隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和國內(nèi)外局勢(shì)的變化,企業(yè)的發(fā)展面臨著越來越多的不確定性,一切事物都處于快速的動(dòng)態(tài)變化當(dāng)中,而海量信息的碰撞也對(duì)企業(yè)內(nèi)各部門之間的配合提出了更高的要求,因此高效協(xié)同備受大家關(guān)注??陀^來說,在新的發(fā)展階段實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同的難度在不斷增加,原因在于原本簡(jiǎn)單的供需關(guān)系,如今轉(zhuǎn)變成了相互依存、共同發(fā)展的“命運(yùn)共同體”;而且協(xié)同的范疇也在不斷擴(kuò)張,以前組織內(nèi)部的、單一場(chǎng)景的協(xié)同,可能發(fā)展為跨區(qū)域、跨領(lǐng)域、更多維度、更深層次的協(xié)同。雖然面臨重重挑戰(zhàn),但是在數(shù)字時(shí)代,無疑技術(shù)的發(fā)展為協(xié)同創(chuàng)新提供了更多可能。如果能夠加速滲透技術(shù)與協(xié)同的深度融合,可為企業(yè)帶來更多新的發(fā)展機(jī)遇。
針對(duì)企業(yè)協(xié)同的相關(guān)話題,CIO發(fā)展中心特別約訪金杜律師事務(wù)所CIO曹光正,詳細(xì)解讀了處于律師行業(yè)領(lǐng)先地位的金杜律師事務(wù)所高效協(xié)同的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn),供大家參考。
曹光正金杜律師事務(wù)所CIO
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多點(diǎn)發(fā)力助推企業(yè)高效協(xié)同
金杜律師事務(wù)所(以下簡(jiǎn)稱“金杜”)成立于1993年,是中國司法部最早批準(zhǔn)設(shè)立的合伙制律師事務(wù)所之一。在中國,金杜擁有440多名合伙人和1800多名律師,辦公室分布于北京、上海、深圳、廣州、三亞、杭州、蘇州、南京、青島、濟(jì)南、成都、海口、重慶和香港14個(gè)重要商業(yè)中心城市。金杜在全球的法律服務(wù)網(wǎng)絡(luò)覆蓋新加坡、日本、美國、澳大利亞、英國、德國、西班牙、意大利、比利時(shí)等國家和地區(qū),共有29個(gè)辦公室和2800多名律師,總?cè)藬?shù)超過5300人,是一家能同時(shí)提供中國法、英國法、美國法、澳大利亞法、德國法、意大利法及歐盟法律服務(wù)的全球性律師事務(wù)所。金杜在不斷發(fā)展過程中,歷年獲得眾多國內(nèi)外國際權(quán)威法律評(píng)級(jí)機(jī)構(gòu)、媒體和行業(yè)機(jī)構(gòu)的認(rèn)可和榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)及領(lǐng)先排名,包括獲得“亞太地區(qū)最具創(chuàng)新力律所”、“亞太律所品牌索引第1位”、“年度亞太最佳律師事務(wù)所”、“年度最佳中國律師事務(wù)所”等榮譽(yù)。
作為一家總部設(shè)在亞洲,開展全球化法律專業(yè)服務(wù)的律師事務(wù)所,金杜對(duì)于業(yè)務(wù)的高效協(xié)同有更高的要求。律師工作本來就高度緊張,時(shí)效性也非常強(qiáng),如不能保證跨區(qū)域的高效協(xié)同,那么很難滿足全球化客戶對(duì)法律專業(yè)服務(wù)的要求,也很難做到語言、地域以及法律種類的業(yè)務(wù)覆蓋。為此,金杜在基礎(chǔ)設(shè)施、在線會(huì)議、案件項(xiàng)目協(xié)作管理、案件文檔協(xié)同管理四個(gè)主要方面不斷進(jìn)行投資和優(yōu)化整合。
首先,在基礎(chǔ)設(shè)施層面,需要建立覆蓋全球的網(wǎng)絡(luò),以保證內(nèi)部員工在任何地區(qū)的接入都是方便靈活的。為此,金杜在2019年對(duì)全球各地區(qū)辦公室的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行了全面升級(jí)和優(yōu)化,并保證所有律師都可以使用當(dāng)?shù)鼐W(wǎng)絡(luò)接入,無論其是來自于哪個(gè)地區(qū)的律師,例如中國律師到歐洲,就從歐洲的接入點(diǎn)進(jìn)入金杜全球網(wǎng)絡(luò)。另外,很多律師對(duì)于技術(shù)并不了解,所以,金杜讓每個(gè)律師最大限度地減少技術(shù)對(duì)應(yīng)工作的干擾,采用無感VPN接入模式。律師只要看到電腦下方的一個(gè)地球圖標(biāo)從灰色變成深綠色就表明已經(jīng)鏈接成功,期間不需要用戶輸入任何信息,減少了律師進(jìn)一步的參與和干預(yù),所有工作都是在后臺(tái)通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行識(shí)別和安全處理的,整體提升了內(nèi)部員工的體驗(yàn)。
