公司和IT部門所面臨最艱巨的挑戰(zhàn)之一就是IT預(yù)算的管理問題。一些公司一直在努力避免迷失于IT投資快速增長的狀態(tài)之中，但它們卻很難看到不斷增長的IT開銷能夠帶來明顯的商業(yè)價值。IT費用的超預(yù)算或預(yù)算過高已引起CEO/CFO的極大不滿，更為雪上加霜的是，各業(yè)務(wù)部門還認(rèn)為沒有得到IT部門高質(zhì)量的支持，因此，編制一份獲得確認(rèn)的IT預(yù)算是解決這一問題的有效途徑。
對于CIO來說，如何編制年度預(yù)算是個大難題。CEO認(rèn)為IT部門是個成本中心，當(dāng)然對預(yù)算一審再審，每一塊都要花在刀刃上。而CIO認(rèn)為，IT建設(shè)事關(guān)企業(yè)下一步的發(fā)展計劃，重之又重，當(dāng)然不能因小失大。編制預(yù)算，是每一個CIO職業(yè)生涯中的一個重要方面。對CIO而言，善用預(yù)算工具，其所起到的作用并不亞于制定一份中長期IT總體規(guī)劃。在每年一次的IT預(yù)算中，CIO需要明確界定各IT項目、制定出各項目詳細(xì)的資金預(yù)算、實施計劃，使企業(yè)高層能夠清楚地掌握信息化建設(shè)應(yīng)投人的費用及資金時間表。它不僅是保證IT項目成功實施的基礎(chǔ)，也為CIO進(jìn)行投資回報率分析提供了一份很好的財務(wù)數(shù)據(jù)支持。
01、IT預(yù)算的內(nèi)容
一般而言，IT預(yù)算應(yīng)該包括兩方面的內(nèi)容：資本支出和日常費用。
1、資本支出
資本支出所創(chuàng)造的是資產(chǎn)，是供以后若干年消費的，也就是企業(yè)計劃上線新的應(yīng)用軟件及基礎(chǔ)設(shè)施升級的費用，如投資一個ERP系統(tǒng)的支出。日常費用指的是運行原有信息化系統(tǒng)需要的日常基礎(chǔ)費用，如雇員的工資、電費等。
對于信息化實施較為成熟的企業(yè)來說，大部分IT預(yù)算用于日常維護(hù)，經(jīng)常占到了總額的80～90%。相對比較少的一部分資金用于新的投資或者初始化投資。對于目前大部分信息化基礎(chǔ)較弱中小企業(yè)，其中IT預(yù)算有很大一部分是用于新系統(tǒng)上線和人員的培訓(xùn)。另外，很多大型企業(yè)正面臨提升供應(yīng)鏈管理水平或商業(yè)智能，例如實施SCM和CRM系統(tǒng)或BI，以大大提高他們供應(yīng)鏈反應(yīng)能力或改變客戶體驗等，而上線這些系統(tǒng)需要建立大型的數(shù)據(jù)庫和存儲設(shè)備等，因此，上線新系統(tǒng)可能在某時間段內(nèi)的投入也會非常大。
資本支出是一個CIO用以推動某種變革的最重要的工具，人們評價一個CIO的能力，往往是通過考察他對資本性支出估計的準(zhǔn)確性。資本支出通過包括硬件和軟件（還包括許可證）。這些軟件和硬件是實施系統(tǒng)不可少的，同樣還包括各種相關(guān)專家的服務(wù)費用，如咨詢費等。對于企業(yè)來說，典型的資本性支出項目一般包括以下項目：企業(yè)核心系統(tǒng)（ERP、CRM、PDM、BI等）、電子商務(wù)（B2B、B2C、合作伙伴網(wǎng)站等）、網(wǎng)絡(luò)（IP語音、無線接入等）。對于資本支出需要重點考察它的優(yōu)先級別，可以分為絕對必要、重要、需要、推薦等級別，并結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略綜合考慮。
資本性支出的主要項目包括：
硬件成本：指的是企業(yè)在IT系統(tǒng)的硬件支撐設(shè)備上的花費，包括中央處理單元、局域網(wǎng)設(shè)備、存儲設(shè)備、系統(tǒng)外設(shè)、廣域網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、個人計算機(jī)、便攜機(jī)及內(nèi)部服務(wù)器等。
軟件成本：是指企業(yè)在軟件方面的投入，主要包括操作系統(tǒng)、工作流工具、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、員工個人管理工具、系統(tǒng)監(jiān)控工具及分析軟件包、許可證費用等。
