由于項目的失敗率依舊讓人頭疼，許多項目經(jīng)理開始向數(shù)據(jù)尋求幫助。正確使用數(shù)據(jù)可以消除決策中的猜測成分，并提供項目經(jīng)理可以用來指導其團隊的切實支持。數(shù)據(jù)已經(jīng)證明了其在幫助項目經(jīng)理安排工作、分配資源、提高效率、降低成本以及更有效地管理風險方面的價值。
項目經(jīng)理利用數(shù)據(jù)的關鍵手段是使用商業(yè)智能和商業(yè)分析。商業(yè)智能(BI)是一種軟件和流程的組合，用于收集、存儲和分析各種來源的大數(shù)據(jù)，并將這些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為有用的信息。商業(yè)智能被認為是數(shù)據(jù)分析的一種描述形式，因為它側(cè)重于利用過去和現(xiàn)在的數(shù)據(jù)來收集對特定過程中已經(jīng)發(fā)生或當前正在發(fā)生的事情的見解。商業(yè)智能使得公司和項目管理部門能夠訪問實時的指標，以支持更好、更快的決策，并提高對項目、流程及其結果的可見性。
另一方面，商業(yè)分析(BA)則被認為是預測性的，因為它會專注于“為什么”，以幫助對未來做出更明智的預測。通過商業(yè)分析，可以對數(shù)據(jù)進行分析，以更好地預測挑戰(zhàn)并適應以提供更好的結果。
前瞻性的項目管理經(jīng)理已經(jīng)認識到項目決策和行動需要可靠的事實數(shù)據(jù)的支持。成為一名真正的數(shù)據(jù)驅(qū)動的項目經(jīng)理意味著需要在項目規(guī)劃和執(zhí)行階段的各個方面提高你的水平--尤其是在分配和管理稀缺而寶貴的資源方面。
下面讓我們來看看可以如何將數(shù)據(jù)分析集成到項目管理實踐當中去，以便能夠極大地提高項目成果。
匹配、分配和調(diào)度資源
對于項目經(jīng)理來說，資源管理向來是一個棘手的領域，因為資源通常是稀缺的，并且總是在變化的，這使得在任何給定的項目中都很難規(guī)劃和分配資源的使用，更不用說是在有多個項目爭奪資源的時候了。而數(shù)據(jù)是圍繞資源的可用性和分配做出有效決策的關鍵。項目的成功將取決于能否匹配技能、分配最佳資源和安排可用資源。
通過訪問過去和當前項目的數(shù)據(jù)，項目經(jīng)理可以更好地為當前項目分配資源，并更好地規(guī)劃未來項目。通過在一個地方收集和分析數(shù)據(jù)，項目經(jīng)理可以確定哪些資源沒有得到充分利用或被利用過度，使他們能夠在必要時轉(zhuǎn)移資源并相應地安排時間。
使用獨立的Excel表格而不是集成到項目管理套件中的商業(yè)智能工具的公司通常會處于劣勢。集成的商業(yè)智能工具不僅可以減少因為員工被過度利用，從而超出他們能力范圍，并可能被耗盡的機會，還可以用來確保項目時間表是現(xiàn)實的，并確定可能成為實現(xiàn)這些時間表的障礙的風險因素。項目經(jīng)理可以使用數(shù)據(jù)來開發(fā)資源管理KPI，例如資源沖突或是按時完成任務的指標。
提高效率
商業(yè)智能可以幫助項目管理部門發(fā)現(xiàn)和改善繁瑣的內(nèi)部工作流程或基于技術的效率問題，從而提醒項目經(jīng)理需要進行的變革，以改善利益相關者和項目團隊之間的聯(lián)系、合作和溝通。通過發(fā)現(xiàn)和解決效率低下的問題，項目團隊將可以專注于更高價值的工作，并更快地交付項目。
只有能夠收集關于現(xiàn)有流程和低效率的數(shù)據(jù)，項目經(jīng)理才能識別出瓶頸和其他基于流程的障礙，并開辟出一條變革之路。商業(yè)智能可以隔離無效或低效的流程，提高整體的決策效率。它也有助于制定KPI，如計劃的與實際花費在任務上的時間、人為錯誤或變更請求的數(shù)量。
管理風險
風險可以有許多不同的形式，既有內(nèi)部來源，也有外部來源。風險所造成的威脅可能對項目、整個計劃或項目組合產(chǎn)生較小或較大的影響。當涉及到風險和合規(guī)性時，許多公司仍然處于被動模式，而不是主動去使用商業(yè)智能工具來提前應對潛在風險。
風險和合規(guī)性管理是商業(yè)智能在識別問題方面可以發(fā)揮關鍵作用的最關鍵的領域之一。數(shù)據(jù)為項目經(jīng)理提供了具體的信息，可以將許多類型的風險從過去和當前的項目中分離出來，并使他們能夠重新思考他們的風險管理策略，從而避免被動。
利用商業(yè)智能和商業(yè)分析工具
獲得可操作的洞察力的關鍵是確定做出關鍵決策所需的數(shù)據(jù)類型--尤其是在不確定的時期。必須仔細評估商業(yè)智能和商業(yè)分析工具的功能，以確保它們能夠為項目管理部門提供相關的實時洞察力，從而支持公司的項目和投資組合目標。以下是一些你需要尋找的關鍵特性。
在項目管理工具中內(nèi)置或集成大量的商業(yè)智能和商業(yè)分析功能不應該是你的首要任務;相反的，更有益的做法是專注于擁有正確的特性，包括：
•只需點擊按鈕即可導入和更新數(shù)據(jù)
•具備對資源規(guī)劃和管理進行綜合“假設”分析的能力
•建模和預測能力
•實時定制的一目了然的儀表板
•安全的基于角色的訪問
•清晰的可視化圖表和圖形
•簡單的拖放界面
•易于深入到細節(jié)的能力
•與其他應用程序的無縫集成
•為遠程工作人員提供安全的移動訪問
•為所有用戶角色提供快速便捷的自助服務選項
•能夠輕松地與其他利益相關者分享信息
•報告功能
雖然商業(yè)智能的特征和功能可能因項目而異，但項目經(jīng)理應確保能夠在其數(shù)據(jù)策略中強調(diào)商業(yè)智能對改善其特定項目成果至關重要的功能。這樣做將使他們能夠有效地利用商業(yè)智能來獲得可操作的見解，無論是在資源管理、風險評估方面還是在建立更高效的流程和溝通方面。
