企業(yè)不是獨(dú)立的，總是要與外部進(jìn)行聯(lián)系，企業(yè)以往采取的方式往往是多人對(duì)外的，于是就產(chǎn)生了很多小問(wèn)題，而采用信息化系統(tǒng)，并且進(jìn)行適當(dāng)?shù)闹贫取⑷藛T配備，可以有效地解決這些問(wèn)題。
本文將介紹曾經(jīng)的三個(gè)項(xiàng)目，有一定相似性，也有不同的細(xì)節(jié)，供讀者參考。
01
產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中的截面管理模塊
一個(gè)企業(yè)的總經(jīng)理一次在車間看到，一類零件模具數(shù)量很多，于是他告知技術(shù)管理部經(jīng)理說(shuō)，“這些模具也太多了，你去查一查。”
技術(shù)管理部經(jīng)理查了一下，這類零件居然有75種之多，而開一套模具平均5萬(wàn)元。經(jīng)過(guò)一番分析，對(duì)這類零件模具，挑出了25種，要求設(shè)計(jì)人員在今后產(chǎn)品時(shí)，盡量使用已有模具，結(jié)果3年時(shí)間內(nèi)，這類零件就沒(méi)有開新模具。
企業(yè)原先采取的管理方式中，這類零件是鋁型材材，因此圖紙繪制就是截面圖。而截面圖紙是按照產(chǎn)品進(jìn)行存儲(chǔ)的，電子的散落在個(gè)人手上，紙面的材料一個(gè)產(chǎn)品一個(gè)夾子地存儲(chǔ)。因此技術(shù)人員查找起來(lái)也不方便。同時(shí)確定開模是技術(shù)人員直接和模具公司聯(lián)系的，企業(yè)原本對(duì)此沒(méi)有管理。
針對(duì)開模過(guò)多問(wèn)題，技術(shù)管理部經(jīng)理決定增強(qiáng)管理。
在軟件方面，開發(fā)應(yīng)用截面管理模塊，將所有的鋁型材截面制定命名規(guī)范，分類管理，實(shí)現(xiàn)快速查詢。
在業(yè)務(wù)方面，給一名技術(shù)主管增加了一項(xiàng)任務(wù)，就是新開的模具必須經(jīng)過(guò)他審核，而如果是費(fèi)用比較高的（10萬(wàn)以上），比較特殊的件，則需報(bào)技術(shù)管理部經(jīng)理，一起商討方案。
此外，將所有截面圖紙，打印后，裝入一個(gè)夾子，而不象以往僅是在放置在產(chǎn)品圖冊(cè)中。這樣技術(shù)人員在產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)，可以方便快捷查詢各種已有截面，技術(shù)人員認(rèn)為合適的，可以直接在明細(xì)表中標(biāo)明應(yīng)用。而新設(shè)計(jì)開模則需要一次申請(qǐng)、甚至二次申請(qǐng)，因此技術(shù)人員在申請(qǐng)是都經(jīng)過(guò)了慎重考慮。
按照這種模式運(yùn)行一段時(shí)間后，企業(yè)年產(chǎn)值增加了到1.5倍，而模具費(fèi)用卻只有以往的一半。
02
質(zhì)量管理信息系統(tǒng)
一個(gè)企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)客戶代表提出缺陷和改進(jìn)意見。缺陷是必須修正的，改進(jìn)意見影響程度較低，一般需要商討，確立是否處理，怎么處理，商討后企業(yè)再進(jìn)行下一步操作。
而企業(yè)在運(yùn)作過(guò)程中，提出缺陷和改進(jìn)意見要求的，除了客戶代表，也包括質(zhì)檢人員、質(zhì)檢經(jīng)理，企業(yè)技術(shù)人員、管理人員等等。提出要求的對(duì)象可能是車間班組長(zhǎng)，也可能是車間工人，而客戶代表有時(shí)也會(huì)向質(zhì)檢人員，質(zhì)檢經(jīng)理提出。
