前言
近年來我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提升，社會各方面的發(fā)展也日新月異。在新時代背景下，檔案的作用愈發(fā)重要，人們對于檔案的利用意識也越來越高，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和更高的要求。因此要提高檔案管理工作的效率和科學(xué)性，以適應(yīng)和促進(jìn)新時期各方面工作的發(fā)展。本期公號將給大家介紹什么是數(shù)字化檔案管理、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢以及所遇的挑戰(zhàn)和解決措施。
一、什么是數(shù)字化檔案管理
數(shù)字化指“將各種數(shù)據(jù)、文字、圖像、資料等真實(shí)世界的信息通過計算機(jī)數(shù)字轉(zhuǎn)換或傳輸后轉(zhuǎn)化成計算機(jī)可以接受的計算機(jī)信息進(jìn)行傳輸、發(fā)布，接收者把真實(shí)的反饋內(nèi)容也轉(zhuǎn)換成計算機(jī)信息，這樣的人、對象之間的聯(lián)絡(luò)、交流、應(yīng)用和發(fā)布數(shù)字資訊的過程。”簡單地說，就是將許多復(fù)雜多變的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字、數(shù)據(jù)，再為這些數(shù)據(jù)建立起適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型把他們轉(zhuǎn)變?yōu)橐幌盗卸M(jìn)制代碼，引入計算機(jī)內(nèi)部，進(jìn)行統(tǒng)一處理，這就是數(shù)字化的一個過程。
數(shù)字化檔案管理主指的是借助掃描技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化的錄音、錄像，大數(shù)據(jù)與云存儲技術(shù)進(jìn)行檔案管理，從而將各種紙質(zhì)媒介的檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字媒介的形式，基于計算機(jī)構(gòu)建專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，開發(fā)專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)信息庫，從而實(shí)現(xiàn)檔案的高度共享，滿足利用者的個性化需要，推動檔案管理進(jìn)一步向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向運(yùn)轉(zhuǎn)和逐步轉(zhuǎn)型，如下圖所示。
??圖1數(shù)字化檔案管理流程
二、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢
在傳統(tǒng)的檔案管理觀念看來，檔案管理工作就是對現(xiàn)有的檔案內(nèi)容進(jìn)行歸類存放，然后將這些檔案作為接下來其他工作開展的依據(jù)。但是在新的發(fā)展背景之下，傳統(tǒng)的粗放型、簡單型的檔案管理方式已經(jīng)不再契合發(fā)展需要。采用傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案管理方式占用很多存儲空間、所需信息之間的交流比較繁瑣，分享過程中容易造成數(shù)據(jù)的丟失，檔案管理人員花費(fèi)更多的時間進(jìn)行查詢和登記，查閱人員需要現(xiàn)場查找，浪費(fèi)了大量的時間和精力。舊的檔案管理方式已經(jīng)難以完全滿足各種社會工作的需要，需要與時俱進(jìn)地進(jìn)行適應(yīng)性的改進(jìn)，而數(shù)字化檔案管理就可以解決這些問題。
1、節(jié)約信息存儲空間
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式占用了很多的存儲空間，在存儲方面的難度也逐漸增大。通過將數(shù)字化的管理技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的機(jī)讀模式，改變了傳統(tǒng)的存儲方式，節(jié)約資料占地空間，避免反復(fù)印制造成的紙張浪費(fèi)，節(jié)約經(jīng)濟(jì)成本。
2、實(shí)現(xiàn)檔案信息共享
檔案數(shù)字化是當(dāng)前檔案建設(shè)的主要方向，是取代低成本、高風(fēng)險檔案管理方式的有效模式。檔案數(shù)字化擴(kuò)展檔案利用空間，達(dá)到了高效應(yīng)用檔案的效果，可以跨越時空進(jìn)行檔案服務(wù)。尤其在檔案使用個性化、大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案要求不斷提高的背景下，信息化檔案管理方式滿足各層級人員檔案應(yīng)用需求，有助于對檔案潛在價值進(jìn)行挖掘融合。隨著新型數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的普及，檔案數(shù)字化管理可以構(gòu)建層級更加清晰的檔案管理體系，這對保證檔案供給的靈活性和彈性有重要意義。檔案共享在信息技術(shù)的輔助下變得更具創(chuàng)新性，不僅避免了重復(fù)供給和遺漏檔案問題，還實(shí)現(xiàn)了不同層級之間的優(yōu)勢互動。