其次,在虛擬會(huì)議組織與管理層面,金杜可謂與時(shí)俱進(jìn)。在傳統(tǒng)的電話會(huì)議方面,一直和國內(nèi)領(lǐng)先的知名服務(wù)商合作,提供電話會(huì)議系統(tǒng),滿足律師7x24小時(shí)的會(huì)議需要。同時(shí),于2019年上半年,在全所推廣使用用戶友好度非常高的線上會(huì)議平臺(tái),使得合伙人、律師、客戶可以非常方便地參與各種線上會(huì)議,特別是進(jìn)行國際會(huì)議也能提供高質(zhì)量的圖像和穩(wěn)定的視頻音頻效果。2020年,受疫情影響,國家也鼓勵(lì)企業(yè)在家辦公,金杜因勢(shì)利導(dǎo)使得虛擬會(huì)議的形式越來越受歡迎,律師和客戶的接受度也不斷提高,為此,金杜也在2020年引入國內(nèi)兩家流量最大的知名會(huì)議平臺(tái)。2021年上半年,金杜考慮到全球業(yè)務(wù)與內(nèi)部協(xié)作的需要,開始推廣和部署國際知名服務(wù)商協(xié)作平臺(tái)。目前,在金杜內(nèi)部多種虛擬會(huì)議系統(tǒng)和形式,滿足了客戶和業(yè)務(wù)的多樣化要求,同時(shí)充分保證了溝通的有效性和及時(shí)性。
還有,在案件項(xiàng)目協(xié)作管理方面,金杜既有內(nèi)部的案件項(xiàng)目協(xié)作平臺(tái),又有外部的案件項(xiàng)目協(xié)作應(yīng)用。目前來看,金杜通過企業(yè)微信使得律師團(tuán)隊(duì)可以比較快速地形成相應(yīng)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和業(yè)務(wù)協(xié)作組。除此之外,金杜還打造了自己的金杜云盤系統(tǒng),用于對(duì)案件信息和案件文件進(jìn)行內(nèi)外協(xié)調(diào)和交換管理。由于律師行業(yè)的特殊性,市場(chǎng)上普通云盤的安全級(jí)別不足以支撐律師行業(yè)對(duì)于案件文件管理的需要,所以金杜有針對(duì)性的加強(qiáng)了自身的金杜云盤系統(tǒng)的安全性建設(shè),以保證案件文件交換的安全性和及時(shí)性。
最后,在案件文檔協(xié)同管理方面,針對(duì)律所中的案件文檔有合規(guī)、存儲(chǔ)期限、版本、有效性等方面的行業(yè)特定和監(jiān)管要求,金杜內(nèi)部也建立了自身的案件文檔管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),所有律師都要嚴(yán)格執(zhí)行。金杜將文檔管理、協(xié)作的工具架構(gòu)在一個(gè)特定的行業(yè)廣泛使用的文檔管理系統(tǒng)上,不論是進(jìn)行在線編輯,還是輸出文檔都能夠高效完成。
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協(xié)同中的體驗(yàn)感與儀式感
從企業(yè)協(xié)同的發(fā)展來看,很多協(xié)同溝通的功能與應(yīng)用通過不斷涌現(xiàn)的新技術(shù)呈現(xiàn)逐漸融合的趨勢(shì)。例如過往的短信溝通已經(jīng)變?yōu)槲⑿艤贤?,電話?huì)議變成了在線會(huì)議……但是想要實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同,我們發(fā)現(xiàn)很多工具都會(huì)融合加入即時(shí)通信技術(shù),也就是說,我們需要知道對(duì)方是否在線,信息是否送達(dá),信息是否被閱讀,等等。這樣能夠使信息交互雙方及時(shí)了解到信息傳遞的狀態(tài),從而保證信息傳遞的及時(shí)性和高效性,提升溝通的效果。
