深圳必維華法商品檢定有限公司，隸屬于必維國際檢驗(yàn)集團(tuán)在華公司，是現(xiàn)有SAP系統(tǒng)的用戶，受global統(tǒng)一部署限制，還處于傳統(tǒng)的報(bào)銷模式。而費(fèi)用管控作為管理會計(jì)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對于提升財(cái)務(wù)管理水平，支持經(jīng)營決策有重要價(jià)值。但同時(shí)又涉及到多個(gè)財(cái)務(wù)工作領(lǐng)域，如票據(jù)管理、費(fèi)用報(bào)銷、決策支持、預(yù)算執(zhí)行監(jiān)督等等，業(yè)務(wù)整合程度要求高。
為更好地推動(dòng)費(fèi)用管理信息化建設(shè)，提升必維費(fèi)用管理效率和水平，決定升級現(xiàn)有報(bào)銷系統(tǒng)，簡單便捷地使之由信息化向智能化轉(zhuǎn)變。建立以費(fèi)用預(yù)算為核心，以財(cái)務(wù)管理制度為綱領(lǐng)，以經(jīng)費(fèi)活動(dòng)的控制為目標(biāo)，建設(shè)一套費(fèi)用預(yù)算事前計(jì)劃、事中控制、事后分析為一體的費(fèi)控系統(tǒng)，提高工作效率。
業(yè)務(wù)背景：深圳必維華法商品檢定有限公司，隸屬于必維國際檢驗(yàn)集團(tuán)在華公司，是現(xiàn)有SAP系統(tǒng)的用戶，受global統(tǒng)一部署限制，還處于傳統(tǒng)的報(bào)銷模式。
員工需要坐在辦公室打開電腦才能輸入報(bào)銷單，無法擺脫時(shí)間地域限制，工作效率低；公司當(dāng)前的預(yù)算管理沒有系統(tǒng)支持報(bào)銷與付款僅線上流程，未與預(yù)算關(guān)聯(lián)，管控純靠財(cái)務(wù)判斷，且無法實(shí)現(xiàn)預(yù)時(shí)分析；發(fā)票使用和合規(guī)情況已成為各類稅收檢查、稅收稽查中的必查環(huán)節(jié)和必查項(xiàng)目，而必維目前對發(fā)票的真實(shí)性的校驗(yàn)仍然依賴人工查詢，再加之自“增值稅電子普通發(fā)票”啟用以來，對發(fā)票的重復(fù)報(bào)銷的管控難度增高，增加了發(fā)票合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)。對于錯(cuò)開發(fā)票，往往都是事后發(fā)現(xiàn)，由此造成報(bào)銷周期延長。浪費(fèi)報(bào)銷人、審批人時(shí)間成本，并造成額外交通、郵寄、人力成；業(yè)務(wù)流程的高效與合規(guī)業(yè)務(wù)審批與財(cái)務(wù)審核仍然大量依賴人工操作，財(cái)務(wù)還處于手工制憑證、打款；報(bào)銷數(shù)據(jù)零散，甚至缺失遺漏，需專人專項(xiàng)進(jìn)行整理分析，耗時(shí)費(fèi)力，增大財(cái)務(wù)人員工作量。無法實(shí)時(shí)為管理層進(jìn)行精細(xì)化管理、客戶洞察、精準(zhǔn)營銷、分析與預(yù)測等方面需求提供支持。
目前，分散化、手工化的財(cái)務(wù)工作模式，以及非常飽和的工作量，都嚴(yán)重制約了費(fèi)用管控的推進(jìn)落地。因此急需建立一套費(fèi)用管控系統(tǒng)，自動(dòng)化的處理各類相關(guān)業(yè)務(wù)，將散亂的數(shù)據(jù)整合起來，為費(fèi)用管控提供支持。同時(shí)，優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷、付款管理等業(yè)務(wù)流程，提高工作效率。
項(xiàng)目亮點(diǎn):
費(fèi)用報(bào)銷的移動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)員工輕松管理日常差旅,隨時(shí)隨地極速報(bào)銷，提高時(shí)間利用率,改善員工的報(bào)銷體驗(yàn)，達(dá)到單據(jù)與業(yè)務(wù)審批流程之間信息共享，分清權(quán)、責(zé)、利，做到費(fèi)用誰申請誰提交,流程誰審批誰負(fù)責(zé)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，最大限度實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化。
多維度的管控規(guī)則，如對單項(xiàng)費(fèi)用設(shè)置限額及超出限額時(shí)的自動(dòng)加簽；跨成本中心的費(fèi)用分?jǐn)?；系統(tǒng)自動(dòng)識別并將對應(yīng)發(fā)票歸類為交通費(fèi)/餐費(fèi)/交際費(fèi)/其他費(fèi)用的類別。
優(yōu)化了審批流節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)自動(dòng)判斷金額并對應(yīng)相關(guān)審批人，特定的業(yè)務(wù)或活動(dòng)實(shí)現(xiàn)事前審批控制，有效規(guī)范了員工行為，對超標(biāo)、超預(yù)算系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)警，全面防范企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。
利用人工智能AI技術(shù)，通過拍照自動(dòng)獲取全票面信息，實(shí)現(xiàn)增值稅發(fā)票查重、驗(yàn)證、抬頭效驗(yàn)，票面敏感信息效驗(yàn)，提高發(fā)票合規(guī)性，防范稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
財(cái)務(wù)人員在憑證制作方面可以完全依賴于平臺內(nèi)置可配的憑證模板，通過報(bào)銷數(shù)據(jù)推送自動(dòng)生成會計(jì)憑證，完全擺脫傳統(tǒng)核算模塊中的憑證制作方式。將財(cái)務(wù)重心從流水線工作上轉(zhuǎn)移至更有價(jià)值的管理會計(jì)職能。
實(shí)時(shí)獲取信息，數(shù)據(jù)共享，便于查詢，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，提高管理報(bào)告的時(shí)效性、質(zhì)量和應(yīng)用價(jià)值。
項(xiàng)目成果:
有效彌補(bǔ)以往缺失移動(dòng)端所造成的填單繁瑣，大大提高了員工利用手機(jī)在碎片化的時(shí)間，提升員工滿意度。智能審批時(shí)效性也比原有PC端審批有著大幅的提升，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)利用元年云平臺進(jìn)行費(fèi)控報(bào)銷從時(shí)效性和完成周期性上效果提升約為2倍。
系統(tǒng)自動(dòng)審核報(bào)銷單金額是否超標(biāo)準(zhǔn)，是否超預(yù)算、對接國稅系統(tǒng)，自動(dòng)審核發(fā)票真?zhèn)?，工作效率提?0%，合規(guī)性提升99%。
與財(cái)務(wù)系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)融合，自動(dòng)生成憑證、自動(dòng)付款，大大減少財(cái)務(wù)工作量。系統(tǒng)操作代替人工作業(yè)，保證數(shù)據(jù)的一致性、及時(shí)性和準(zhǔn)確性，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。而且習(xí)慣上滿足了日常查看郵件進(jìn)行審批的操作。
實(shí)現(xiàn)流程智能預(yù)警及檢查，賦能業(yè)務(wù)管理；后臺靈活、擴(kuò)展性的模塊化配置，快速反應(yīng)，提升效能；實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)表的智能化分析和展示，建立員工業(yè)務(wù)行為的多維度分析