這種模式下，偶爾出現(xiàn)提出的缺陷與改進(jìn)意見沒(méi)有處理，就提交客戶代表進(jìn)行完工檢驗(yàn)的情況，或者在生產(chǎn)過(guò)程中，以往提出的問(wèn)題又再次出現(xiàn)了。分析其原因可能是個(gè)人的遺忘，交接班時(shí)沒(méi)仔細(xì)閱讀交接記錄，接受信息的人沒(méi)有傳遞到車間等等，這就造成了客戶的不滿。
為了改變這種情況，企業(yè)實(shí)施了質(zhì)量管理信息系統(tǒng)。所有的缺陷與改進(jìn)意見，要求這些信息需要輸入系統(tǒng)，客戶代表可以在系統(tǒng)中直接錄入，質(zhì)檢經(jīng)理、質(zhì)檢人員也可以錄入，而如果是口頭告知的，接收的人就要負(fù)責(zé)將信息轉(zhuǎn)告給質(zhì)檢人員進(jìn)行錄入。
完工檢驗(yàn)人員在檢驗(yàn)之前，需要查詢系統(tǒng)，確立當(dāng)前產(chǎn)品是否存在未處理的缺陷與改進(jìn)意見，如果存在則過(guò)賬不了，不能進(jìn)行下步操作，而要求車間返修。
通過(guò)系統(tǒng)的實(shí)施保證了問(wèn)題能在提交客戶前被處理完，實(shí)現(xiàn)了真正落實(shí)，客戶的滿意度得到了顯著改善。
03
協(xié)同管理系統(tǒng)中的報(bào)價(jià)、合同管理模塊
一個(gè)企業(yè)的銷售以往向客戶寄出報(bào)價(jià)、合同，是銷售自行寄出的，結(jié)果出現(xiàn)了數(shù)次問(wèn)題，例如針對(duì)合同要執(zhí)行時(shí)，找不到合同；向客戶再次報(bào)價(jià)，客戶抱怨比之前報(bào)價(jià)還要高；客戶索要報(bào)價(jià)，結(jié)果答應(yīng)下來(lái)馬上寄出的，結(jié)果客戶沒(méi)有收到。
針對(duì)這些問(wèn)題，企業(yè)決定在實(shí)施協(xié)同管理系統(tǒng)時(shí)，加強(qiáng)報(bào)價(jià)、合同管理。其核心功能包括如下幾點(diǎn)：
第一：所有的報(bào)價(jià)、合同是電子化的，必須輸入系統(tǒng)，而合同的打印是專人管理的。
第二：所有的報(bào)價(jià)、合同都需要蓋章，以往蓋章是銷售找公章管理人員，而現(xiàn)在是打印人員去蓋章。
第三：客戶收不到報(bào)價(jià)、合同，是因?yàn)楫?dāng)時(shí)主要采用傳真方式，而傳真時(shí)，例如客戶是自動(dòng)接收的，而傳真機(jī)沒(méi)有紙了，又或者客戶接收的報(bào)價(jià)、合同的人，不是需要報(bào)價(jià)、合同的人，材料的保存、傳遞除了問(wèn)題等等。企業(yè)針對(duì)這種情況，安排專人發(fā)送傳真，其中重要的一條就是，發(fā)送傳真后，一定電話聯(lián)系客戶，確認(rèn)報(bào)價(jià)、合同收到，才告事務(wù)結(jié)束。
經(jīng)過(guò)這種模式的改進(jìn)后，企業(yè)再也沒(méi)有出現(xiàn)以前的問(wèn)題，顯然改進(jìn)了企業(yè)的銷售工作。
04
小結(jié)
前述的三個(gè)項(xiàng)目，從技術(shù)角度評(píng)價(jià)都不是很難。但是反映應(yīng)出這些問(wèn)題是普遍存在的，因此將其分享出來(lái)就有了一定的意義。
希望讀者可以分析自身企業(yè)的具體情況，如果存在類似問(wèn)題，能作為借鑒做出有針對(duì)性的方案，從而解決問(wèn)題、促進(jìn)管理提升。