另外,隨著通訊和視頻技術(shù)的發(fā)展,正式的溝通與協(xié)作中,最好讓溝通交流的參與者可以聽到聲音、看到圖像,而聲音和圖像已經(jīng)逐步演化為更真實(shí)的現(xiàn)場(chǎng)感聲音和視頻圖像。受到疫情影響,傳統(tǒng)的工作模式逐步在轉(zhuǎn)變,面對(duì)面的溝通交流變得可望不可及,所以通過數(shù)字化手段,讓互動(dòng)雙方有現(xiàn)場(chǎng)感和儀式感,就顯得尤為重要。目前,我們了解到微軟和谷歌都在通過技術(shù)嘗試將三維圖像推送到用戶面前,提供如劇場(chǎng)模式和虛擬現(xiàn)實(shí)的方式給需要遠(yuǎn)程溝通與協(xié)作的業(yè)務(wù)場(chǎng)景,我們相信這些都是積極的探索,并且在不遠(yuǎn)的將來可以惠及大眾。
最后,需要強(qiáng)調(diào)的是,企業(yè)內(nèi)部的深層次協(xié)同特別需要企業(yè)文化的支持。作為專業(yè)法律知識(shí)服務(wù)提供者,當(dāng)客戶有新的法律需求的時(shí)候,我們可以如何在2000多位內(nèi)部律師中快速定位誰才是客戶最需要的法律專家?特別需要我們建立一套內(nèi)部專業(yè)人才評(píng)估和知識(shí)沉淀管理的共享平臺(tái),將每個(gè)人的特長(zhǎng)和優(yōu)勢(shì)都可以通過分析過往的案件呈現(xiàn)在統(tǒng)一的內(nèi)部平臺(tái)上。組織中的任何人如果遇到任何業(yè)務(wù)機(jī)會(huì),任何客戶新的需求,任何新的法律問題,都能夠及時(shí)找到并請(qǐng)教內(nèi)部的專家,使得組織內(nèi)部可以形成良性的互動(dòng)。此外,如果希望建立內(nèi)部的知識(shí)管理平臺(tái),也可以通過制訂相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制,鼓勵(lì)企業(yè)內(nèi)部的每個(gè)人將自己擅長(zhǎng)領(lǐng)域的知識(shí)分享給大家。通過打造這類知識(shí)平臺(tái),能夠促進(jìn)企業(yè)內(nèi)的員工在該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)不同組織的溝通協(xié)作,逐步建立起協(xié)作的企業(yè)文化。
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業(yè)務(wù)需求是技術(shù)選擇的出發(fā)點(diǎn)
在企業(yè)中,不同部門的工作習(xí)慣也不相同,所以對(duì)于IT部門來說,在推動(dòng)一體化和標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)作平臺(tái)與工具的同時(shí)。確實(shí)有必要根據(jù)業(yè)務(wù)特定和用戶需求提供多樣化的協(xié)同工具。另外,善于利用時(shí)機(jī),可以使得技術(shù)和工具的推廣與應(yīng)用事半功倍,比如利用疫情的影響,企業(yè)推行在家辦公,使得線上會(huì)議和線上會(huì)議工具變成了一種必需品。以金杜來說,線上會(huì)議工具雖然已經(jīng)在2019年都已經(jīng)準(zhǔn)備好,并開始推廣使用,但是真正廣泛利用的時(shí)間節(jié)點(diǎn)卻是在2020年以后。這是因?yàn)橐咔槠陂g大家都無法見面,通過線上會(huì)議工具能夠與客戶和同事進(jìn)行在線交流。在這樣的特定場(chǎng)景下,為了能夠?qū)崿F(xiàn)有效的協(xié)作,很多以前不被重視的技術(shù)也被廣泛應(yīng)用起來,所以技術(shù)的好壞不應(yīng)該從技術(shù)的本身去評(píng)判,而是應(yīng)該將它置入到具體的情境和場(chǎng)景中。當(dāng)然從上面的案例中能夠看出,快速應(yīng)用某個(gè)技術(shù)的前提是在特殊情況出現(xiàn)之前,該技術(shù)已經(jīng)配備了。否則等到問題出現(xiàn)再建立,在一些特殊的壓力下,可能走形或者變樣。因此身為企業(yè)中的最懂技術(shù)的部門,一定要對(duì)于技術(shù)的發(fā)展有前瞻性的判斷,這樣才能保證有備無患。
客觀來說,并不存在一項(xiàng)新技術(shù)在推出后,可以立刻得到大家的廣泛認(rèn)可。所有的新工具、新應(yīng)用、新IT項(xiàng)目都會(huì)改變用戶的現(xiàn)有習(xí)慣,所以用戶需要投入大量的時(shí)間成本用于適應(yīng)和學(xué)習(xí),來改變現(xiàn)有的工作方式。這一點(diǎn)在非技術(shù)性組織里表現(xiàn)的尤為突出,當(dāng)大家對(duì)于一條路徑產(chǎn)生依賴后,進(jìn)行變革是非常困難的。因此IT部門需要對(duì)新技術(shù)進(jìn)行判斷,明確該技術(shù)的價(jià)值,并將已經(jīng)驗(yàn)證的新技術(shù)采用更加合理的方式推廣,以此來助力企業(yè)的發(fā)展。