3、豐富檔案管理手段
檔案數(shù)字化極大節(jié)省了檔案管理人員的時間，簡化了檔案管理的步驟，有助于借助計算機(jī)進(jìn)行檔案管理審核，在既定標(biāo)準(zhǔn)下降低了檔案管理潛在風(fēng)險，從而達(dá)到提高檔案管理工作效率的目標(biāo)。特別是在檔案應(yīng)用日漸開放，檔案管理參與人員增加，各類檔案信息需要提高適用性的時代背景下，必須依托數(shù)字化的方式提高檔案管理科學(xué)性，保證檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的透明性，依托數(shù)字技術(shù)提高檔案的規(guī)范性，這樣才能提高檔案管理的可操作性和有效性。
4、提高管理效率
采用傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案管理方式，檔案管理人員花費(fèi)更多的時間進(jìn)行查詢和登記，在查閱檔案時，查閱人員需要現(xiàn)場查找，浪費(fèi)了大量的時間和精力。數(shù)字化的檔案管理方式，通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)直接進(jìn)行查詢，簡便快捷，有效提高了工作效率，也能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的高度利用。數(shù)字化的檔案管理方式能夠讓檔案管理人員和相關(guān)應(yīng)用人員有效提升信息錄入和獲取效率。
三、數(shù)字化檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)
信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)等新技術(shù)的發(fā)展是一把雙刃劍，拓展了檔案管理工作的邊界，在給檔案管理工作帶來巨大便利的同時，也為檔案管理程序的每一個環(huán)節(jié)賦予了新的挑戰(zhàn)。
1、檔案管理人員的專業(yè)化水平不高
在檔案管理工作中，相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)是最為關(guān)鍵的。隨著檔案管理工作任務(wù)量的急劇增大，檔案管理人員數(shù)量也增加，卻忽視了對工作人員的培訓(xùn)。
一些檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)不合格，業(yè)務(wù)能力不過關(guān)，在進(jìn)行檔案整理工作的時候往往會存在很多問題，例如文件歸類不正確，這會直接導(dǎo)致檔案的位置錯亂甚至是檔案丟。部分管理人員專業(yè)水平較時代落伍，不能夠適應(yīng)新技術(shù)和新手段，嚴(yán)重降低了工作效率。
2、檔案管理的規(guī)劃性不強(qiáng)
在很多地方，管理層并沒有對檔案管理工作予以足夠重視。認(rèn)為檔案管理工作只對單位運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展起輔助作用，對單位的發(fā)展影響不大。在這樣的觀念影響之下，檔案管理所需要的人員和資金配置不到位，檔案管理也缺乏階段性和長久性的目標(biāo)，管理技術(shù)沒有與時俱進(jìn)，管理職能沒有深化應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展。
3、檔案缺乏信息化管理
計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用極大地提升了檔案管理的效率，促進(jìn)了檔案管理的信息化，但是同時也暴露了很多問題。首先是硬件和軟件設(shè)施更新慢，增大了檔案管理的任務(wù)量，降低了穩(wěn)定性。其次是缺乏部門間的協(xié)調(diào)與統(tǒng)籌，各部門各用一套管理系統(tǒng)，檔案數(shù)據(jù)不能實(shí)現(xiàn)對接和共享，難以集中管理，不僅沒有充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，甚至還給檔案的儲存和使用帶來了更大的麻煩，不利于檔案管理工作水平的提升。
4、檔案存儲風(fēng)險高
數(shù)據(jù)資源的安全是確保檔案管理工作順利進(jìn)行的前提條件，大數(shù)據(jù)時代下，大多的檔案都是用電子信息的形式進(jìn)行儲存的，與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)緊密相關(guān)，在帶來便捷的同時，檔案管理的安全問題也隨之而來，在實(shí)際的工作中會存在檔案信息泄露、丟失以及被篡改等風(fēng)險。因此現(xiàn)代檔案管理工作對網(wǎng)絡(luò)本身的穩(wěn)定性和安全性也提出了較高的要求。
目前我國檔案儲存面臨的問題有以下兩種情況，第一種情況是由于自然因素或同時在線人數(shù)過多而導(dǎo)致信息平臺無法正常使用；第二種是黑客會攻擊數(shù)據(jù)庫，竊取具有巨大價值的信息資料，導(dǎo)致整個數(shù)據(jù)庫受損，并且很大概率會造成信息的丟失或不法分子趁機(jī)闖入。