服務(wù)費用：聘請各種相關(guān)專家的服務(wù)費用，包括專家咨詢費等。
2、日常費用
IT預(yù)算中的日常運作費用一般被認(rèn)為是最經(jīng)典的預(yù)算內(nèi)容，預(yù)算中的費用主要包括：
人員成本：主要指企業(yè)對與IT系統(tǒng)相關(guān)的人力成本的投入，主要包括員工薪水、交通費用、日常開銷、員工加班費用、培訓(xùn)費用及員工差旅費用。
硬件維護(hù)：主要指硬件的折舊費、維護(hù)費、修理費和硬件租用費。
軟件維護(hù)：包括軟件的維護(hù)費（客戶支持、更新升級）、軟件租用費和其他費用。
服務(wù)成本：主要包括由線路租賃、安全服務(wù)、系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)、信息系統(tǒng)外包服務(wù)及人力資源服務(wù)等產(chǎn)生的成本。
系統(tǒng)遷移費用：企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)遷移所需要的費用。
02、IT預(yù)算編制的基本模式
常用的編制IT預(yù)算方法主要有自上而下的方法和自下而上的方法。無論采用哪種方法，在編制預(yù)算前，CIO需要確定具體的IT技術(shù)、系統(tǒng)、活動、流程和人員，這些是預(yù)算的重要組成部分。另外，IT預(yù)算一定要涉及所有相關(guān)部門，并保證各費用項目與IT預(yù)算負(fù)責(zé)人的關(guān)聯(lián)準(zhǔn)確。
自上而下編制預(yù)算需要回答以下四個問題：
有多少錢用于IT服務(wù)？
此預(yù)算下必須提供哪些IT服務(wù)？
在該預(yù)算下對必需服務(wù)內(nèi)容能提供什么水平的服務(wù)？
誰來提供這些服務(wù)，是IT部門、業(yè)務(wù)部門，還是合作方？
自下而上需要回答以下五個問題：
要提供哪些服務(wù)？
目前提供了哪些服務(wù)？
服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)提高嗎？
要增加哪些服務(wù)？
現(xiàn)有的服務(wù)和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是必須的嗎？
IT預(yù)算一般按一定比例根據(jù)企業(yè)收入增加或縮減，但不同的商業(yè)環(huán)境、特定行業(yè)的要求以及各企業(yè)商業(yè)目標(biāo)的不同也會對IT預(yù)算的水平產(chǎn)生影響。根據(jù)經(jīng)驗，制定了先進(jìn)IT規(guī)劃的企業(yè)一般將它們的收入的4%到5%花費在IT上。
IT預(yù)算編制的基本模式包括以下元素：
新預(yù)算＝基準(zhǔn)預(yù)算+以前投資的影響+無法控制的增加項目+新投資-節(jié)省成本+/-擴(kuò)展或縮減的目標(biāo)
基準(zhǔn)預(yù)算是指上一年的預(yù)算。
以前投資的影響主要是指以前資本性投資的折舊。
無法控制的增加項目包括項目如必要的維護(hù)，或無法控制的軟件許可證費用的增加，或者由于規(guī)定、法律、安全要求引起的變化，還包括由于技術(shù)短缺引起的員工工資的增加。
新投資主要包括新投資項目的啟動成本和資本資產(chǎn)的第一年折舊。
節(jié)省成本是IT部門涉及的所有成本降低的總和。IT部門可以采取多種可能的方法來降低成本，如重新協(xié)商或選擇供應(yīng)商、實現(xiàn)IT部門的自動化、重建業(yè)務(wù)流程、實施IT資源的收費、充分利用地區(qū)成本差異和充分利用顛覆性技術(shù)。
企業(yè)CEO或CFO提出的年度預(yù)算擴(kuò)展或縮減目標(biāo)。
從IT預(yù)算編制的基本模式可以看出，CIO可以通過影響CEO或CFO的決定，并通過演示IT投資的商業(yè)價值的增加和累計的跟蹤數(shù)據(jù)，要求提高年度預(yù)算目標(biāo)值。該模式中的兩個變量從CIO角度來看是可以控制的，那就是計劃的新投資和節(jié)省的投資。因此，對于CIO來說，通過成本的節(jié)省可以用同樣的預(yù)算完成不同的事情，當(dāng)然如何進(jìn)行軟件、硬件、安全、咨詢、維護(hù)和培訓(xùn)等不同項目的預(yù)算配比，需要依不同企業(yè)而異。