就目前來看,在企業(yè)協(xié)同領(lǐng)域并沒有非常新的技術(shù),更多的技術(shù)是在演進(jìn)的過程中,例如基于互聯(lián)網(wǎng)的文檔協(xié)同編輯就非?;馃幔ㄟ^有效的溝通、協(xié)作、讓文檔編輯和文件成型更加高效,這是一種新的模式。任何一種新的技術(shù),都必須找到實(shí)際的應(yīng)用場(chǎng)景,并且能夠成功地改變用戶的使用習(xí)慣,這樣才可以落地。在技術(shù)領(lǐng)域,當(dāng)下對(duì)于高效協(xié)同來說關(guān)鍵在于怎樣把一項(xiàng)技術(shù)運(yùn)用到實(shí)際的業(yè)務(wù)中,解決業(yè)務(wù)上的痛點(diǎn)和問題。
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系統(tǒng)選型需要緊隨大趨勢(shì)
單純從協(xié)同的組織需求來看,有很多可以選擇的工具,這些工具與企業(yè)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是相關(guān)聯(lián)的。在律師行業(yè)中,對(duì)于案件管理和文件管理有非常標(biāo)準(zhǔn)和成熟的軟件。站在企業(yè)的角度,選擇了某些技術(shù)和平臺(tái)后,更重要的是應(yīng)用,想要實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同,企業(yè)要緊跟當(dāng)下的發(fā)展趨勢(shì)。
怎樣可以稱作跟上趨勢(shì)?舉例來說,金杜在2019年進(jìn)行線上會(huì)議系統(tǒng)選型時(shí),是因?yàn)楫?dāng)時(shí)在開展業(yè)務(wù)的時(shí)候,需要與全球其他地區(qū)進(jìn)行跨地域溝通,這就需要一款穩(wěn)定可靠的會(huì)議平臺(tái),結(jié)合金杜對(duì)會(huì)議圖像和視頻的要求,以及當(dāng)時(shí)市場(chǎng)條件,從企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)出發(fā),金杜最終選了一款適合的線上系統(tǒng)平臺(tái)。換言之,如果現(xiàn)有產(chǎn)品能夠滿足企業(yè)的業(yè)務(wù)需求,那么沒必要嘗試新產(chǎn)品,如果現(xiàn)有平臺(tái)和技術(shù)無法解決問題,則需要選擇一款更好的產(chǎn)品,來支撐業(yè)務(wù)更好地發(fā)展。
對(duì)于一些規(guī)模較小,成本有限的公司來說,選擇互聯(lián)網(wǎng)化的協(xié)作平臺(tái)更佳。而且當(dāng)下的企業(yè)微信、釘釘、飛書等平臺(tái)對(duì)于中小型企業(yè)來說是非常友好的。在企業(yè)并沒有形成內(nèi)部協(xié)同溝通機(jī)制的情況下,選擇開源的互聯(lián)網(wǎng)協(xié)作平臺(tái),首先成本較低,部署較快;其次大家很容易在新的平臺(tái)之上形成固定的溝通和協(xié)調(diào)的標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制,這對(duì)于內(nèi)部協(xié)作效率的提升具有非常大的幫助。
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保障數(shù)據(jù)安全是協(xié)同基礎(chǔ)要求
談到協(xié)同,就一定會(huì)涉及到信息的傳遞與共享,那么數(shù)據(jù)傳輸過程與存儲(chǔ)的安全問題就不容忽視。保障數(shù)據(jù)安全不僅是一個(gè)技術(shù)問題,更是一個(gè)意識(shí)問題。否則不論采用何種技術(shù),都有可能出現(xiàn)安全隱患。安全意識(shí)非常重要,如果僅憑從技術(shù)上進(jìn)行限制,那么將會(huì)付出巨大的成本,不但包含技術(shù)本身的成本,還有使用成本,員工在使用時(shí)可能受到各種限制而無法正常開展業(yè)務(wù)。安全的建設(shè)更多的時(shí)候要保證一種平衡的狀態(tài)。