四、數(shù)字化檔案管理的改進(jìn)措施
數(shù)字化檔案管理工作面臨著許多新的要求，在未來的發(fā)展過程中，需要結(jié)合實(shí)際狀況采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，解決好新技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)。
1、提升檔案管理人員的專業(yè)水平
提高檔案管理人員的專業(yè)意識，以提升檔案管理人員的專業(yè)水平。要實(shí)現(xiàn)檔案管理專人專用，投入資金引進(jìn)專業(yè)人才和專業(yè)技術(shù)。加大對檔案管理人員的定期培訓(xùn)，提升他們的專業(yè)水平和責(zé)任意識。健全相應(yīng)的規(guī)章制度，獎罰并行，對工作不負(fù)責(zé)，水平不合格的檔案管理者進(jìn)行及時的處理和懲罰，對工作突出，工作專業(yè)有技術(shù)創(chuàng)新的檔案管理者給予適當(dāng)?shù)木窈臀镔|(zhì)獎勵。
2、規(guī)范檔案分類，做好前瞻性規(guī)劃工作
在管理檔案時，按時間、內(nèi)容、形式等對檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，做好檔案分類工作，可以在最大程度上提高檔案管理工作的合理化和效率。檔案分類的重點(diǎn)就是建立檔案分類規(guī)范和體系。常見的檔案分類方法和依據(jù)有很多，可以按照年度、組織結(jié)構(gòu)、問題等依據(jù)進(jìn)行分類。對檔案做重要程度和機(jī)密程度的區(qū)分，采用不同的管理方式和保護(hù)措施，重要檔案要提高保護(hù)程度，避免損壞，機(jī)密檔案要加強(qiáng)保密，避免外泄。相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)意識到檔案管理建設(shè)是一件系統(tǒng)性和長期性的工作。這也要求在檔案管理時，要做好前瞻性規(guī)劃工作。
對于資金的投入，人員的配置與培訓(xùn)以及軟硬件設(shè)施的更新?lián)Q代都要制定計劃與目標(biāo)，用目標(biāo)來促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步。提前布局，建設(shè)檔案資源平臺，以便在以后的工作中使檔案的管理體系更加完善，檔案發(fā)揮的作用更加充分。
3、建立檔案信息資源體系
建立檔案信息資源體系，促進(jìn)信息檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。由于處理技術(shù)的缺陷，在對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理過程中要注意甄別檔案信息的準(zhǔn)確性。其次需要建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，通過一個特定的數(shù)據(jù)庫來促進(jìn)檔案實(shí)現(xiàn)共享性和開發(fā)性，真正實(shí)現(xiàn)一體化和全網(wǎng)化的管理系統(tǒng)。由于數(shù)字化檔案管理的介質(zhì)可能會出現(xiàn)損壞的情況，所以也要做好檔案的備份工作，原檔案和備份資料要儲存在不同的介質(zhì)中，對于特別重要的檔案，要分多份儲存。
4、建立完善的安全系統(tǒng)
想要保障網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)庫的安全，防止檔案信息泄露、丟失及篡改，首先就要建立完善的安全系統(tǒng)。有效防治黑客的惡意攻擊，從而保證數(shù)據(jù)的安全。網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管能保證計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，并且監(jiān)督管理機(jī)制能夠更好地提高和運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)技術(shù)，由于其具備風(fēng)險預(yù)測和監(jiān)控功能，可以更有效地防治黑客入侵、網(wǎng)絡(luò)被任意使用等。
五、總結(jié)
在社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案管理工作暴露了很多問題。我們應(yīng)該認(rèn)真對待這些問題，從思想和行動上加以改進(jìn)，提高服務(wù)意識和責(zé)任意識，完善檔案管理的制度，引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)。而相應(yīng)的信息技術(shù)不斷發(fā)展也給數(shù)字化檔案管理工作帶來機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為一種常態(tài)，需要檔案管理者不斷創(chuàng)新檔案管理方法，提高對檔案管理利用的效率和水平，促進(jìn)檔案管理工作沿著更加科學(xué)高效的道路發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