對CIO而言，做IT預(yù)算的原則或核心挑戰(zhàn)在于如何有效制定IT年度計劃。IT年度計劃是IT預(yù)算的基礎(chǔ)，而業(yè)務(wù)需求則是IT年度計劃的根本所在。IT預(yù)算一般要在業(yè)務(wù)部門都報完預(yù)算后做出，因為這樣才能很明確地知道哪些業(yè)務(wù)需要IT技術(shù)的支撐。
03、IT預(yù)算編制的一般過程
根據(jù)前面對IT預(yù)算內(nèi)容和模式的分析，我們把IT預(yù)算編制的一般過程歸納為以下幾個步驟：
1、研究、訪談、計算
在預(yù)算過程中，對歷史的預(yù)算情況進(jìn)行研究，計算預(yù)算的實際執(zhí)行情況和投資回報率。在制定預(yù)算之前，CIO要與業(yè)務(wù)部門有效溝通，了解業(yè)務(wù)部門需要重點解決的問題，從而正確制定出滿足企業(yè)業(yè)務(wù)、管理發(fā)展需要的IT預(yù)算。
2、確定資本性支出
根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和IT發(fā)展戰(zhàn)略，確定新一年度的新的投資項目，并確定各個項目的優(yōu)先級別，并及時與業(yè)務(wù)部門和企業(yè)高層進(jìn)行溝通，針對每項投資設(shè)定相應(yīng)的目標(biāo)。做預(yù)算時，需要權(quán)衡哪些項目該寫人預(yù)算列表，哪些項目要推遲到下一年去做。權(quán)衡的原則是這個IT項目是否符合企業(yè)的發(fā)展方向。另外，能否支撐企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，最后則要衡量其是否能企業(yè)最突出的問題。
3、確定日常費用
從人員、硬件、軟件、服務(wù)等方面確定當(dāng)年的日常費用。將費用與前1到2年的費用情況進(jìn)行對比，并作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。
4、將資本性支出和日常支出進(jìn)行合并
在新的年度預(yù)算中考慮新投資項目對預(yù)算的影響，計算IT總預(yù)算，并計算IT占企業(yè)收入比例等。
5、編制最后的材料
編制完成年度IT預(yù)算后，做完了再征求一下其他部門的意見，以形成最終的預(yù)算結(jié)果。最后，CIO還需要用能聽懂的語言與CEO或CFO進(jìn)行溝通，良好的語言表達(dá)能力、整齊干凈的報表、漂亮的PPT，是幫助他們理解預(yù)算的捷徑，甚至是直接關(guān)系到預(yù)算是否通過的重要因素。利用臨門一腳的發(fā)揮，預(yù)算報表得到CEO的理解，CEO就有了站在企業(yè)管理高度審視預(yù)算并提出合理化建議的機(jī)會。這對于CIO來說，也是一個提升。
對于一個CIO來說，制定IT預(yù)算還必須考慮到風(fēng)險控制問題，通過預(yù)算中一部分資金來來應(yīng)付意外情況是十分有必要的，能夠幫助解決由于個人考慮不周或者需求變更時出現(xiàn)的問題。在建立合理的信息化管理體制、模式和組織體系，健全和規(guī)范信息化管理的機(jī)制與程序基礎(chǔ)上，通過合理進(jìn)行IT規(guī)劃、嚴(yán)格IT預(yù)算控制體系、集中管理、標(biāo)準(zhǔn)化和強(qiáng)化項目管理可以有效地控制IT預(yù)算的執(zhí)行。
IT預(yù)算管理和效率成本的降低，不僅對企業(yè)保持運營是必要的，而且也是CIO有能力投資開發(fā)未來IT商業(yè)價值的基礎(chǔ)。合理的IT預(yù)算，不僅能為企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)上的效益，還能幫助企業(yè)盡量壓縮和控制IT的成本。CIO在掌握IT預(yù)算的內(nèi)容與編制方法的基礎(chǔ)之上，根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略與企業(yè)的現(xiàn)實情況，通過編制合理的IT預(yù)算，不僅能夠從戰(zhàn)略上體現(xiàn)IT的商業(yè)價值，而且能夠按照預(yù)期對IT項目進(jìn)行有效地管理，實現(xiàn)IT預(yù)算的真正價值。
