(yuǎn)程工作，并能很好地適應(yīng)疫情帶來的不同動態(tài)。
除了關(guān)注員工的情緒和健康之外，IT領(lǐng)導(dǎo)者還需要確保員工擁有成功所需的工具。他們對疫情發(fā)生時收到的用于促進(jìn)遠(yuǎn)程工作的設(shè)備是否滿意?他們還需要什么嗎?他們對可用的技術(shù)支持是否滿意?
變更管理的四步流程
一旦企業(yè)為他們的福祉制定了基準(zhǔn)，就可以規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)變革管理。亞特蘭大住房管理局的IT領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊采用四步流程來推動變革管理：展示價值、涉及每一層、參與，以及評估、調(diào)整和改變。
(1)展示價值
IT領(lǐng)導(dǎo)者需要展示價值——無論是在他們領(lǐng)導(dǎo)的計劃中還是在他們想要引入的新流程中。展示價值(無論是提高收入還是生產(chǎn)力)是達(dá)成共識的方式，這種共識需要來自企業(yè)高層。
當(dāng)尋求共識和支持時，重要的是不僅要展示對企業(yè)的直接價值，還要展示它如何支持企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略以及如何幫助執(zhí)行這一戰(zhàn)略。
(2)涉及每一層
在達(dá)成共識后，將會涉及每一層。有時，人們很容易目光短淺，通常將注意力集中在企業(yè)的董事會成員或?qū)⒅苯訁⑴c計劃的人員身上，但重要的是要了解涉及二級和三級資源是必要的。他們或者參與變更本身，或者變更會以某種方式影響他們，而讓他們參與進(jìn)來是關(guān)鍵。
這是人們經(jīng)常錯過的一步。每個人都明白文化是由領(lǐng)導(dǎo)力決定的，其共識也來自企業(yè)高層。他們沒有考慮涉及關(guān)鍵職能、人員或?qū)嵺`，而所有這些都是成功變革管理不可或缺的一部分。
(3)參與
一旦人們涉及到每一層，就需要不斷地讓他們參與進(jìn)來，無論他們是企業(yè)董事會成員，還是受雇來幫助變革的第三方人員。
如果有第三方，他們應(yīng)該參與進(jìn)來，并在所有適用的層面上提供必要的資源，這一點很重要。在人們努力確保設(shè)定明確的目標(biāo)和期望的同時，也努力明確指出，員工是企業(yè)工作成功的核心——企業(yè)的合作伙伴、項目團(tuán)隊中的員工，最重要的是，為他們服務(wù)的人員需求應(yīng)始終是最重要的。
(4)評估、調(diào)整和改變
有了變更管理，每個人都有自己制定并遵循的一個計劃。當(dāng)這樣做的時候，重要的是愿意超越所創(chuàng)造的界限，特別是當(dāng)看到某些東西不起作用的時候。在這一過程中的溝通也是至關(guān)重要的。首席信息官不要等到完成了一個歷時12個月或24個月的項目，然后告訴大家已經(jīng)完成并且運行良好;人們希望看到在這個過程中的進(jìn)步，了解價值所在，并知道正在進(jìn)步。
這樣做的一種方法是通過平衡計分卡。這有助于傳達(dá)計劃的進(jìn)展，讓人們承擔(dān)責(zé)任，并能夠管理期望。它還可以幫助評估和適應(yīng)——員工可以看到所處的位置，需要做出一些改變的地方，以及時間表。如果能夠盡快分享這些信息，就有更好的機(jī)會進(jìn)行調(diào)整和做出改變，這也有助于人們繼續(xù)管理所有相關(guān)人員的期望。
實踐的四個步驟
不久前，亞特蘭大住房管理局開始進(jìn)行一項業(yè)務(wù)流程評估。其目標(biāo)是確保各業(yè)務(wù)部署的內(nèi)部流程在整個組織內(nèi)得到一致的識別和記錄，并確保各個業(yè)務(wù)部門之間的任何集成或互操作性得到識別。最終這將告知技術(shù)需求，這是人們在解決企業(yè)信息管理實施中的其他問題之前的關(guān)鍵一步。
作為領(lǐng)導(dǎo)者，首席信息官有責(zé)任通過按記錄流程來確保人員和流程有效地協(xié)同工作。還確保它們在需要互操作性方面的一致性，并且至少在粗略的層面上了解所有不同部門的需求和挑戰(zhàn)。
顯然，這是一項需要企業(yè)高管支持的工作。在獲得支持后，讓每一層都參與進(jìn)來，以確保他們的業(yè)務(wù)流程被記錄在案。然后，必須讓每一層參與進(jìn)來，定期再次強調(diào)該計劃的價值，并重申可以協(xié)助處理流程文檔，以便各個業(yè)務(wù)部門保持一致。
這并不是一項任何人都一定會為參與而感到興奮的工作，有些人肯定很緊張。盡管他們不想經(jīng)歷這個耗時的過程，但他們這么做是因為看到了其中的價值。這就是必須重申業(yè)務(wù)流程評估將如何提高生產(chǎn)力、引入某些效率并幫助進(jìn)行規(guī)劃的原因。
這四個步驟在企業(yè)的變革管理工作中至關(guān)重要。展示價值、涉及每一層、參與、評估和調(diào)查一直是企業(yè)需要遵循的有用框架，這些步驟使企業(yè)能夠全面規(guī)劃和執(zhí)行變更管理。
